xxxxx有限公司合同文档的管理制度4

xxx有限公司合同文档的管理制度

1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。

2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。

3、经理办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

4、经理办公室应根据实际需要编制合同档案检索工具，以

有效地开展合同文档的查询、利用工作。

5、各部门员工可在经理办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须填写《合同档案借阅登记表》经经理办公室负责人签字同意后，方可在经理办公室办理相关借阅手续，以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。

6、借阅者有义务保持所借文件资料的完整、整洁，如果为光盘软盘类资料要尽量保持载体无划损。

7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情

节轻重予以处罚。

8、所有借阅者不得将借出的保密性文件资料在未经许可的

情况下私自复印、拷贝或其它任何方式留有复件。如是工作

需要须复印文件资料的，须在《合同档案借阅登记表》备注说明原因。

9、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，也不得在公司内部传阅，违者视情节予以处罚。

10、为方便信息资料的流通，所有文件资料均有一定借阅期限，借阅期限依文件资料的类别由档案管理员告知归还日期，如因工作需要文件资料还需继续使用的，需办理续借手续。

11、档案封存是档案管理员独立完成的基础工作，包括：编订和存放，编订时，固定档案的所有属性、目录、编码、加密都按规定执行、同时做好档案的装订工作；存放时、根据档案存放的不同地点、柜组做好标记、并登记入册、经简便、明确和易于查收为原则，同时可建立相关的总目录和查找索引。

12、档案查找，由管理员根据查找人的要求完成，同时及时将查找结果转达如需要其它服务可在查找后将查找内

容复印，将原件归档，留复印件作查询用。

13、本制度从2017年2月1日起执行。

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