EXCEL常见故障解决2010-03-11 09:36:23| 分类：办公软件常见故障|字号订阅Excel制表技巧（15）急救Excel受损文件急救六招1、转换格式法这种方法就是将受损的ExcelXP工作簿重新保存，并将保存格式选为SYLK格式；一般情况下，大家要是可以打开受损ExcelXP文件，只是不能对文件进行各种编辑和打印操作的话，那么笔者建议大家首先尝试这种方法，来将受损的ExcelXP工作簿转换为SYLK 格式来保存，通过这种方法可筛选出文档中的损坏部分。
2、直接修复法最新版本的ExcelXP具有直接修复受损文件的功能，大家可以利用ExcelXP新增的“打开并修复”命令，来直接检查并修复ExcelXP文件中的错误，只要单击该命令，ExcelXP就会打开一个修复对话框，单击该对话框中的修复按钮就可以了。
这种方法常常适合用常规方法无法打开受损文件的情况。
3、偷梁换柱法遇到无法打开受损ExcelXP文件时，大家可以尝试使用Word程序来打开Excel文件，这种方法是利用Word直接读取Excel文件功能实现的，它通常适用于ExcelXP文件头没有损坏的情况，下面是具体的操作步骤：(1)运行Word程序，在出现的文件打开对话框中选择需要打开的Excel文件；(2)要是首次运用Word程序打开ExcelXP文件的话，大家可能会看到“Microsoft Word 无法导入指定的格式。
这项功能目前尚未安装，是否现在安装？”的提示信息，此时大家可插入Microsoft Office安装盘，来完成该功能的安装任务；(3)接着Word程序会提示大家，是选择整个工作簿还是某个工作表，大家可以根据要恢复的文件的类型来选择；(4)一旦将受损文件打开后，可以先将文件中损坏的数据删除，再将鼠标移动到表格中，并在菜单栏中依次执行“表格”/“转换”/“表格转换成文字”命令；(5)在随后出现的对话框中选择制表符为文字分隔符，来将表格内容转为文本内容；(6)在Word菜单栏中依次执行“文件”/“另存为”命令，将转换获得的文本内容保存为纯文本格式文件；(7)运行ExcelXP程序，来执行“文件”/“打开”命令，在弹出的文件对话框中将文字类型选择为“文本文件”或“所有文件”，这样就能打开刚保存的文本文件了；(8)随后大家会看到一个文本导入向导设置框，大家只要根据提示就能顺利打开该文件，这样大家就会发现该工作表内容与原工作表完全一样，不同的是表格中所有的公式都需重新设置，还有部分文字、数字格式丢失了。
5 2:15:134、自动修复法倘若ExcelXP程序运行出现故障而导致文件受损的话，大家就可以使用这种修复方法了。
一旦在编辑文件的过程中，ExcelXP程序停止响应的话，大家可以强制关闭程序；要是由于突然断电导致文件受损的话，大家可以重新启动计算机并运行ExcelXP，这样ExcelXP 会自动弹出“文档恢复”窗口，并在该窗口中列出了程序发生意外原因时ExcelXP 已自动恢复的所有文件。
大家可以用鼠标选择每个要保留的文件，并单击指定文件名旁的箭头，再按下面的步骤来操作文件：(1)想要重新编辑受损的文件的话，可以直接单击“打开”命令来编辑；(2)想要将受损文件保存的话，可以单击“另存为”，在出现的文件保存对话框中输入文件的具体名称；程序在缺省状态下，将文件保存在以前的文件夹中；(3)想要查看文件受损修复信息的话，可以直接单击“显示修复”命令；(4)完成了对所有要保留的文件相关操作后，大家可以单击“文档恢复”任务窗格中的“关闭”按钮；ExcelXP程序在缺省状态下是不会启用自动修复功能的，因此大家希望ExcelXP在发生以外情况下能自动恢复文件的话，还必须按照下面的步骤来打开自动恢复功能：(1)在菜单栏中依次执行“工具”/“选项”命令，来打开选项设置框；(2)在该设置框中单击“保存”标签，并在随后打开的标签页面中将“禁用自动恢复”复选框取消；(3)选中该标签页面中的“保存自动恢复信息，每隔X分钟”复选项，并输入指定Excel程序保存自动恢复文件的频率；(4)完成设置后，单击“确定”按钮退出设置对话框。
Excel中常见问题及解决方法一、在Excel中不能进行求和运算由于在操作中更改了字段的数值后，求和字段的所有单元格中的数值没有随之变化，造成不能正常运算。
可以单击“工具→选项”命令，在打开的“选项”对话框中单击“重新计算”选项卡。
在“计算”选项区中选中“自动重算”单选按钮，单击“确定”按钮，就可以进行自动计算并更新单元格的值了。
二、在Excel中打开多个工作表时提示“内存不足，不能执行显示”这时首先关闭所有的应用程序，在桌面上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“属性”选项，在打开的“显示属性”对话框中单击“设置”选项卡，将“颜色”下拉列表框设置为256色，即可解决问题。
三、在Excel中出现启动慢且自动打开多个文件进入Excel中后，单击“工具→选项”命令，在打开的“选项”对话框中单击“常规”选项卡，删除“替补启动目录”文本框中的内容，单击“确定”按钮即可。
四、在Excel中出现“＃DIV/0！”错误信息若输入的公式中的除数为0，或在公式中除数使用了空白单元格（当运算对象是空白单元格，Excel将此空值解释为零值），或包含零值单元格的单无格引用，就会出现错误信息“#DIV/0！”。
只要修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值即可解决问题。
五、在Excel中出现“＃VALUE！”错误信息此情况可能有以下四个方面的原因之一造成：一是参数使用不正确；二是运算符使用不正确；三是执行“自动更正”命令时不能更正错误；四是当在需要输入数字或逻辑值时输入了文本，由于Excel不能将文本转换为正确的数据类型，也会出现该提示。
这时应确认公式或函数所需的运算符或参数是否正确，并且在公式引用的单元格中包含有效的数值。
六、在Excel中出现“＃NAME？”错误信息出现此情况一般是在公式中使用了Excel所不能识别的文本，比如：使用了不存在的名称。
解决的方法是：单击“插入→名称→定义”命令，打开“定义名称”对话框。
如果所需名称没有被列出，在“在当前工作薄的名称”文本框中输入相应的名称，单击“添加”按钮将其添加，再单击“确定”按钮即可。
七、在Excel中出现“＃NUM！”错误信息当函数或公式中使用了不正确的数字时将出现错误信息“#NUM!”。
这时应确认函数中使用的参数类型的正确性，然后修改公式，使其结果在-10307到+10307范围内即可错误常见原因处理方法实例剖析#DIV/0!在公式中有除数为零，或者有除数为空白的单元格(Excel把空白单元格也当作0)。
把除数改为非零的数值，或者用IF函数进行控制。
实例#N/A在公式使用查找功能的函数(VLOOKUP、HLOOKUP、LOOKUP等)时，找不到匹配的值。
检查被查找的值，使之的确存在于查找的数据表中的第一列。
实例#NAME?在公式中使用了Excel无法识别的文本，例如函数的名称拼写错误，使用了没有被定义的区域或单元格名称，引用文本时没有加引号等。
根据具体的公式，逐步分析出现该错误的可能，并加以改正。
实例#NUM!当公式需要数字型参数时，我们却给了它一个非数字型参数；给了公式一个无效的参数；公式返回的值太大或者太小。
根据公式的具体情况，逐一分析可能的原因并修正。
实例#VALUE文本类型的数据参与了数值运算，函数参数的数值类型不正确；函数的参数本应该是单一值，却提供了一个区域作为参数；输入一个数组公式时，忘记按Ctrl＋Shift＋Enter键。
更正相关的数据类型或参数类型；提供正确的参数；输入数组公式时，记得使用Ctrl＋Shift＋Enter键确定。
实例#REF!公式中使用了无效的单元格引用。
通常如下这些操作会导致公式引用无效的单元格：删除了被公式引用的单元格；把公式复制到含有引用自身的单元格中。
避免导致引用无效的操作，如果已经出现错误，先撤销，然后用正确的方法操作。
实例#NULL!使用了不正确的区域运算符或引用的单元格区域的交集为空。
改正区域运算符使之正确；更改引用使之相交。
实例妙用Excel快速恢复误录入的身份证号码两招学校每年年初都要对在职教工情况向人事部门报送材料，用Excel将教工情况逐一录入，可身份证号这一栏录入的老师并没有将先列的单元格格式设置为文本，导致身份证号在录入后被系统自动转换了格式，与实际报送要求不符（正确、快速地录入身份证号的方法许多资料曾多次介绍过，这里不再赘述）。
录入的老师向我求助，从图一中可以看出，被选中的身份证号在编辑栏中被完整地显示出来了（如图1），如果一个一个地复制再粘贴出来，费时费力。
后来笔者尝试用两种简单的方法很顺利地恢复了误录入的身份证号。
图11．用TEXT函数在“身份证号”列后插入一个空白列，单击F2单元格，输入公式“=TEXT(E2,"000000000000000")”，公式中将E2单元格的内容用指定的格式（15位“0”）替换，按回车键后，即得到了正确的身份证号。
用填充柄工具将公式复制到其他单元格中（如图2）。
图2操作完成后，不能直接删除原身份证号所在的E列，否则F列数据将不能正常显示，若要对表格进行打印操作，可将E列隐藏或将F列数据选定，单击“复制”按钮，再右击鼠标选择“选择性粘贴”命令，从弹出的“选择性粘贴”对话框中选择“数值”即可，然后就可以安全地删除原身份证号所在的E列数据了。
2．修改身证号单元格的格式选中身份证号所在的单元格区域，单击“格式”菜单中的“单元格”命令，弹出设置“单元格格式”对话框，选中“数字”选项卡“分类”列表中的“数值”，将小数位数由默认的“2”位改为“0”位，单击“确定”按钮即可（如图3）。
图3另外还可以选择“分类”中的“分数”，再选择任意一种分数类型或选择“分类”中的“特殊”，再选择“类型”中的“邮政编码”也可以。
小提示：用以上两种方法均可以成功地恢复出15位的身份证号码，相比之下，第二种方法更为简便。
但遗憾的是这些方法均不能恢复18位的身份证号，原因是在原来用错误的方法录入时系统自动将末三位用“000”代替了（在Excel中超过15的数值，系统自动将超出的数值用“0”替换），所以也就无法正常恢复了。
Excel显示值计算读了《中国电脑教育报》今年第28期F6版的《Excel也会“作假”》一文，受益匪浅，文中所述是利用Round函数杜绝Excel的计算误差。
其实，Excel之所以产生这种计算上的误差是因为我们在单元格中看到的显示值与实际值不同所造成的，图中即显示了显示值与实际值的差异，当进行计算时Excel以实际值进行计算，而非显示值。
知道了这些，我们只要设置Excel以显示值进行计算即可避免计算误差的出现。