文件资料归档及保存管理规定
一、基本规定
1 、项目结束后，项目监理部按《公司工程监理归档资料规定》将工程监理文件资料归类整理完毕，移交公司档案管理人员。

2、由总监理工程师主持项目监理部监理文件的整理和移交工作。

3、技术监察部应对项目监理部监理文件的移交、整编、归档工作进行监督、检查、指导。

二、监理文件的归档范围
对与工程建设监理有关的重要活动、记载工程建设监理主要过程和现状、具有保存价值的各种载体和文件，均应收集齐全、整理立卷成册后归档。

（详见公司工程监理归档资料规定）
三、监理文件立卷成册编制规定
1、卷内目录的编制应符合下列规定（册内目录也应符合下列规定）：
（1）卷内目录式样宜符合本规定附录A的要求；
（2）文件编号：填写工程文件原有的文号或图号；如无，就不需要填写（3）文件题名：填写文件标题的全称；
（4）日期：填写文件形成的日期；
（5）页数：填写组成案卷文件的总页数；
（6）卷内目录排列在卷内文件首页之前。

2、卷内备考表的编制应符合下列规定（册内备考表也应符合下列规定）：（1）卷内备考表的式样宜符合本规定附录B的要求；
（2）卷内备考表主要是对案卷情况的说明；
（3）卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后；
（4）卷内备考表在审核人签字完成后，必须加盖项目监理部印章。

3、案卷封面的编制应符合下列规定：
（1）案卷封面为内封面。

案卷封面的式样宜符合附录C的要求；
（2）案卷封面的内容包括：档号、工程编号、案卷题名、编制项目监理部、编制日期、密级、保存期限、共几册、第几卷；
（3）档号：由项目号（名称）、案卷号组成，由档案管理员填写；
（4）工程编号：应为公司或工程监理部对工程的编号，由监理办公室填写；（5）案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容。

案卷题名应包括建设单位全称、工程名称、案卷名称、卷内文件的内容；
（6）起止日期：应填写案卷内各文件最早和最迟形成的日期；
（7）保管期限分为永久、长期、短期三种。

各类文件的保管期限执行GB/T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》规定，同时结合工程项目具体情况确定。

永久是指工程建设档案需永久保存；
长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。

短期是指工程档案保存20年以下。

(暂定5年)
同一案卷内不能放置不同保管期限的文件。

（8）密级分为绝密、机密、秘密三种。

同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

4、卷内目录、卷内备考表、案卷内封面必须采用幅面为A4幅面的白色书写纸。

5、案卷装订
（1）案卷必须成册装订。

（2）装订时必须剔除金属物。

（3）案卷必须进行装订。

装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便
于保管和利用。

6、案卷装具一般采用卷盒的形式。

（1）卷盒外表采用标准尺寸档案盒，厚度分别为30mm、50mm、60mm三种。

（2）卷盒封面应符合附录C的要求；案卷脊背应符合附录E的要求。

四、监理文件档案的移交
1、项目监理部应在工程竣工验收合格后45日内向技术监察部移交档案
卷内目录
卷号
卷内备考表
案卷封面
附录D
卷盒封面
附录E
卷盒侧面封面。