xxxx合同管理系统需求分析说明书合同管理系统项目组2008年12月版本控制0.1文档信息0.2版本历史目录第 1 章概述 (6)1.1 文档目的 (6)1.2 项目背景 (6)1.3 目标与范围 (6)1.3.1目标 61.3.2范围 71.3.3建设原则 (7)1.4 术语解释 (7)1.5 参考资料 (8)第 2 章整体业务分析 (9)2.1 组织机构 (9)2.2 业务职责 (9)2.3 工作内容 (10)2.4 管理流程 (10)2.5 用户描述 (10)2.5.1合同经办人 (10)2.5.2合同管理员 (10)2.5.3合同会签部门 (11)2.5.4法律审核人员 (11)2.5.5各级领导 (11)2.5.6系统管理员 (11)2.5.7业务管理员 (11)第 3 章合同管理系统 (12)3.1 业务组成 (12)3.1.1起草/修订合同模板 (12)3.1.2会签合同模板 (12)3.1.4发布合同模板 (12)3.1.5起草合同 (12)3.1.6新建合同变更/补充协议 (13)3.1.7会签合同 (13)3.1.8法律审核 (13)3.1.9审批合同 (13)3.1.10批量审批 (14)3.1.11合同归档 (14)3.1.12合同授权管理 (14)3.1.13合同台账管理 (14)3.1.14框架协议管理 (14)3.1.15律师函申请管理 (15)3.1.16合同翻译申请管理 (15)3.1.17合同签署、执行情况统计 (15)3.1.18*合同付款申请 (15)3.1.19用户投诉/争议、合同纠纷管理 (16)3.1.20合同查询统计管理 (16)3.1.21效能分析管理 (16)3.1.22统计报表 (16)3.1.23信息发布功能 (16)3.1.24流程管理 (17)3.1.25基础数据管理 (17)3.1.26系统管理 (17)3.1.27待办提醒功能 (17)3.1.28合同承办人变更 (17)3.2 业务流程 (18)3.2.1合同模板审批和发布流程 (18)3.2.2二级部门经办合同审批流程 (20)3.2.4合同翻译申请流程 (24)3.2.5律师函申请流程 (25)3.2.6授权委托流程 (26)3.3 人员岗位 (28)3.4 业务需求 (28)3.5 用户场景 (29)3.5.1UC001.Error! No sequence specified.合同起草 (36)3.5.2UC002 三级部门领导审批 (37)3.5.3UC003 三级部门会签 (38)3.5.4UC004 二级部门领导审批 (39)3.5.5UC005 二级部门会签 (40)3.5.6UC006法律人员审核 (40)3.5.7UC007分管副总审核 (41)3.5.8UC008合同翻译申请 (42)3.5.9UC009 授权书申请 (43)3.5.10UC010律师函申请 (44)3.5.11UC011合同归档 (45)3.5.12UC017合同纠纷申请 (46)3.5.13UC018合同查询统计 (47)3.5.14UC019效能分析 (48)3.5.15UC020统计报表 (49)3.5.16UC021组织机构管理 (51)3.5.17UC022用户管理 (52)3.5.18UC023角色管理 (53)3.5.19UC024角色用户管理 (54)3.5.20UC025合同分类管理 (55)3.5.21UC026相对人管理 (56)3.5.22UC027关联交易公司管理 (57)3.6.1合同管理 (59)3.6.2合同执行跟踪管理 (62)3.6.3统计分析 (62)3.6.4应用管理 (65)3.6.5系统管理 (66)3.6.6工作流管理 (67)3.6.7与其它系统接口 (68)第 1 章概述1.1文档目的本文档作为中国xxxx分公司（以下简称xxxx）合同管理业务调研及需求分析报告，文中全面、详细描述及分析了xxxx移动办公工作业务现状，并在此基础上提出了项目实施建议和工作内容，文档是项目业务调研的工作总结，同时也为项目开发阶段设定了具体工作内容和目标。
本文档预期读者为：xxxx总经办xxxx合同管理系统项目组1.2项目背景xx市xx有限公司（以下简称“xxxx”）自成立以来，公司和业务规模都在飞速发展，取得了非常瞩目的成绩。
而随着公司不断的发展，公司与外界签订的各种类型的合同数目也在不断地飞速增长，但xxxx目前在合同管理上主要采用的还是手工纸质审批，从而导致在合同审批流转过程中，相关领导和人员无法及时掌握审批过程中暴露的问题和意见；同时由于没有相应的IT 系统来集中统一的抽取合同中的关键信息，因而无法做到全面的后期跟踪和统计分析，存在较大的局限性。
随着公司的进一步发展，建设集中统一的合同信息管理建设系统也就势在必行。
1.3目标与范围1.3.1目标本工程的项目目标是对xxxx现有的合同管理模式进行调研分析，在最短的时间内建成一套足以满足日常合同管理工作所需的合同信息管理系统，以满足xxxx日益迫切的全面合同管理需求。
同时，在系统建设的过程中，也将充分考虑合同信息管理系统将来的发展和其它 IT 系统的整合需求，为将来的扩容升级留下足够的空间。
1.3.2范围组织范围包括xxxx中各个部门功能范围包括系统管理，应用管理，合同管理，合同执行管理，统计分析，工作流管理。
业务范围包括综OA系统、网上报销系统、投资管理系统，CRM系统，合同管理系统等办公管理类系统，1.3.3建设原则总体上采用统一建设、统一管理的原则，避免重复开发并降低建设和运维成本。
具体实现上，为适应xxxx企业移动应用平台大规模应用和业务发展需要，系统技术实现应遵循开放性和标准化技术路线，采用.NET技术架构和B/S应用模式，支持XML规范，支持SqlServer等大型标准关系数据库进行数据集中存储与管理。
这样，保证xxxx企业移动应用平台具有良好的跨软、硬软件平台能力，强大的系统扩充能力以及健壮性，以满足xxxx不断发展的业务要求。
该系统应遵循开放、标准化技术实现，具有良好稳定性、可靠性和可扩展性，支持大并发用户量处理能力，以满足xxxx股份公司集团性质大规模化应用需要。
该系统将集中部署于xxxx大型应用服务器上，利用xxxx成熟的内部企业网实现各级用户对移动应用日常操作与管理。
系统将全公司重要移动应用数据进行集中存储管理。
1.4术语解释1.5参考资料《xxxx合同管理系统总体技术要求》2000年11月第 2 章整体业务分析2.1组织机构xxxx具体的组织机构如下图所示：2.2业务职责在公司上述架构中，市场部、个人客户部、工程建设部、网络部、总经理办公室、计划部、经营财务部、人力资源部、专家办公室、党群工作部及行政事务部为公司的二级部门，其中市场部、个人客户部、工程建设部、网络部下设三级部门，这些三级部门与不设三级部门的二级部门一样，是具体合同的承办部门。
合同经办人在启动电子化审批流程时，首先需要其所在承办部门的领导审批；承办部门审批通过后，其他部门的职责主要有：（详细的流程请见附件1，合同审批流程）1.在合同涉及固定资产投资及设备赠送的情况下，由计划部负责审核会签。
2.支出类合同或合同条款突破公司制定的标准的，需经财务部会签。
3.网络品质或服务承诺超出公司标准需经网络部会签。
4.计划部负责承办的设备采购合同需工建部、网络部、财务部会签。
5.其他二级部门及其下三级部门的会签由承办人员选择，二级部门及三级部门领导复核。
2.3工作内容2.4管理流程2.5用户描述系统用户主要有：合同经办人，合同管理员，合同会签部门，合同审核人员，各级领导，系统管理人员，业务管理员。
2.5.1合同经办人合同经办人即合同审批流程的发起人，主要负责在审核对方签约资质并经商务谈判后填写合同审批要素、包括合同概况、签约依据、签约对方的基本情况等信息后，选择模板合同文本/起草非模板合同并提交部门领导审批。
负责汇总审核意见，对原合同进行修订后，根据具体情况再次提交审核。
2.5.2合同管理员合同管理员负责合同在各级部门的送审。
各级部门都有自己的合同管理员。
2.5.3合同会签部门由会签部门相关领导负责审查合同中与本部门职能相关的项目并进行会签，会签部门领导有分工的，由该部门合同管理员负责按领导分工分送不同领导会签。
2.5.4法律审核人员负责合同文本内容的合法合规性，完整性审核及相关资质等的复核，对于存在问题的可直接退回合同经办人或合同经办人员所在部门领导进行修改。
并可选择会签部门。
按部门分配合同法律审核人员。
2.5.5各级领导领导分为：三级部门领导，二级部门领导，分管副总，总经理。
分别按各自的工作职责负责合同的审核，对于有修改意见的，可直接退回合同经办人员或发法律人员，由法律人员退回合同经办人员。
2.5.6系统管理员系统管理员进行系统的配置和日常运维管理工作，比如基础数据管理，用户管理，权限管理等等。
2.5.7业务管理员主要是对系统中和业务相关的基础数据管理，比如审批流程的设定,合同类型管理，合同编号管理等等。
第 3 章合同管理系统3.1业务组成3.1.1起草/修订合同模板由相关业务部门人员或法律人员负责发起合同模板的起草修订工作，需要填写合同模板相关信息包括：合同模板名称，合同正文，附件、起草或修订发起部门等。
然后送审部门领导。
3.1.2会签合同模板送审部门主管审核通过后，可选择由相关业务部门领导对起草合同模板进行会签，发表其会签意见，并将会签意见返馈法律人员。
然后送法律审核人员审批。
3.1.3审批合同模板法律人员审核后提交分管副总审批。
由法律部门的合同管理员将审批通过后的合同模板按合同类别添加到系统中，进行归类发布，供经办人员合同起草时查询参照。
3.1.4发布合同模板由法律部门的合同管理员对经过法律部门审批通过的合同模板，进行归类发布，以提供其它人员合同起草时查询参照。
3.1.5起草合同由合同经办人负责起草合同，首先选择签约主体（xx分公司或网络资产分公司）、模板适用，根据合同审批要素，并填写合同审批表，合同审批表由四部分构成：合同概况、签约对方、承办情况及意见汇总。
（详见附件2）然后送审部门主管。
3.1.6新建合同变更/补充协议当一个合同发生变更或有补充协议时，需要创建新的合同变更或补充协议。
其中的合同中止，合同解除，合同终止都将以新建补充协议的方式进行处理。
新建时需要选择母合同，新建的子合同的流水号要以母合同为基准。
再在后面手工加上编号。
具体规则？将来合同统计时将以合同的子合同的编号来统计是否有中止，是否有解除等。
新建子合同的审批流程和母合同流程一样。
3.1.7会签合同三级部门会签：由送审部门主管选择会签部门，并由会签部门领导对起草合同，发表自己会签意见。