XX市卫生和计划生育局局
办公室文件传阅管理办法
为使文件管理工作制度化、规范化、科学化、提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合我局实际，制定本办法：
一、收文
（一）需签批的公文
1、收到需签批的公文，先由办公室按规定程序登记，提出拟办意见后，再由局主要领导作出批示，局领导批示过的公文，办公室负责统一转办、处理。

2、办公室为每位领导建立文件传阅夹，分管领导收到文件后，对相关科室提出办理意见。

若分管领导外出，按主要领导签发的意见先予办理，分管领导回来后补签。

3、各科室接办文件后，在文件处理单中传阅签字栏内签字，并注明时间。

若科室主要负责人外出，科室的工作人员则按分管领导的意见办理并签字。

4、急办事项的文件，若主要领导和分管领导都外出，则可经电话等方式请示后先予办理后补签。

（二）需传阅的文件
对需要班子成员或各科室传阅的文件，传阅签字后放入文件传阅夹中，办公室收回。

（三）密件管理
密件实行专人登记、专人管理并按照市委办和市国家保密局要求，在规定的时限内进行清退。

（四）电话通知
办公室提出拟办意见后，再由局主要领导作出批示，由办公室统一转办，处理。

（五）电子文件
及时下载并登记分类，按需签批、传阅的程序办理。

二、发文
（一）本单位发文
发文程序：拟稿—审改核稿—复核—签发—编号—打印—归档。

1、拟稿。

相关科室、分管局长负责。

2、审改核稿。

承办科室负责人对行文目的、依据、任务、政策、措施以及落实要求等方面进行认真审改。

3、复核。

局长签发前，分管局领导对文稿进行复核，审核后的文稿送局长签发。

4、签发。

由局长签发后方可发文。

5、编号。

签发后的文件一律送办公室进行统一编号和公文格式把关。

一是检查公文是否经过领导签发，二是检查文种使用
是否规范，三是公文抄报、抄送单位是否规范，四是确定打印份数，然后开始印制。

6、打印。

打印文件要做到文件格式排列规范、整齐美观、字迹清晰、文面整洁。

对急件要做到随到随处理，做到不积压、不误事。

除明显错别字外，打印人员不得擅自更改文稿并妥善保管好各种文件备查。

7、归档。

办公室将正式文件连同底稿（重要文件包括讨论稿，领导批示件等）及时归档、妥善保存。

（二）与其他单位联合发文
1、我局负责拟稿联合行文
加盖公章前的程序与本局拟稿发文程序相同，经所有联合发文单位加盖公章后，把联合发文处理单、初稿、一份成稿交办公室留存。

2、其他单位负责拟稿联合行文
首先由业务科室负责人把关，并签署意见后，找分管领导和局长签批。

加盖本局公章时，把联合发文处理单复印一份、成稿一份由办公室留存。

三、规范性文件办理
按照市政府法制办《关于落实规范性文件“三统一”制度有关问题的通知》（张政法[2011]9号）的规定由主管业务科室拟稿，经政策法规科进行合法性初审，主管局领导复核，局长签发后将纸质文本（一式三份）和电子文本报送政府市法制办进行审
查。

审查通过后，予以统一登记，编制登记号，方可发文。

四、文件归档
文件按照市委、市政府、张规字等19种类别由办公室存档；本年度以前的文件交档案室统一归档。

为更好的管理保存文件，实行文件管理电子化，办公室需配备电脑、扫描仪、数码相机各一台，实现文件管理数字化，以便进一步提高文件管理水平。

2015年12月10日。