2011年07月下青春岁月
一、概述
人有两样东西最为宝贵，一是脑子，二是时间。

即使不花费脑子，也要花费时间，所以很多人意识到时间就是生命。

在现代企业中，“时间就是金钱，效率就是生命”的醒目标语激励着很多处于不同职业阶段的人。

时间对每个人都是公平的，怎样才能更好地利用时间这个工具呢？答案是必须进行时间管理。

1、时间管理的含义
我们采用一句最简单的表述来说明时间管理的含义。

所谓时间管理就是指对时间进行有效地计划和控制，从而在有限的时间内创造最大的效益。

2、时间管理的作用
在含义里面有一句时间管理的终极作用是帮助人们在有限的时间内创造最大的效益。

一天24个小时，时间分配给每个人都是公平的，要想做有效的时间管理，就要给时间做有效的分配。

只有做好轻重缓急的时间安排才能提高工作效益，让时间增值。

这样才能让有限的时间变为无限的可能。

3、时间管理的基本要求
在进行时间管理的过程中，有以下两个基本要求：
一是要有时间管理意识。

这一点非常重要。

这是前提，当然也是平时我们生活、工作中极容易忽视的一点，很多不同工作岗位上的人工作效率不高，究其根本原因就是缺乏时间管理意识，换句话说，还有很大一部分人不知道时间应该被管理，时间需要被管理。

二是采用科学的方法进行有效的时间管理。

有了时间管理意识，很多人也还是觉得时间不够用，那么可能就是方法出了问题，没有养成良好的习惯或者没有采用目前较为先进的软件进行科学的时间管理。

所以，具备时间管理意识，再采用科学的方法进行有效的时间管理，工作效率自然就会有很大提高。

二、秘书的时间管理工作
1、秘书时间管理工作的内容
秘书时间管理工作的内容包括两个方面：一是自我时间管理；二是对领导者的时间管理。

因为秘书是为领导工作服务的参谋和助手。

秘书在进行自我的时间管理的同时，又肩负着对领导的时间管理，相对而言又以第二项内容最为重要。

2、秘书时间管理的原则
（1）时间的有序性原则
时间的有序性原则，是说我们做事情都会有个先后顺序，先做什么，后做什么，如果事先安排好，做事就会有条有理，否则就会乱成一团麻。

在这方面比较著名的理论是6点优先工作制。

这是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的，它使这家公司用了5年的时间，从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业，艾维利因此获得了2.5万美元咨询费，故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间管理理论”。

这一理论要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。

每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成。

（2）争取主动原则
在和时间的赛跑上，秘书要争取主动，跑在时间前面。

不管是秘书对自己的时间管理还是对领导者的时间管理，要主动分析问题，区分问题的原因和现象，不要把精力和时间耗费在表面的问题上，在任何特定的情况下，都应当能够提供一些可供选择的可行性解决办法，积极主动地为自己、为领导谋求尽可能多的可控时间，或者把不可控时间转化为可控时间，这就要求秘书需要提高自己的服务能力，要主动服务，要有提前意识，考虑问题要仔细、周密。

（3）轻重缓急原则
对要做的事情分清轻重缓急，按照事情的重要紧急程度分成四类，重要且紧急——必须立刻做；紧急但不重要——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事；重要但不紧急——只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延；既不紧急也不重要——有闲工夫再说。

3、秘书时间管理的有效方法
（1）时间表控制法
此种方法的好处是避免盲目性，帮助秘书了解工作次序，针对性强，节省时间。

大致可以分为两类：一类按照时间分，如年度时间表，季度时间表，以此类推，每月的，每周的，精确到每日的，按照时间安排出要做的事情。

（2）ABCD排序法
这是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。

其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。

比如，是那20%的客户给你带来了80%的业绩，可能创造了80%的利润，世界上80%的财富是被20%的人掌握着，世界上80%的人只分享了20%的财富。

因此，要把注意力放在20%的关键事情上。

根据这一原则，我们应当对要做的事情分清轻重缓急，进行如下的排序：
A 重要且紧急（比如救火、抢险等）——必须立刻做。

B 紧急但不重要（比如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你、有人突然打电话请你吃饭等）——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。

人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则。

其实，许多看似很紧急的事，拖一拖，甚至不办，也无关大局。

C 重要但不紧急（比如学习、做计划、与人谈心、体检等）——只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。

D 既不紧急也不重要（比如娱乐、消遣等事情）——有闲工夫再说。

（3）统计时间法
指的是在实际工作中注意收集数据，找出自己工作及领导工作中的时间消耗数据，通过记录实际消耗时间，诊断目前状况的时间利用率及有效性，找出浪费时间的原因，结合实际情况制定完善措施，从而达到有效利用时间的目的。

此种方法需要较长时间的数据收集及系统全面的分析，并能制定切实可行的修改完善措施。

（4）目标时间法
此种方法是通过确定预计目标，限定单位时间完成，利用人在单位时间内的压力和紧迫感从而达到节约时间，提高工作效率的目的。

这也是适度压力的好处。

给自己规定时限并实行自我约束，持之以恒就能帮助人克服优柔寡断、犹豫不决和拖延的弊病。

（5）编写工作计划
此种方法是方法一和四的综合，将具体时间和事项的名称、进度、时限综合起来制定具体详细的工作计划。

绝大多数难题都是由未经认真思考虑的行动引起的。

在制订有效的计划中每花费1小时，在实施计划中就可能节省3—4小时，并会得到更好的结果。

如果你没有认真编写工作计划，那么实际上你正计划着失败。

（6）建立工作日志
此种方法是方法一和二的综合，结合秘书或领导具体的工作情况和习惯，将效率和时间综合考虑。

日志对于有效地利用个人的时间是必不可少的，它应该于前一天下午或当天开始时制订出来，并与近期的目标和活动相一致。

【参考文献】
[1] 张丽琍. 商务秘书实务[M]. 北京: 中国人民大学出版社, 2008.
浅谈秘书的时间管理工作
□ 张 娜（河南省轻工业学校， 河南 郑州 450006）
【摘要】时间就是生命，它不可逆转，也无法取代。

一天24个小时，时间分配给每个人都是公平的，这个世界上根本不存在“没时间”这回事，一切完全取决于是否能够成功管理自己的时间，这就是所有成功的秘诀所在。

要想提高企业的生产经营效率与社会效益，就必须加强时间管理。

秘书身处枢纽部门，工作繁杂，更需要合理地分配和利用时间，树立时间管理意识，掌握科学的时间管理方法，以提高工作效率。

【关键词】时间管理；秘书；工作效率。