《涉外文秘》（英语）课程教学大纲（2004年制订，2005年修订）课程编号: 100027英文名: English for Secretaries课程类别：专业选修课前置课：《国际贸易实务》、《商贸英语》学分：2学分课时：36课时主讲教师：周标等选定教材：江晓云,《SUP秘书英语》,广州：中南工业大学出版社,1999课程概述:秘书英语作为ESP(English for Specific Purposes)的一种，具有独特的语言现象和文体风格，应用于英语文秘这个特定的职业范围，涉及文秘工作的专门化内容，是正在从事或将从事秘书行业的人员学习或应用的专门用途英语。
本课程以英语专业高年级的本科生为教学对象，课程教学分为三个部分：第一部分为秘书的工作和职责，如接待来访、安排会务、使用电话、档案处理等，同时了解作为21世纪的现代秘书所面临的挑战、应具备的条件和能力。
第二部分是商业流通中的秘书，了解秘书与银行、邮政、电子通讯等方面的关系，介绍电子邮件、传真、电传等方面的知识和应用。
第三部分秘书英语写作，是课程的重点。
其中将商业信函写作作为基础、重点，介绍便函、建议书、报告书等商业文件的写作，强调语言文体的规范化，使用现代英语。
同时，每课都比较集中地提供与课文内容相关的文秘、商务、邮电通讯等方面的专业词汇和用语，供学习时应用。
教学目的:本课程涉及文秘工作的各个方面: 档案、处理邮件、电话联系、安排会议和出差、使用办公设备及写各种公函等,旨在培养学生的语言能力和专业知识的应用能力, 包括熟练的英语情景对话和得体的应用文、常用商业文件的写作能力培养。
通过本课程的学习, 学生应掌握涉外接待事务, 了解涉外会议知识、涉外礼仪知识等, 掌握涉外文书的种类及写法。
教学方法:教学目的决定教学内容和教学手段，英语文秘人员特殊的工作性质决定了其所应具备多方面的知识和能力。
英语文秘人员应当是既懂专业同时又了解边缘学科知识，既通晓英,又懂得相关业务的复合型应用人才，秘书英语作为一门实用技能类课程，教学应紧紧抓住语言和应用这个关键。
本课程教学通过大量实例, 模拟真实场景, 介绍英文秘书应该具备的素质。
在信函写作方面, 除了提供各种不同类型的信函样本, 还介绍了不同类型的信函的写作格式及常用表达方式。
各章教学要求及教学要点第一部分英文秘书的工作及职责(Secretarial Jobs and Duties)第一章一个好的秘书所需具备的资格(Qualifications for a good secretary)课时分配: 1教学要求:通过本章教学，使学生了解一个好的秘书所需具备的资格; 掌握秘书求职信的写作方法;了解招聘面试应该回答好的几个问题以及应该注意的细节。
教学内容:1.Wanted: Executive Secretary2.Senior Secretary Required3.Office Assistant/Administration Assistant4.Application for a secretarial position5.Making preparations for an interview思考题:1.What makes a good PA or secretary?第二章办公室工作的方方面面(Office Work Prospects)课时分配: 1教学要求: 通过本章教学，使学生了解文秘所必须掌握的现代办公设备, 如计算机操作系统、桌面印刷系统、信息传视系统、电子邮件的发送与接收等。
教学内容:1.Office Work Prospects2.Desktop Publishing3.Electronic mail4.Video Conferencing5.Videotex思考题:1. what will a successful secretary do in the office?第三章安排约会(Arranging Appointments)课时分配: 1教学要求: 通过本章教学，使学生了解安排约会时应该注意的事项, 学会写日志、日程表等。
教学内容:1.Appointments2.The Itinerary思考题:1. What should a secretary do in arranging appointments?第四章接待(Reception)课时分配: 1教学要求: 通过本章教学，使学生了解接待客人应该注意的礼节, 学会填写来访记录。
教学内容:1.Reception2.Register of callers思考题:1.How to receive a visitor with an appointment or without an appointment?2.How to give a visitor a favorable impression?第五章安排旅行(Travel Arrangements)教学要求:通过本章教学，使学生学会给上司安排商务旅行, 包括安排日程、取得签证、订票、安排住宿、办理旅行支票等事务。
教学内容:1.Preparing arrangements2.Booking an Airline ticket3.Booking by Correspondence4.Itinerary思考题:1.What does a secretary usually do in Preparing arrangements?第六章电话礼节(Telephone Manners)课时分配：2教学要求:通过本章教学，使学生掌握打电话、接电话的礼节;学会用英语进行熟练的电话交流, 写留言和做电话记录。
教学内容:1.Telephone Manners⑴ When answering the phone⑵ When making a phone call⑶ When making a phone call abroad⑷ When making a phone call in business2. Taking telephone messages思考题:1.What are the good telephone manners?2.How to use the telephone effectively?3.What is a reverse charge call (American collect call)?第七章商务会议(Business Meetings)教学要求:通过本章教学，使学生了解作为一名秘书在商务会议前要协助主席做好的准备工作,会议期间要做的工作以及会后所要做的工作,学会做会议记录。
教学内容:1.Business Meetings⑴ Before the meeting⑵ During the Meeting⑶ After the Meeting思考题:1.How to prepare a conference?第八章会议安排、会议议程以及会议记录(Programs,Agendas&Minutes)课时分配：2教学要求:通过本章教学，使学生学会安排会议、会务活动, 特别是如何整理会议纪要。
教学内容:1.Program of a conference2.Schedules of conference activities3.The minutes思考题:1. What are the main contents of the minutes?第九章文档系统(Filing Systems)课时分配：2教学要求:通过本章教学，使学生掌握文件的存档系统、分类方法、存档要求以及存档规则。
教学内容:1.Filing systems2.Methods of classification3.Ten filing commandments4.Filing rules in use思考题:1.What is the purpose of filing?2.File 5～10 of your English dictionaries according to the filing rules in use.第二部分商业流通中的秘书(Secretaries in Business Communication)第一章商业单据(Business Documents)课时分配：1教学要求:通过本章教学，使学生了解一般的商业单据,掌握其使用方法。
教学内容:1.Stores Requisition2.Purchase Requisition3.Price list4.Quotation5.Order6.Advice note7.Delivery note8.Goods received note9.Invoice10.Credit note11.Statement思考题:1. What are the eleven important business documents? How to use them?第二章银行单据(Banking Documents)课时分配：2教学要求:通过本章教学，使学生掌握国际汇票的概念及其用途、开票方法;掌握信用证的概念及其用途、开证方法;了解提单的内容以及分类;了解汇票的概念、用途及种类。
教学内容:1.International money order2.Letters of credit3.Bill of lading4.Bill of exchange思考题:1. What are the four banking documents commonly used in international transactions? What do you know about them?第三章邮政服务及电子通讯(Postal Service and Electronic Correspondence)课时分配：2教学要求:通过本章教学，使学生了解并学会使用邮政服务及电子通讯手段。
教学内容:1. Postal service⑴ Exporting by air⑵ Air parcels⑶ Small packs for abroad⑷ Printed postage Impression⑸ Direct agents bags⑹ Paying customs charges here⑺ Cash on delivery⑻ Insurance⑼ Poste restante2.E-mail3.Fax4.Telex⑴ Format⑵ Rules for simplifying telex message⑶ Rules for simplifying words5.Telegram⑴ Format⑵ Rules for simplifying telegram message⑶ Difference between telegrams and telexes思考题:1.What do you know about postal service and electronic correspondence? How are they used inmodern communications?第三部分秘书英语写作(Secretarial English Writing)第一章业务信函(Business Letters)课时分配：6教学要求:通过本章教学，使学生掌握业务信函的格式、组成部分、写作原则、语言风格等;学会写作常用的业务信函。