汽车企业文件控制程序
1 目的
对文件的制定、批准、修订、发放、保存、回收和作废等进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效版本，防止误用失效或作废文件。

2 适用范围
本程序适用于xxxxxxxxxxx汽车有限公司质量管理体系所要求的所有文件的控制，包括管理文件、技术文件、外来文件的控制。

3 职责
3.1管理者代表负责组织实施质量体系手册的制定和修订，总经理批准。

3.2 相关部门负责组织实施质量体系程序文件的制定和修订，部门负责人进行审核，管理者代表批准。

3.3 相关部门负责组织实施作业指导书的制定和修订，部门负责人审批。

3.4 综合管理部为本程序的归口管理部门,负责文件的编号、登记、分发、收回和旧版/作废文件的销毁。

4 定义
4.1 受控文件
受控文件：是在使用过程中随时保持是最新和有效的文件。

具有制定、修订和分发的记录，其失效和废止的文件由文件的归口管理部
门依规定收回和销毁，并随时保持最新版本。

文件的每一页加盖有红色的“受控文件”印章。

4.2 非受控文件
非受控文件指分发时是最新版本，但修订时不再另行分发，废止时无须收回及销毁。

文件上不需加盖“受控文件”印章。

4.3 质量体系手册
质量体系手册是公司建立的和运行符合GB/T19001要求的质量体系，是落实质量方针和质量目标的指导性纲要,是质量体系文件的第一层次文件。

4.4 质量体系程序文件
质量体系程序文件是质量体系手册中所描述的管理重点的延伸
和引用。

是质量体系文件和第二层次文件，是描述质量管理中各项重要的作业内容的输入、输出及横向接口的运作文件。

这一类的作业通常为跨部门的作业。

4.5 作业指导书
作业指导书是质量体系程序文件中的作业内容的延伸和引用,是质量体系文件的第三层次文件,是描述各职能部门内部的某项作业的具体步骤和细节的运作文件。

这一类的作业通常为单一部门性质的作业。

4.6 表单
表单是指质量体系程序文件和作业指导书所引用的记录表格和
表单，是质量体系的第四层次文件。

包括各类记录格式、表格和图表，
经过作业产生的图表和原始记录格式。

各类表单需在相对应的质量体系程序文件和作业指导书中随附。

4.7 系统记录
公司各部门共同使用的原始凭证、单据类、表格类、统计台账或卡类等。

4.8 内部记录
由某个部门使用的原始凭证、单据类、表格类、统计台账或片类等。

5、流程图
见附页1。

6、作业程序
6.1 文件的编号、版面格式及版本
6.1.1 质量体系手册编号规则
SQYD-ZLSC-XXXX
文件编制的年代号(2010、2011、…)
质量手册汉语拼音缩写
公司代码
6.1.2 质量体系程序文件编号规则
(2010、2011、…)
按部门编制的文件顺序号(001、002、…)
职能部门代号(拼音缩写二位)
公司代码
6.1.3 作业指导书编号规则
(2010、2011、…)
按部门编制的文件顺序号(001、002、…)
职能部门代号(拼音缩写二位)
文件类别代码(拼音缩写二位)
公司代码
6.1.4 表单编号规则
序号（001.002.…）
1.原始凭证、单据类
2.表格类
3.统计台账、
I.系统记录II.内部记录
部门代码(拼音缩写)
公司代码
6.1.5职能部门代号规定：
综合管理部 ZG 技术部 JS
生产采购部 SC 营销部 YX
计划财务部 JC 质量部 ZL
6.1.6文件类别代码规定：
产品图纸 CT 设计资料 SZ
工艺规程 GG 检验标准 JB
工装 GZ 其他 QT
6.1.7 文件的版面格式规定
见附页2
6.1.8 文件的版本规定（包括表单格式的版本）
①首版文体的版本为A版。

②同一版本的文件，若已经修订三次，或一次修订的内容牵涉到三页（含三页）以上的文件时，需更换版本，文件版本换为B版，依次类推。

6.2 文件的结构
6.2.1 质量体系手册按GB/T19001所要求的条款的排列顺序，编订各章节及内容项目，并明确体现本章节的内容项目所对应的程序文件和作业指导书。

6.2.2 质量体系程序文件
程序文件格式分八个部分：
1）目的
2）适用范围
3）职责
4）定义
5）流程图
6）作业程序
7）引用文件
8）使用表单
6.2.3 作业指导书作业指导书由相关职能部门视实际需要自行制定，以有效表示内容为目的，便于阅读、理解和使用。

6.3文件的制定、修订和废止
6.3.1 文件的制定
根据任务或工作的需要，由提出人填写《文件制定/修订/废止申请表》经部门负责人核准后，由相关编写人员依照文件标准格式，编写文件内容，编写完后连同《文件制定/修订/废止申请表》一并送主管领导审核和批准后报综合管理部编号发布。

6.3.2 文件的修订
①文件需修订时，由提出人填写《文件制定/修订/废止申请表》，经部门负责人核准后，由原编制部门依照申请表的内容，对文件进行修改，审批及发布权限同原文件审批及发布权限。

②修订内容以程序文件的首页更改记录显示。

在修订时新的首页和新的修订页按原文件的《文件分发/收回记录表》下发，并收回替换的页面。

6.3.3 文件的废止
①文件需要废止时，由提出人填写《文件制定/修订/废止申请表》经部门负责人核准后，由原制定部门会同相关部门共同研讨，在确定废止后将《文件制定/修订/废止申请表》送权责主管审核和批准，并交综合管理部进行收回及废止作业。

②技术文件按《图样与技术资料管理程序》的规定执行。

③文件废止后的原文件编号不再使用。

6.4 文件的分发和收回
6.4.1经批准发行的文件，综合管理部依照文件所需部门打印适当的份数，每一份首页均加盖“受控文件”印章后，分发各使用部门，文件使用部门和负责人或指定人员在《文件分发/收回记录表》上签收。

6.4.2各部门建立《部门使用文件清单》，综合管理部建立《文件管理总清单》，以确保文件的管理、查阅与受控。

6.4.3文件在修订或废止时，综合管理部负责收回相关的旧版或废止文件。

对收回的失效文件，应按发放的数量检查回收数量及内容的完整性，并在《文件分发/收回记录表》上签收。

6.5文件的存档和销毁
6.5.1 文件的存档
①发布文件的原稿（正本）均由文件归口部门存档。

②文件归口部门中保存每一种文件的最新版本和前一版本，前一版本的每一页的正面加盖黑色“作废文件”印章。

③各部门的表单由相关部门按规定的保存期限存档。

6.5.2 文件的销毁
文件归口部门对收回的失效文件予以销毁，或每页加盖黑色“作废文件”印章后隔离保存。

超出有效期限的表单和记录由各保存单位自行销毁。

6.6 文件的管理
6.6.1现场使用的文件必须放置到使用现场，现场暂时不用或非现场使用的文件，由使用部门集中保管。

6.6.3 各文件使用部门的文件档案管理需纳入内部审核项目，以确保文件管理系统的正确运行。

6.6.4各文件以纸面文字形式分发，在文件批准发布后，电脑资料存入公司网络归口部门指定的文件夹，并设置限制使用的等级。

在文件修订时，电脑资料由归口部门的文件夹发回原制定单位，进行修订。

修订完成后，再重新存入指定文件夹。

6.7 文件运行
文件运行过程中，各使用部门及时进行必要的检查和考评，发现问题及时反馈，以便及时修订和完善。

6.8外来文件的管理
各部门收到企业以外（包括与其管理、技术工作有关的政策、法律法规、标准等）后，须识别其适用性和重要性，对适用放重要的外来文件应建立《外来文件清单》，控制其分发，并跟踪其修订状态：
a)重要文件应报公司主管批示，同时填写《文件发放台帐》，向相部门转发。

b)一般文件由部门主管管批示，同时填写《文件发放台帐》，向相关部门转发或处理。

6.9 电子版文件的管理
6.9.1电子文档的管理按《OA系统收发流程》进行审批，发送和归档。

6.9.2所有的电子文档均应备份，按规定的期限保存，防止丢失和泄密。

7、引用文件
无
8、使用表单及保存年限
8.1《文件制定/修订/废止申请表》保存期三年
8.2《文件管理总清单》保存期三年
8.3《文件资料分发/收回记录表》保存期三年
8.4《部门使用文件清单》保存期三年。