华南理工大学大学城校区研究生学生组织
报账制度
第一条：制度目的和适用范围
为严格研究生会管理制度，合理控制研会经营费用，根据研会日常活动的特点，特制订本报账制度。

本制度适用于华南理工大学研究生会大学城校区执行委员会运行过程及大学城校区各研分会承办执委会活动的情况。

第二条：报销原则
费用报销的控制原则：项目预算、分级负责、合理报销。

第三条：活动策划预算审批阶段
费用的控制实行项目预算，项目预算作为活动策划书中的一个部分，由相关项目负责人在最接近实际情况的原则下先行填写活动费用支出预算申请（示例见“附件1-活动预算申请模板”），列明：活动名称、活动举办时间和地点、活动内容、参与人员（预计参与人数）、活动目的及费用的用途等要素，预算需活动负责人亲笔签名，先提前2周交至指导老师审批，待取得指导老师签署同意后方能执行。

（活动执行过程严格按活动经费预算申请项目进行，原则上不允许更改。

）第四条：取得费用发生依据
饮料、文具、水等活动用品请根据活动预算申请去购买，购买时保留正规发票以便报销。

注：可重复使用的物品，可从活动物品仓库提取，以免浪费。

资料打印、海报宣传、横幅等打印统一在C10打印，费用发生前，请根据活动预算申请填写好凭条（附件2-打印申请）到指导老师盖章，即可根据凭条到C10打印。

工作餐请根据活动预算申请填写好凭条（附件3-工作餐申请）到指导老师盖章，即可在一饭进行工作餐消费。

对于其他活动必须费用，费用发生过程中，当事人应充分取得费用的发票（手写发票或打印发票），发票抬头填写“华南理工大学”，如因未能取得合法（被税务机关认可）的票据而遭受剔除的支出部分，研究生会原则上不予以承担，由当事人自行负责。

注：关于礼品，讲座嘉宾、评委礼品一般控制在200以内或到学校仓库领取（b2侧面一楼），如有特殊情况需事先申请；学生一般不发礼品，除重要大型活
动外（具体在申请预算时跟指导老师说明），学生礼品建议：笔记本、书籍等
第四条：监督机制
费用发生过程中，原则上必须由至少两人同时参与或执行，并互相监督和共同承兑相关责任，在发票背面用签字笔签上经办人和证明人（常委或部门负责人）两人的名字。

有关发票的注意事项：
1.只有正规的发票（打印、手写发票）才可报账，发票每张不能超过200元,超
过200元发票必须有银行刷卡pos单或者网上交易清单及支付清单，超过2000元要求对公转账，收据不可以。

2.发票上必须有相应的单位盖章才可报账，没有单位盖章或盖章单位名称与购
买物品种类不吻合不可报账。

发票的抬头为“华南理工大学”。

购买物品的名称需写清楚，如：鲜花、双面胶、笔、本子、矿泉水、电池等具体物名。

写“礼品”、“用品”、“文具”之类的统称物名，发票不能报账。

3.请在发票背面用签字笔签上经办人和负责人两人的名字（公交车、地铁发票
无需签名）。

第六条：报销前准备
费用发生完毕后，经办人需填写“费用报销清单”（示例见“附件4-报销清单模板”），应遵照“实事求是、准确无误”的原则，将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全，并签署自己的姓名，交共同参与的人员复查，并请其在证明人一栏上签署姓名。

第七条：报销流程
当事人应将经过经费审批人签字的活动预算申请，费用发生后根据实际情况填写的“费用报销清单”和填写完整的发票或车票一起送交部门分管副主席，财务负责人应重点对费用发生的真实性、费用预算金额与实际金额的差异合理性、费用单据的可报性进行审查，如有特殊情况，如票据明细和实际支出内容不符，需在预算表上加以备注，审查无异议后，可予接受。

第八条：办公用品购买申请
各部门购买各种办公用品，需事先向秘书部提出“办公用品购买申请”（手写或电子版），由秘书部审核通过后按申请金额和项目购买，凡私自购买的票据
一律不予报销。

第九条：报账时间
财务负责人于活动结束后一至两周内将收齐的未处理“发票”，“费用报销清单”，“办公用品购买申请”和活动支出预算申请书统一上交指导老师报销，审核。

成功报销项目费用，一般可于报销后一周内到财务负责人手上领取现金并签字。

第十条：附加说明
本管理制度的制订、修改和解释权属于华南理工大学研究生会大学城校区执委会。

华南理工大学研究生会大学城校区执行委员会
2014年12月25日
经费管理
1.在活动筹备期间，需将活动经费预算申请（即附件1-活动预算申请模板）提交至指
导老师审批，并抄送给秘书长。

一般为活动举行前7-10天内可提出申请。

2.对内部：
⏹活动结束后，需将活动经费预算、活动经费结算（即附件5-报销清单模板）和符
合要求的发票一并提交至分管副主席审核。

无论是否有预支经费，都必须将活动
的所有经费结算情况清晰列明。

⏹通过活动经费结算审核报销后，活动举办方即可于分管副主席处领取活动经费。

⏹活动经费结算（即附件5-报销清单模板）正面和发票背面需用签字笔签上经办人
和负责人两人的名字（公交车、地铁发票无需签名）。

对分会：
⏹活动结束后，需将活动经费预算、活动经费结算（即附件5-报销清单模板）一并
提交至主管副主席审核。

无论是否有预支经费，都必须将活动的所有经费结算情况
清晰列明。

⏹通过活动经费结算审核后，承办方即可直接将活动经费结算（即附件5-报销清单
模板）和符合要求的发票提交至分管副主席处，领取活动经费。

⏹活动经费结算（即附件5-报销清单模板）正面和发票背面需用签字笔签上经办人
和负责人两人的名字（公交车、地铁发票无需签名）。

3.特别注意：执委会自行举办的活动或研分会承办执委会的活动经费使用情况只能低于或
等于活动前期的经费预算。

若超出预算金额，超出部分金额由活动举办方或承办方自行解决。

4.若活动有获得相关赞助经费，须将款项汇到秘书部银行账户或将现金提交至秘书部进行
统一管理；由秘书长开出收据给相关企业作为收款凭证，如需发票，则需通过学校财务处的相关流程，方可获得。

有关发票的注意事项：
4.只有正规的发票（打印、手写发票）才可报账，收据不可以。

5.发票上必须有相应的单位盖章才可报账，没有单位盖章或盖章单位名称与购买物品种类
不吻合不可报账。

发票的抬头为“华南理工大学”。

购买物品的名称需写清楚，如：鲜花、双面胶、笔、本子、矿泉水、电池等具体物名。

写“礼品”、“用品”、“文具”
之类的统称物名，发票不能报账。

6.如在世博超市购买物品，请凭小票换取发票，并保存小票。

世博超市的发票只有在附上
相应的小票时，才可报账。

7.请在发票背面用签字笔签上经办人和负责人两人的名字（公交车、地铁发票无需签名）。

三、经费申请流程：
注：1、《附件1-
活动预算申请模板》和《附件5-报销清单模板》在群共享里都可以下载。

2、由于近期活动较多，活动流动经费有限，所以各部门需在活动结束后一至二周内进
行报账。