中研秘书处培训胶片一、时间管理的概念和误区１.时间和“时间管理”？２.时间管理的误区二、时间管理的原则１.时间管理的五项基本原则２.目标原则目标刺激我们奋勇向上如何制定目标３.20/80原则４.时间管理四象限５.有序原则６.对象原则三、时间管理的方法和技巧１.了解自己使用时间的方式和状况２.做好工作计划３.缩短别人干扰的时间４.不要拖延５.第一次就把事情做好６.例外事务例行化，例行事务规范化７.时间的判断应有弹性如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。

你在这一天内可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何规定。

条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归己。

前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64万元。

请问你如何花掉这些钱呢？一、时间的四个特性毫无弹性无法蓄积无法取代不能再生请算算你的小时价值有几何？2、什么是时间管理“时间管理”所探索的是如何避免时间浪费，以便有效地完成既定目标。

时间的浪费，是指对实现目标毫无贡献的时间消耗。

“时间管理”不是指以时间为对象而进行的管理；它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。

如工作任务、工作习惯和生活习惯、生活方式等，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。

3、时间管理的重要性这么重要过，为什么？* 寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要；* 信息爆炸、竞争的压力；* 消费者——你的客户对品质的要求。

案例有人曾经粗略统计过一个活到72岁的美国人对时间是怎么花的：睡觉21年工作14年个人卫生7年吃饭6年旅行6年排队5年学习4年开会3年打电话2年找东西1年其他3年案例：波特的故事1、工作缺乏计划2、组织工作不当3、时间控制不够4、整理整顿不足5、进取意识不强1、先捡那些有兴趣的事做。

2、先做容易的事再做困难的事3、先做紧急的事，再做重要的事。

4、按事情发生的先后顺序处理它们。

5、先处理资料齐全的事，然后再处理资料不齐全的事。

时间管理的误区之一：工作缺乏计划如果缺乏计划，将导致如下恶果：目标不明确没有进行工作归类的习惯缺乏做事轻重缓急的顺序没有时间分配的原则如何制定计划？——详见计划管理部分内容时间管理的误区之二：组织工作不当组织工作不当主要体现在以下几个方面：职责权限不清，工作内容重复“事必躬亲，亲力而为”沟通不良工作时断时续怎么办？学会如何接受请托学会利用资源时间管理的误区之三：时间控制不够在时间控制上容易陷入的陷井：习惯性拖延时间不擅处理不速之客的打扰不擅处理无端电话的打扰泛滥的“会议病”困扰小测试时间管理的误区之四：整理整顿不足文件堆积定律：文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间小测试时间管理的误区之五：进取意识不强主要表现：个人的消极态度做事拖拉，找借口不干工作唏嘘不已，做白日梦工作中闲聊时间管理的基本原则1、目标原则2、20/80原则3、时间管理四象限4、有序原则5、对象原则1、目标原则正确目标的价值A 、目标刺激我们奋勇向上B 、有目标才会有结果C 、目标引导我们发挥潜能时间管理的基本原则之一目标的金字塔人生终极目标每日目标时间管理的基本原则之一制订目标的SMART原则:S：具体的（Specific）指导计划的执行，最好是明确的、固定的。

M：可衡量的（Measurable）作为评价的依据，计划的完成情况要进行测评A：可达到的（Attainable）可达成性和挑战性并存，跳一跳，够得到。

R：相关的（Relevant）本着现状，跟组织的目标一致，设立和理解目标T：基于时间的（Time-based）以时间为横轴例：以下的目标SMART化了吗?1、提高下游环节客户的满意度；2、加强文档的规范建设；3、2000年的发货投诉率要比98年改善20％。

2、“20/80”原则巴列特定律（20/80法则）80%的财富掌握在20%的人手中80%的总产量来自于20%的产品80%的电话来源于20%的朋友案例穆尔于1939年大学毕业后，在哥利登油漆公司找到业务员的工作。

当时的月薪是160美元，但满怀雄心壮志的他仍拟定了一个月薪1000美元的目标。

当穆尔逐渐对工作感到得心应手后，他立即拿出客户资料以及销售图表，以确认大部分的业绩来自哪些客户。

他发现，80%的业绩都来自于20%的客户中，同时，不管客户的购买量大小，他花在每个客户身上的时间都是一样的。

于是，穆尔的下一步就是将其中购买量最小的36个客户退回公司，然后全力服务其余20%的客户。

结果如何？第一年，他就实现了月薪1000美元的目标，第二年便轻易地超越了这个目标，而成为美国西海岸数一数二的油漆制造商。

最后还当了凯利穆尔油漆公司（Kelly-Moore Paint Company)的董事长。

3、时间管理四象限分清工作的轻重缓急——轻重有非常重要的工作，也有相对不重要的工作，但是并不是所有的工作都同等重要。

* 影响的范围* 影响的层面——缓急有急待处理的工作，也有可以暂缓的工作，但是对于暂可以缓办的工作，也必须有一个截止的期限。

分清工作的轻重缓急缓 办不办一.改善人际关系二.改善事先准备工作三.更周详地规划与组织四.善待自己五.抓住机会六.充实自我七.增进能力您的答案呢？4、有序原则有组织、有计划进行工作1、将有联系的工作分类整理2、按20/80原则对工作进行排序3、必须最先解决需要对方答复的文件如何制定计划？——有效管理的开端Plan Do Check Action事先应了解：所在部门的业务定位所在岗位的业务定位上级主管的业务目标上级主管对你的期望和要求与其他相关岗位的业务接口关系WBS（Work Breakdown Structure）：信息查询 A联系供应商 B设计试验方案 C获得材料订购材料 D材料分析 I项目报告 L供应商交付材料 E加工试验样件 F安排设备/试验日程 G进行试验 HWBS分解原则将主体目标逐步细化分解，最底层的任务活动可直接分派到个人完成每个任务原则上要求分解到不能再细分为止WBS分解步骤：阶段——步骤——任务——活动阶段步骤任务活动每日工作计划———个人工作日志不要考验自己的记性。

待办计划表应简单明了定期检查计划表限制计划表上的项目在计划项目旁注明完成的时间——滚动计划计划按一定的周期（如：月、周）有频率地向前滚动调整。

将中、短期计划紧密结合。

使计划更符合实际，提高计划质量。

不断检查计划，确保计划的实现。

实用的计划方法——甘特图(GANTT图)GANTT图又称为“横道图”、“条形图”。

1、它直观、简单、明了、容易绘制、应用方便，便于实施情况与计划进行比较等优点。

2、主要适用于简单、小型计划等项目中。

1、识别完成项目必须进行的每一项重要活动。

2、决定这些活动的先后次序。

3、将活动流程从开始到结束的过程描绘成图形。

4、估计和计算完成每项活动所需的时间。

5、利用网络图决定每项活动的开始和结束日期以及制定整个项目的进度计划。

举例：建筑办公楼的PERT网络5、对象原则时间管理的方法和技巧1、了解自己使用时间的方式和状况2、做好工作计划3、缩短别人干扰的时间4、不要拖延5、第一次就把事情做好6、例外事务例行化，例行事务规范化7、时间的判断应有弹性使用清单星期时间日志与简略分析请写下您以下列问题的答案：1、我如何浪费我的时间？未来有何算途径可预防或减低时间的浪费？2、我如何浪费别人的时间？我浪费了谁的时间？我应如何预防不使其发生？3、哪些活动我现在可以减少、不予考虑或交给别人做？4、别人如何浪费我的时间？未来有没有方法减少或排除其发生？如果有的话，是什么方法？5、我做的哪些事既重要又紧急？6、我做的哪些事对我的目标很重要？7、我是否花费时间追求那些对我很重要的事？如果没有，原因何在？如果有，是哪些事？1.今天有哪些事情是在适当的时间内完成的？2.今天有哪些事情是在不适当的时间内做的？为什么要在不适当的时间内完成这些事情？3.今天在哪一段时间里着手进行最重要的工作？为何在这段时间进行这一种工作？这一种工作有无可能提早一些进行？4.今天最具工作效率的是哪一段时间？为什么在这段时间最有工作效率？5.今天最不具工作效率的是哪一段时间？为什么在这段时间里无工作效率？6.今天工作过程中最大的干扰是什么？7.今天最严重的三个时间使用误区是什么？以后有没有可能克服这些误区？如何克服它们？8.今天做了哪些不必要做的事？9.今天做了哪些不需要亲自动手的事？这些事可以授权给谁去做？10今天花费了多少时间做重要的事？11今天花费了多少时间做不重要的事？12今天有哪些事情本来应花费更多的时间去做？13今天有哪些事情本来可以花费较少的时间去做？14从明天开始，应该怎样做才能改进时间的使用？A ：工作表上的重大问题B ：做创造性的思考C ：讨论并制订重要事情的工作计划高效率状态：了解自己使用时间的方法和状况。