财务管理制度及工作流程
一、财务管理制度
(一)、借支公款管理制度
为了提高资金的管理效率,确保资金的安全使用,结合项目部实际情况,特制定本办法。
1、适用范围
(1)、差旅费借款:指员工因公出差预支的差旅费;
(2)、业务借款:指员工在办理办公用品、低值易耗品等购置业务及办理其他业务时,须预先借支的款项;
(3)、个人周转借款:指业务发生较为频繁的人员所借的周转金,由项目总经理根据需要核定。
2、职责
(1)、各部门:借款人按规定程序办理借款审批。
(2)、财务部:负责制单、付款并严格执行相关财务制度,合理有效运用资金。
3、借款办理
(1)、申请人填制借款申请单,根据审批权限,经有关领导审批后,到财务部办理借款手续,具体流程如下:
五千元以下:申请人提出申请后,由会计审核、主管副总审批后方可借支;
五千元以上:申请人提出申请后,由会计、主管副总审核,总经理审批后方可借支。
说明:以上借款程序主要适用于部门主管及以下员工的借款,副总经理以上人员借款需经财务主管副总审核,总经理审批。
4、借款清理
(1)、财务部每季度将对借款进行一次清理,凡业务完成之日起30天内未办理报销手续的,将不予办理下次的借款业务;
(2)、借款人所借的个人周转金,每季度在财务部清理借款时,需在相关借支表上签字确认;
(3)、除核定的个人周转金外,所有员工借款实行“前账不清,后款不借”的管理办法;
(4)、超过核定标准的个人借款必须在财务部发出清理借款通知的15天之内清理归还,逾期不还的,将从借款人工资中一次或分次扣回。
5、侵占挪用公款的处理
(1)、凡未按项目部规定按时报销,期限内未能还款者,视作挪用公款处理,;
(2)、凡未尽审批将预支款项移作他用的,视作挪用公款;
(3)、凡用虚假票据冲账报销的以侵占公司财产论处。
6、对于侵占公司财产或挪用公款的行为,情节较轻者,将对行为人进行教育或给予行政处分,并责令退赔并缴纳基本利息;对于侵占公司财产五千元以上,或挪用一万元以上公款超过三个月,按国家有关法规构成犯罪的,将移送司法机关处理。
7、因保管不慎或其他原因,造成公款丢失、被盗、短少等情况,按下列不同情况处理:
(1)、由于保管不慎或疏忽造成公款遗失、被盗、短少,一律由个人负责赔偿,损失部分公司不予报销;
(2)、属不可抗力因素造成公款损失,经确认属实的,另行
协商处理;
(二)、费用报销管理制度
为明确费用报销审批权限及报销中有关人员的相关责任,严格费用报销程序,确保费用开支的合理性,制定本办法:
1、本办法使用于项目部所有人员;
经办人:必须提供办理相关业务真实合法的票据;
主管会计:负责对票据的合法性进行审核报销,并按此制度核定补助和监督执行。
2、日常费用报销审批权限
(1)、为了合理控制费用,报销实行“一事一审、按权限逐级审批”的办法;
(2)、经项目部批准执行的预算内费用凭预算审批‘
(3)、与项目经营有关的预算外费用由主管副总同意,副总经理审核,总经理审批;
(4)、对预算外费用的审批应及时追加费用预算报总经理审批;
(5)、审批权限:
经办人填写费用报销单(粘帖发票)---部门主管审核---会计审核---主管副总审核---总经理审批---出纳制单付款。
3、报销要求
项目部各级人员必须认真按规定办理费用报销:
(1)、费用报销单据应内容真实,用途明确、完整;
(2)、报销凭据必须是全国统一监制的税务专用发票,除行政事业、邮电部门专用的收据外,其他“收据”、“白条”均不能
代替发票作为报销凭据;
(3)、项目部各级负有审核批准权限的人员必须认真履行审核、批准义务,严格按照报销审批流程逐级审批。
费用报销审核人员应负起审核责任,应对报销的费用金额,票据的真实性等内容逐一、全面审核;
(4)、凡存在以下情况之一的,由财务部根据情节的轻重经上报总经理后对相关人员予以处罚;
A 、超标准报销费用,无正当理由的;
B、提供不真实报销凭据的。
(三)、业务招待费管理办法
业务招待费是公司为了创造良好的外部环境,拓展业务而发生的一些必要的交际费用,为了加强业务招待管理,健全和完善业务招待费的使用,建立招待费审批,监督制度,特制定本办法:
1、原则及标准
原则:各级人员因业务需要,必须使用业务招待费的,实行“一事一贴一审核,按照权限逐级审批,及时报销”的管理办法;
说明:(1)、中午招待实行简餐制,原则上不含酒水;
(2)、特殊的招待对象须经总经理审批;
(3)、酒水、烟从指定超市定点签单挂账,须写明招待情况。
2、业务招待费报销
(1)、经办人凭业务招待费发票及消费清单,按相关审批权限到财务部办理报销手续,招待费单据不符合规定者,财务部有权拒绝报销;
(2)、业务招待费报销必须及时,费用发生后3-5个工作日内必须完成费用审批手续,过期不予审批、报销。
(四)、差旅费管理办法
1、本办法所称差旅费,是指项目部人员因业务需要,赴外地出差所发生的有关费用,具体包括:
(1)、交通费用:含乘坐飞机、火车、长途汽车、市内汽车等交通工具所发生的费用以及相关的订票费用;
(2)、住宿费用;
(3)、伙食费用:
(4)、通讯补助;
(5)、其他与出差有关的费用,如办公费、招待费等。
2、出差人员的住宿费实行限额凭据报销的办法,按出差的实际天数计算报销,超额部分由自己本人承担。
伙食补助,通讯补助按出差的实际天数包干计发。
3、出差借款
(1)、项目部差旅费实行预借支制度;
(2)、员工借款程序:
由出差人员按上述差费借款标准及预计天数计算借款金额,填写《借款申请单》,经审批后交财务部,财务部对于符合借款标准的,向借款人支付现金。
4、差旅费标准
交通费标准:
(1)、一般标准按长途客车核计,车程超过6小时以上的,按火车卧铺标准核发,需乘坐飞机的,需向总经理申请同意后方可乘坐,并按实际费用报销。
(2)、乘坐项目部车辆或各位经理车辆出行的,不予报销车费。
(3)、项目部各位经理因公出差的,车辆燃油补助,公路通行费按。
住宿与伙食补助标准:
(2)、出差参加会议的,开会期间若统一安排食宿,一律不享受伙食补助。
(3)、出差人员为接待客户或联系业务而发生的超过住宿标准的费用,应写明具体情况报副总经理审核,经总经理审批后报销。
(4)、员工随部门主管人员以上领导出差,由于业务需要而发生的住宿费超过标准时,经请示主管副总,可根据实际情况报销。
(5)、通讯费补助:通讯费补助按元/天计发,包干使用,不再单独报销。
5、报销办法
出差人员差旅费报销按以下程序办理:
(1)、填写《出差报销单》,按实际情况如实填写;
(2)、粘贴费用单据。
各类票据分类整理,依次粘贴。
其中,出差期间的交通费、住宿费应集中粘贴,出差业务以外的其他费用如招待费、礼品办公费及其他费用应单独粘贴,单独审核报批。
(3)、报销审批权限按借款审批权限执行,出差返回后七日之内到财务部办理报销手续。
6、在固原市区内因工作原因确需乘坐出租车的,须写明情况原因,报副总经理审核,总经理签字审批后方可报销。