新文书档案目录格式(一)归档文件目录归档文件目录年度:2008 类目:2 保管期限:永久盒号:004①一般地,纵向目录式表格(包括备考表等)距左侧纸边25mm,距右侧纸边15mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20(mm),整表宽度为170mm。
②一般地,纵向目录式表格(包括备考表等)至顶端纸边35mm。
纵向表格首行字段部分高度为20,其余表格部分采用15(行)*15(mm)分布。
③一般地,目录式表格表标题部分小二号宋体加粗,字段部分全部四号仿宋体加粗,条目部分五号或小五号仿宋体(依字符数量具体情况而定)。
④目录中“备注”项,一般填写对文件情况的说明,例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等,下同。
注:纵向目录表格格式均参照以上。
(二)全引目录式样0--5大类档案全引目录索引年度:2008年①一般地,索引表格距左侧纸边30mm,距右侧纸边25mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25(mm),整表宽度为155mm。
②一般地,索引表格至顶端纸边40mm。
表格首行字段部分高度为20,其余表格部分采用18(行)*10(mm)分布。
③一般地,索引表标题部分小二号宋体加粗,字段部分全部小四号仿宋加粗,条目部分五号或小五号仿宋体(依字符数量具体情况而定)。
注:索引表格格式均参照以上。
(三)新文书档案备考表式样备考表②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗,内容字体需小于字段式文字。
③一般地,备考表均距左侧纸边25mm ,距右侧纸边15mm ,至顶端纸边35mm 。
(四)新文书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样 档案盒底边式样单位:mm(两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出,请替换为相应名称所代表的实际内容。
下文中出现此“虚线框”符号,请依样处理。
(五)新文书档案全引目录脊背(以下以公司为例,各单位需根据样式换成本单位标识)示例一 示例二全引目录年度文 书 档 案第 1/3 册全引目录年度文 书 档 案全1册说明:1、全引目录脊背式样如上,大小自定,效果整齐统一;2、文书档案分年度组织全引目录,一册能用的注明“全1册”,一册不够的另立多册,每册注明“第M/N册”。
科技档案目录格式(一)案卷目录案卷目录(“页号”:为全引目录内每一个案卷的卷内目录首页所在的页码)①各字段宽度从左至右依次是:10、30、70、15、15、10、20(mm),整表宽度为170mm。
(二)卷内目录卷内目录保管期限:盒号:档号:(“页数”:为每件文件的页数;“页号”:适用于整卷装订成册的,为其中每件文件的首页所在的页码)①以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20(mm),整表宽度为170mm。
(三)科技档案全引目录805类档案全引目录索引①以上字段从左至右依次保持宽度为25、80、25、25(mm);下半部标示存放位置的部分,单元格宽度从左至右依次为39、38、39、38(mm)。
整表宽度为155mm。
②上半部表格首行字段部分高度为20,其余表格部分采用N(行)*10(mm)分布。
科技档案全引目录制作以每本目录册都要包括索引目录、案卷目录和卷内目录为宜,即索引目录制作的大小,以该册能够装下的数量为准。
对盒号的起止范围不做具体要求,各自便宜确定即可,要有稳定合理的规律沿袭可循。
(四)科技档案案卷封面①“案卷题名”处请写明该案卷实际题名,并普通一号宋体居中。
②其余文字空三号字体两格依样分布,三号宋体字加粗。
“密级”分为“秘密、机密、绝密”,之前认定为“普通”密级的,密级置空不填。
(五)科技档案备考表卷内备考表档号:203020 2060110(六)科技档案卷盒脊背D=10mm 、20mm 、30mm 、40mm 、50mm 、60mm (可根据需要设定)注:“虚线框”含义同上;*表示是可选设置项。
(七)科技档案全引目录脊背示例一示例二图A7 全引目录脊背全引目录**类科技档案第2/2 册全引目录**类科技档案全1 册全引目录**类科技档案第1/2 册说明:1、全引目录脊背式样如上,大小自定,效果整齐统一;2、科技档案分二级或三级类目组织全引目录。
一册能用的注明“全1册”,一册不够的另立多册,每册注明“第X/N册”。
会计档案目录格式(一)案卷目录会计档案案卷目录年度:2008 分类号:433①以上字段从左至右依次保持宽度为15、85、25、25、20(mm),整表宽度为170mm。
(二)案卷目录会计档案全引目录索引①以上字段从左至右依次保持宽度为25、80、25、25(mm),整表宽度为155mm。
(三)会计档案全引目录脊背全引目录年度会计档案(注:照片、录音、录像、光盘、磁盘、实物档案全引目录与此基本相同)(四)会计档案封面小标签(适用于账簿及报表)照片档案目录格式(一)照片目录(1-7大类)照片档案目录年度:2008 册号:02①以上字段从左至右依次保持宽度为15、25、60、20、25、10、20(mm),整表宽度为170mm。
(二)特殊的,工程档案照片目录(8、9大类)工程照片档案目录03项目代号:0100 册号:(此目录格式用作照片册内目录,连续打印则可作全引目录。
)①以上字段从左至右依次保持宽度为15、25、60、20、25、10、20(mm),整表宽度为170mm。
(三)照片档案卷盒脊背(根据选用照片册脊背大小而定)全宗号年度(项目代号)类别保管期限照片号号号第m/n 册(四)单张照片说明①“拍摄地点”不专门设置著录项,请在“文字说明”中地点环境做准确说明。
(注:“文字说明”应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、拍摄者等要素,概括揭示照片影像所反映的全部信息;或仅对题名未及内容作出补充。
其他需要说明的事项亦可在此栏表述,例如照片归属权不属于本单位的,应注明版权、来源等。
)光盘、磁带(数据、照片、录音、录像)档案目录格式(一)光盘(磁带)目录(1-7大类)光盘档案目录年度:2008(“责任者”为刻盘移交单位,“备注”填写光盘归档份数等信息。
)①以上字段从左至右依次保持宽度为10、30、60、20、20、30(mm),整表宽度为170mm。
(二)特殊的,工程光盘(磁带)目录(8、9大类)同“光盘档案目录”(仅“年度”改为“项目代号”)。
(三)光盘文件目录光盘档案文件目录盘号:02 档号:2008-1-01①以上字段从左至右依次保持宽度为10、30、80、20、30(mm),整表宽度为170mm。
(四)光盘档案卷盒脊背(根据选用光盘册脊背大小而定)全宗号年度(项目代号)类别保管期限光盘号号号第册注:对于光盘的保存方式,推荐光盘统一入册保存。
此脊背即为光盘档案册所用。
(五)单张光盘说明(注:“备注”应概括揭示光盘包含全部内容信息;或仅对光盘名称未及内容作出补充。
其他需要说明的事项亦可在此栏表述,例如光盘归属权不属于本单位的,应注明版权、来源等。
)实物档案目录格式(一)实物目录实物档案目录①一般地,横向目录表格距左侧纸边30mm,距右侧纸边27mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为15、25、40、80、20、25、15、20(mm),整表宽度为240mm。
②一般地,横向目录表格至顶端纸边35mm。
横向表格首行字段部分高度为20,其余表格部分采用10(行)*15(mm)分布。
welcome注:上表中“序号”项为三位数字,取所有实物档案排序的大流水号;“档号”项中第三段的号也为三位数字,取同一年度内所有实物档案排序的流水号。
welcome(二)实物档案封面小标签(规格大小由用户自定)资料目录格式资料目录年度:2008①以上字段从左至右依次保持宽度为15、30、80、25、20(mm),整表宽度为170mm。
章格式(一)文书档案归档章式样:单位:mm (二)档号章(科档)式样:单位:mm (三)竣工图章式样:单位:mm档案移交目录(一)文件移交目录文件移交目录①此表可做为本《目录格式》未予专门规范的各载体档案的移交登记目录,对不同档案类型只需将“文件”二字改成对应类型即可,如“实物档案移交目录”等;对应字段也可以做相welcome应修改以贴合该档案类型实际,如对实物档案,“页数”可改为“载体形制”等。
②对文件移交目录,如确认接收,接收人需当移交人面对目录加盖骑缝章;仅一页的骑缝章盖于该页上,以确认移交表物一致。
③以上字段从左至右依次保持宽度为15、60、90、30、15、25(mm),整表宽度为240mm。
(二)科技档案移交目录科档移交目录年度(或项目):移交单位:接收单位:welcome移交人:接收人:移交日期:接收日期:①如移交单位已按档案管理有关要求进行了分类组卷,可以将已经形成的“案卷目录”作为“移交目录”。
②对科档移交目录,如确认接收,接收人需当移交人面对目录加盖骑缝章;仅一页的骑缝章盖于该页上,以确认移交表物一致。
③以上字段从左至右依次保持宽度为15、50、90、15、30、20、20(mm),整表宽度为240mm。
(三)会计移交清册****年度会计档案移交清册凭证卷(册)移交账簿卷(册)共计卷(册)报表卷(册)工资单卷(册)详细见附录移交部门负责人(签名):移交人:年月日接收部门负责人(签名):接收人:年月日①此页样式可作为会计档案移交清册的首页,可在条目输机录入后打印出相应目录附后,再由会计人员填写此页,签字确认即可。
②对会计档案移交目录,如确认接收,接收人需当移交人面对目录加盖骑缝章;仅一页的骑缝章盖于该页上,以确认移交表物一致。
(四)印章移交清册印章档案移交清册移交内容:××××明细:1、××××(枚)。
2、××××(枚)。
3、××××(枚)。
……共××枚注:详见后附移交目录。
移交单位:接收单位:移交人:接收人:移交时间:接收时间:①对会计档案移交目录,如确认接收,接收人需当移交人面对目录加盖骑缝章;仅一页的骑缝章盖于该页上,以确认移交表物一致。
精品附录:印章移交目录(共×枚)移交日期:2008年1月1日档案利用登记表格式档案利用(借阅)登记表类型:档案年度:备注:①“利用方式及目的”一栏中“利用方式”指复制、现场查阅、借出使用等,“目的”指各种利用方式下档案的用途。
②档案利用依年度、按不同档案类型分开登记,不要混杂。
不归档文件目录格式(一)案卷目录不归档案卷目录(“页号”:为每一个案卷的卷内目录所在的页号)①以上字段从左至右依次保持宽度为20、90、30、30(mm),整表宽度为170mm。