4.3.2每年整理一次《受控文件清单》，必要时应重新建立，重建后原《受控文件清单》存档。
4.4文件的修改
4.4.1《食品安全管理手册》、《程序文件》由综合部、食品安全小组负责组织修改，填写《文件更改申请》，经食品安全小组组长审核，公司总经理批准后进行更改，综合部保留文件更改内容的记录。
4.4.2其它文件的更改由相关主管部门填写《文件更改申请》，经原审批部门批准后，相应部门对文件进行更改、发放、处理。
食品安全管理手册编号：YJR-FSMS-01
b﹚程序文件
本公司名称代号-程序文件代号-顺序号
P代表食品安全管理体系要求的程序文件。
例如：YJR-P-01
表示公司编制的食品安全管理体系要求的程序文件顺序号为01的程序文件，顺序号使用两位数字。
c﹚记录
本公司名称代号-记录代号-顺序号
例如：YJR-R-01
4.2.3应确保文件使用的各场所都得到相关文件的适用版本。文件的回收要填写《文件发放回收记录》。
4.2.4因破损而重新换领的文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效。
4.3文件的管理
4.3.1综合部负责建立《受控文件清单》，并负责文件受控状态印章的管理、使用。
5相关文件
5.1《记录控制程序》
b﹚工作手册包括：管理标准（规章制度）、工作标准（岗位责任、任职要求、操作流程等）、技术标准（工作指南、检验规范等）、记录及其他文件；
c﹚外来文件包括：国家标准、行业标准、法律法规、条例、规范、上级或主管部门下发的文件、技术资料等。
4.1.2文件的编号
a﹚质量食品安全管理手册
本公司名称代号—食品安全管理手册代号—顺序号
表示编制的顺序号为01的记录，顺序号使用两位数字。
d﹚公司制定的其它文件（规定制度、规范标准等）
本公司名称代号-WI-顺序号
例如：YJR-WI-01
表示公司制定的规章制度类的顺序号为01的文件。
e﹚外来文件的编号仍采用原文件编号，若原文件没有编号，按本文件第4.1.2 d﹚条款规定给予编号。
4.1.3版本号采用A版、B版、C版方式表示，修改依次以00、01、02、03……方式表示。
4.4.3文件的修改有局部修改、换页或更改版次等方式，修改方式的选择视具体情况而定。
4.4.4所有被更改的文件必须由相应主管部门填写《文件更改通知单》。各部门接到《文件更改通知单》后实施更改，并将其记录在《受控文件清单》中，将原件交回，登记。
4.4.5所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回、登记，以确保有效文件的唯一性。
4.ห้องสมุดไป่ตู้文件的受控状态
文件分为“受控”和“非受控”两大类，综合部负责识别文件状态，各部门按规定控制和管理。
4.5.1《食品安全管理手册》、《程序文件》以在文件封面右上角加盖“受控”印章为受控，并注明分发号。
4.5.2其它受控文件以原编号为受控。
4.6文件的保存、作废与销毁
4.6.1文件的保存
a﹚与食品安全管理体系有关的文件必须分类存放在干燥通风、安全的地方，妥善保管；
d﹚需要销毁的作废文件，由相关部门提出申请，经食品安全小组组长批准后，综合部负责销毁。
4.7文件的借阅、复制
借阅、复制公司受控文件，应填写《文件借阅、复制登记表》，经食品安全小组组长批准后方可借阅、复制。
4.8外来文件的控制
4.8.1各部门应将收到的外来有关食品安全管理方面的文件交至综合部，由综合部组织识别其适用性，并控制分发以确保有效。
4.2文件的发放
4.2.1《食品安全管理手册》和《程序文件》及食品安全管理体系有关的文件由综合部负责登记发放，填写《文件发放回收记录》，各部门领取标有不同分发号或编号的文件，填写《文件发放回收记录》，综合部负责文件分发号的编排。
4.2.2经相关部门负责人批准，其它文件由综合部负责登记、发放，填写《文件发放回收记录》，各部门领取文件，填写《文件发放回收记录》。
3.3公司部门经理负责相关业务范围的文件审批。
3.4综合部负责文件发放、更改和管理；负责对现有体系文件的定期评审；负责文件的收集、整理和归档工作。
3.5各部门负责与本部门相关文件的编制、使用和管理。
4工作程序
4.1文件的分类及编号
4.1.1文件的分类
a﹚食品安全管理体系文件包括：《食品安全管理手册》、《程序文件》；
b﹚确保文件清晰、易于识别与检索。未经批准任何人不得在受控文件上书写、涂抹和修改。
4.6.2文件的作废与销毁
a﹚所有失效或作废文件，由相关部门及时从所有发放或使用场所撤出、处理，加盖“作废”印章，以防止作废文件的非预期使用，相应修改《受控文件清单》；
b﹚需要存档的作废文件，应加盖“作废存档”印章；
c﹚需要保留的作废文件，应加盖“作废保留”印章；
4.8.2各部门负责收集相关的行业规范的最新版本，并将其交至综合部，由综合部统一编号后分发到各相关使用部门。
4.9每年12月份由综合部组织对现有食品安全管理体系文件进行评审，各部门根据使用情况提出评审意见，必要时予以修改，并再次审批。
4.10非纸张承载媒体的文件控制，也应按照本文件的规定执行。
4.11作为记录的文件应执行《记录控制程序》。
1目的
对食品安全管理体系的有关文件予以控制，确定文件的编制、管理、使用规则，防止文件丢失、误用、损坏，确保各相关场所使用的文件为有效版本。
2适用范围
适用于本公司所有与食品安全体系有关的文件的控制。
3职责
3.1公司总经理负责批准发布《食品安全管理手册》和《程序文件》。
3.2食品安全小组组长组织编写食品安全管理体系文件,负责审核《食品安全管理手册》和《程序文件》，负责批准食品安全体系的其它文件。