胜大超市合同管理流程

第一总则

为加强胜大超市合同事务管理，规范企业经营行为，防控法律风险，维护胜大超市合法权益，根据《中国石油化工集团公司合同管理规定》（中国石化法[2009]299号）、《胜利石油管理局合同管理规定》（胜油局发[2010]303号）和《胜大集团总公司合同管理办法》，结合胜大超市实际，制定本办法。

本办法适用于胜大超市与自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系而签订的合同，包括所有设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

胜大超市按照统一制度、分类分级、会签审核、各负其责的原则，对合同实行经办部门负责、合同管理部门归口管理和签订、履行、终结的全过程管理。

第二合同管理机构和岗位职责

一、超市公司合同管理部门包括合同主办部门、合同审核会签部门。超市公司具体承办合同业务的主办部门为企业管理部。合同审核会签部门包括财务部、企管部、主管领导等。合同主办部门的主要职责：

1、负责或牵头组织对本部门主办合同的资信调查、会谈、审核会签、报批、签订和终结等具体事务。

2、负责或牵头组织对本部门主办合同的经济、技术审查及相应过程文件的整理、保管和归档。

3、负责本部门主办合同的日常事务和基础管理。

4、与胜大集团总公司法律事务部和有关职能部门保持联系，及时反映合同履行动态。

二、合同审核会签部门的主要职责是依据其职责范围对合同的订立和履行进行审核。

三、超市公司合同管理参与人包括合同主办部门经办人、不同部门会签人、不同层级审批人和合同签约人。合同管理参与人根据其具体工作分工，履行不同的合同管理职能。

第三合同分类分级管理

超市公司实行合同分类管理制度，将合同分为重大合同和一般合同。两类合同分别实行不同的审核程序。

一、重大合同是指以超市公司名义订立的投资类、融资类、担保类、

知识产权类、不动产类等类型合同。

二、一般合同是指除重大合同以外的其他合同。

三、超市公司合同管理部门负责主办其职责范围和权限以内的重大合

同，以及本部门业务范围内经常性发生的一般合同。

第四合同的全过程管理

一、合同订立准备：企业管理部应在本部门职责范围和权限内根据各

部门、门店提供的计划、预算、申请等签约依据订立合同。各部门、

门店应于合同签订20日前向企管部提交相关签约依据。

1、资金流入类合同由相关部门、门店与合作单位谈判协商，对方

单位起草合同初稿，并上传至合同管理系统。财务部结算组根据

对方上传的合同信息，向企管部提交该份合同所需的签约依据。

企管部将签约依据扫描上传后，合同进入我单位的审批流程。2、资金流出类合同的签约依据由各部门、门店根据生产经营计划、

预算、或公司办公会议纪要、申请批复等编制签约依据，并提交企管部审核。

二、合同文本起草：根据《胜利油田内部控制手册》规定，万元以上

的经济往来应签订书面合同。资金流出类合同由企管部根据审核无误的签约依据、签约明细起草合同初稿。

三、合同审批：资金流出类合同由企管部拟定初稿，在合同管理系统

内发起会签申请。资金流入类合同由对方拟定初稿发送至我方，我方在合同管理系统内发起会签申请。合同会签的表现形式为《胜大超市合同会签审查审批表》。超市公司各会签部门根据职责分工对合同的相关条款进行审查，在《胜大超市合同会签审查审批表》发表会签意见。合同在超市公司内部履行完会签程序后，按照胜大集团总公司权限指引分级报审。各会签部门应在1个工作日内完成合同会签工作。

四、合同打印：经批准后，拟签订的合同文本由企管部统一打印。

五、合同签署：资金流出类合同由各相关部门、门店的经办人员负责

找主管领导签字；资金流入类合同由财务部结算小组负责找主管领导签字。对外签订的合同，由超市公司法定代表人或被授权人按照规定权限在合同文本上亲笔签名。

六、合同盖章：签署完毕的合同由各经办人送交企管部加盖合同专用

章。不得使用行政公章、部门公章或其他业务专用章代替合同专

用章。合同文本超过一页的应加盖骑缝章或由签约人在每页上留下可唯一识别的标志。

七、印章使用登记管理：合同专用章实行集中管理，由超市公司企管

部统一保管与使用。企管部应建立《合同专用章使用登记台账》，如实记录登记盖章时间、合同名称、对方名称、标的额、经办人、盖章人等内容。凡是用章的部门、门店必须由经办人登记完毕用章台账后方可加盖合同专用章。《合同专用章使用登记台账》中需登记合同送回日期。合同未按要求送回的，下次业务发生时将不再予以加盖合同专用章。禁止任何部门携带合同专用章外出签订合同。需要携带合同专用章外出签订合同的，须经我公司合同管理分管领导同意后由企管部派专人携带外出。

八、合同登记台账：我公司根据要求建立《合同签订与履行登记台账》。

资金流入类合同由财务部结算小组负责建立《合同签订与履行登记台账》。台账中登记的资金流入类合同各项信息应与实际保管的纸质合同相对应。资金流出类合同由企管部负责建立《合同签订与履行登记台账》。台账中登记的资金流出类合同各项信息应与实际保管的纸质合同相对应。迎接检查时，结算小组和企管部应分别提供《合同签订与履行登记台账》和相关纸质资料。

九、合同生效：合同经签字并盖章后方能生效。合同管理员负责将双

方签字盖章页扫描上传。

十、合同履行：合同生效后，合同各经办部门应认真组织合同的履行

工作。资金流出类合同由财务部根据合同履行情况，在合同管理

系统中发起付款申请，办理合同履行。付款申请批复后，根据实

际结算金额在合同管理系统中进行付款录入。资金流入类合同由

财务人员根据实际结算金额进行收款录入。每一份资金流出类合

同、资金流入类合同履行完毕后，由财务人员在合同系统中提交

履行完毕申请。合同履行过程中出现问题时，各经办部门应及时

通报合同管理部门。财务部门应根据合同的实际履行情况，于每

月 5号将资金流出类合同余额不足的相对人明细提供给商品部、

拓展部等相关部门。

十一、合同终结：合同管理员对申请履行完毕的合同进行审核后，发起合同终结申请。终结申请批复后，由合同管理员打印《合同履

行结算报告单》，办理合同终结手续，在合同管理系统中做终结操

作，完成合同全过程的闭环管理。

十二、合同备案：合同签订后，合同管理部门应对每份合同建立档案，档案中应包括合同项目考察、谈判、签订、履行、变更、解除及

解决纠纷等过程中所形成的所有书面材料及封存样品等实物。

十三、线下合同管理：资金流入类、流出类合同由相关部门、门店负责与合作单位谈判，并订立合同。经主管领导审批签字后，到企

管办加盖合同专用章，合同生效。线下合同分别交相关部门、门

店、企管办、财务部各保存一份，登记备案。

胜利油田胜大超市

2015年1月1日