公司以 10 人计算，平均工资 3000 元，则每人每天有效工作时间增加 30 分钟，则公司节约 30*22/60*10*3000/22/8=1875 元/月。
四、 工作流程的定义
1. 最简单的软件使用也需要培训 无论企业使用什么样的 OA、ERP 等传统办公软件，在新人入职时都需要
培训，并且在岗位发生变动，特别是发展中的中小型企业，岗位人员的增加 或者工作内容的增加，都需要对原有的工作流程进行改造，传统的办公软件 的改变，需要对流程进行规划。并且，一旦下一个环节没有被审批，同样需 要知道下一个负责人是谁，并去找到负责人解释。 捷径：
捷径办公管理系统只要不是在个人文件中的文件，命名文件都是唯一性 的文件，仅仅是字节，不占据资源。在文件打开后，直接采用“保存/发送” 的功能，根据需要保存发送至不同位置。实现人对点、人对人的流程发送。
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3. 关于网络签名和印章 所有的企业，其财务的报销流程一定是书面的，那么需要网络签名和印
捷径办公管理系统的使用界面和操作习惯，采用了平时所有人使用的文 件夹模式，并且将所有的内容分类为固定不可变的文件模板、全部人共享的 公共文档、部分人共享的部门文档、个人文件（个人文件相当于平时的个人
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使用的电脑）。仅仅需要不到 15 分钟，新人即可明白和使用捷径办公管理 系统的功能。 节约成本：
捷径办公管理系统要将在公司每一个工作过的员工的经验充分积累下 来，汇总成企业的经验。
捷径办公管理系统对员工的所有文件记录，并通过超级管理员等对文件 的阅读，相关授权管理员对可以成为模板文件的及时使用为模板。供全公司 使用和学习。使企业经验被积累。 创造价值：
无法评估，超过价值。取决于每个企业员工经验在环节中的作用。
OA 等办公系统，但是这成为一个固定的模式。而企业不断地发展，经营者 有自身的经验和见解，市场有不可预计的变化。固定模式的流程除了生产型 企业，大多企业需要不断的修正和充实，才能符合市场的发展步骤。一般的 管理软件无法满足这样的需求，即使有，改变后需要重新培训。 捷径：
无论流程如何变化，文件的形式永远不会发生变化；无论市场如何变化， 总需要文件来体现；无论有多少经验，都需要文字来记录。捷径办公管理系 统，摒弃一切的繁复流程，采用简单的发送方式，实现文件的下级传递。同 时，所有的文字被保存和提醒。不断地重复实现企业工作习惯的保持。 节约成本：
无法预计，不低于一个人的平均工资，超过 3000 元/月。
3. 文件的使用便捷 一般办公中，查找文件是，找了自己的电脑，找服务器，或者再找别人
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的电脑。而且出现同名文件，需要一份份查阅和分析，以求得需要的结果。 极大浪费时间和资源。 捷径：
捷径办公管理系统将个人文件及共享文件，全公司文件统一化，便于查 找。主要的，建议企业在文件夹建立时，采用数字顺序命名，统一化每个独 立区域的文件夹排列顺序，便于迅速找到文件夹和文件，节约大量的时间。 同时，养成所有人的逻辑习惯，不在系统边上，也可以找到系统中的文件位 置。 创造价值：
一、改变人员变动造成的成本和困惑 二、解决专业人才的专业工作
三、解决公司文件夹及文件管理的混乱 四、工作流程的定义
五、企业常见问题处理（仅描述实现积累部分）
第三部分 如何实现企业积累（仅举例部分
第四部分 管理模块的细节操作方法（部分）
一、行政管理 二、人力资源管理
三、营销管理 四、流程管理 五、邮件管理 六、财务管理 七、内部沟通管理
2. 最直观的文件发送/流程管理 任何人在发送文件之前，除了刚刚完成的文件，否则首先是需要将文件
打开查阅后，再发送。因此，无论使用软件与否，这个步骤是必须的。在没 有使用办公软件的工作中，一般用邮件或者 QQ 等逐个发送。在使用办公软 件的企业中，采用附件发送。不利于文件的保存和查阅，并浪费系统的资源。 捷径：
⊙平凡的凝聚，管理的升华
改善管理的方法与措施
捷径办公管理系统
版权所有，盗版必究
目录
第一部分 管理的目的和追求
1.企业经营者有足够的空闲时间 2.管理管的是什么
3.最具效率反应模式 4.企业最佳成本模式
5.最客观绩效评估 6.最佳效率模式（每天有效工作时间）
7.实现资金、人才、经验的三大积累
第二部分 改变企业常见的根深蒂固工作现象（仅描述部分）
3. 最具效率反应模式 当发生新的问题的时候，员工能有主动的、全面地应变处理。
4. 企业最佳成本模式 “用三个人做五个人的事情，领四个人的工资。”这是企业管理，特别当
前人工成本不断上升的同时，最佳的绩效管理方式。
5. 最客观绩效评估 能有效激励员工，又客观评价每个员工工作，以及实现每个员工的满意
收入。同时，企业的成本得到有效控制。
公司以 10 人计算，平均工资 3000 元，则每人每天花去 20 分钟寻找文 件，则节约 20*22/60*10*3000/22/8=1250 元/月。
2. 确保文件夹及文件的安全 在传统的文件使用中，共享的文件会被小心删除，或者文件被修改。就
是在公司全员的不断传递过程中，文件不断地被发送和修改，也不知道哪一 个版本式最终版本。而且即使是有着域管理权限的服务器，文件及文件夹也 会被删除。无法保证文件和文件夹的安全。 捷径：
以人员交接时间平均约一周，及人员到位率计算，约 2500/4*2=1250 元/人/次。
4. 使企业经验得到积累 在企业招聘、录用、历任的众多员工中，许多人在工作的过程中，创新
了许多的文字经验、流程经验，特别是遇到不同问题的处理经验和技巧。但 是，没有被记录和保存。即使有也只是在个人的电脑中留存，最终随着工作 的不断交接，被遗忘和否定。 捷径：
以中小企业发展计算，人员平均在司司龄的三分之一计算，约 2500*8 个月/3=6667 元/人。
3. 使新人录用及培训成本降低、时间缩短 在过去传统中，使用强大的 ERP 或者 OA 等办公软件，新人入职总需要
花许多时间熟悉该系统，并培训流程等。即使不适用软件，新旧的工作交接 时间的漫长，公司必须同时支付二个人员的工资，并且需要等新人充分熟悉 岗位工作，时间太长，成本太高。 捷径：
捷径办公管理系统无论是固定的文件模板，还是公共文档、我的文档都 是被授权的；同时，所有的文件夹名称按照公司组织结构的模式被设置，成 为公司统一的文件夹管理模型。长期使用，将成为公司的所有人的习惯。即 使是个人有着完全权限的“个人文件”也是将随着个人对企业的文件夹认知， 从而改变使用思维。 节约成本：
只要是捷径办公管理系统后台建立的文件夹，任何人在前台无法修改和 删除，首先保证了公司文件夹的稳定。经过授权的文件夹，文件被根据需要 使用，同时个人建立的文件夹也可以实现锁定，从而保证了文件夹和文件的 安全性。特别是，每个文件的保存其后缀永远是系统的默认时间，有效确保 了文件的唯一性，从而知道文件的最后更新人员和时间。同时，对文件的使 用范围分成阅读、修改/删除/导入、打印/传真、发送/导出四种权限，确保 文件的安全使用。 节约成本：
5. 改变基础工作不被重复 虽然很多工作已经被登记和联系，但是依然成为个人的信息。例如，公
司经常需要订酒店，由前台完成，前台也咨询签约了很多家酒店，并且登记 在表格中，甚至放置在共享文件中，但是，过了一段时间，文件不是不见， 就是被改变，或者只有前台一个人知道该信息。 捷径：
捷径办公管理系统通俗化的共享文档，独立配套的规范化各类表单，使 信息被分类保存；系统中的文件可以被同时使用，但仅有指定权限人员可以 修改，确保了该信息文件的完整和延续。也确保了许多的基础性工作不被重 复。每个员工的工作价值被有效保存和体现。对员工的工作监督便捷直观。 使企业工作效率不断提升。如行政管理的工作建议。 节约成本：
以前台人员的工作量计算，约 2500*3 个月=7500 元/年。
二、 解决专业人才的专业工作
1. 替代专业人才的基础专业工作
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一般中小企业较少聘用薪金高昂的专业人才，因此在绩效考核等方面的 实施较为简单和粗暴，虽然有效，但是无法长效。 捷径：
捷径办公管理系统的本质是将一种管理方式，用软件形式来固定其管理 模式，因此，在系统的导入同时，提供几百个所有企业常用的行政管理、人 力资源管理、营销管理、财务管理等专业表格。这类被不断应用、实践、修 改、完善的独立表单，在系统的授权中，可以成为企业的有力工具。
捷径办公管理系统将公司的文件、表格充分规范后形成文件模板，并根 据管理咨询的结果对组织结构进行设计，细化部门结构、细化部门文件夹管 理，根据流程管理费计算，最少超过 50000 元/模块。
3. 将管理咨询等类型公司或专业人员的工作成果最大化 管理咨询公司所做的内容，往往需要监督实施，或者整合成为 ERP 或
捷径办公管理系统通过对以职务为中心的文件夹授权后，不同的职务能 使用的文件夹就是有限的，并在统一规范的文件夹管理中，要求不同人员对 文件的发送是强制性的统一。因此，所有人对自己的下一个汇报对象在入职 中时被清晰告知，公司的流程也被告知，其文件的发送对象是清晰的。因此， 公司随时可以改变流程的传递方式。而捷径办公管理系统减少了系统的使用 培训，节约了很多时间。
同时，文件独立授权管理，使得各项专业工作成打包形式操作，从而有 利于养成习惯、培养效率。 节约成本：
至少为专业行政或人力个人的 3 个月月薪，约 3*6000=18000 元/年。
2. 企业聘请管理咨询公司或专业人员做什么 管理咨询公司所从事的工作，简单归纳来讲就是：讲公司已经有的经验
总结出来，规范化或形成流程，并执行下去；或者提出新的管理制度，有效 挖就公司的潜力。但是管理咨询公司所做的内容，往往需要监督实施很长时 间，往往管理咨询公司的撤离，企业内容将无法完全延续管理咨询公司所做 的工作。 捷径：
一、 改变人员变动造成的成本和困惑
1. 使工作交接更加完整 员工人走了，无论有没有交接，该岗位的工作总是无法圆满的交接，许