XX公司合同管理制度
第一章总则
第一条为加强XX公司合同管理，保证合同的签订、履行、变更、解除能依法进行，维护XX公司的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》的有关规定，结合XX公司实际情况，特制定本制度。
第二条财务部是XX公司的合同管理部门，其职责如下。
（一）负责合同专用章的保管和使用。
（二）设立合同汇总的台账，负责XX公司对外签订合同的管理。
（三）检查各部门订立和履行合同的情况，并进行汇总，做出统计报表。
（四）制定有关的合同管理办法，组织各部门学习合同管理的法律和政策，提高政策水平和业务能力。
（五）参加重大合同的谈判与签订，审查与企业经济效益和市场关系较大的合同，参与合同纠纷的调解、仲裁以及诉讼等活动。
（六）合同管理人员对于合同履行中的重大问题有权向部门经理、财务经理、总经理反映，甚至越级反映。
第三条合同管理人员必须参加工商行政管理部门的专业知识培训，经考试合格获得结业证书者方能担任。
第四条本制度适用于XX公司（以下简称“XX公司”）。
第二章定额管理要求
第五条 XX公司对外的一切合同，必须加盖XX公司合同专用章，
各部门不得以部门公章对外签订合同。
第六条 XX公司总经理或总经理给予授权的各部门经理可对外签订各种合同，未经总经理正式授权者不得对外签订合同。
第七条合同在草签阶段须填写合同审查表，由部门经理签署意见后，连同合同文本一并交送财务部审查。
财务经理在三天之内进行计划、财务等方面的审查，并签署意见报送总经理审批后执行。
第八条凡涉及XX公司的对外投资、承包经营、租赁、涉外业务、原材料购销、基建项目等合同，均由XX公司财务经理报总经理批准方为有效。其他合同在总经理授权的范围内由部门经理签署。
第九条签订经济合同必须条款齐全、责任明确、字迹清楚、在合同内容上应写明标的数量、质量和验收方法、价款或酬金、结算方式、包装要求、履行期限、交货地点和方式、违约责任、解决争议的方法以及双方协商一致的其他条款等。
第十条签订合同时对对方履行的能力（包括资信资格）不明的，除要求对方出示法定代表人委托书外，还应要求对方出示工商局核发的营业执照副本，审查其主体资格和经营范围，要求其提供银行资信证明或担保，担保者必须是能够承担相应的经济责任并具备独立法人资格的经济实体。
第十一条合同要由法定代表人或法定代表人授权代表签字，并在加盖合同专用章后生效，合同生效前，合同承办人应对合同进行反复审查，如发现问题应及时纠正。
第十二条合同审查的主要内容
（一）合同对方是否具有独立法人资格，合同对方是否具备履约能力。
（二）合同内容是否符合法律和政策规定。
（三）合同是否超越企业经营范围和授权代表的权限。
（四）合同条款是否完整，文字是否正确，签约手续是否完备。
（五）按规定需要办理公证、鉴证、登记或者审核批准的是否已完成这些法定手续。
第十三条合同签订并生效后即具有法律约束力，必须严格执行确保XX公司信誉。
XX公司实行合同履行情况网络管理，每一个编号合同的履行部门、履行期限、履行内容、履行要求全面进入网络系统。
第十四条涉及XX公司付款的合同，应于合同规定的付款之日前一周，由有关部门通知财务部，以便及时筹措资金按时付款。
第十五条当事人协商一致，可以变更、转让或解除合同，但当事人约定或法律规定不得变更、转让的不得变更、转让，法律法规规定变更转让、解除合同应当办理批准、登记等手续的，应依照其规定。
凡要变更或解除合同，必须事先以书面形式通知对方，经双方协商一致，按法定程序签订新的书面协议，在双方没有达成新的协议以前，原合同依然有效。
第十六条合同承办人员收到对方要求变更或解除合同的正式文件、信件、电报应及时告知财务部以书面做出明确答复，对方的电话、
口头通知，不能作为变更或解除合同的依据。
第十七条 XX公司因情况变化需要变更或解除合同时，应在合同期满前30天向对方提出，原合同有规定或双方另有书面约定的，按合同规定或约定办理。
第十八条合同正本应由财务部负责保管，副本交总经办，复印件分送有关部门。
第十九条对各类合同都必须建立台账进行登记，台账要能全面反映合同的订立、履行、变更、解除和争议解决处理等情况。
第二十条对有关合同订立、变更、解除的往来函电、信件均应妥善保管，合同承办人员在收到对方有关函电信件后，应及时在合同副本和台账上做好记录，以便查考，并应在函电信件上签注处理意见后将其归档。
对XX公司就合同订立、履行、变更、解除而撰发的函电均应留底，有关合同的函件一律挂号发出，挂号信存根一并归档。
第二十一条合同执行完毕，应由合同承办人员、部门经理或XX 公司财务经理认可。
第二十二条对已生效的合同要及时分类、整理、立卷、装订归档，以便随时查阅。
合同履行结束后，应根据《档案法》规定保管和处理合同档案，一般买卖合同档案的保存期为三年，对重大合同须永久性保存。
第二十三条凡合同在履行中发生纠纷，原则上应由原承办人员负责解决，合同管理人员应积极配合，合同纠纷发生及解决经过应在
合同台账上进行详细记录。
凡合同纠纷通过协商解决的，均应将协商结果形成书面协议，并按协议执行合同纠纷;协商不成的，应及时向部门经理和财务经理汇报，并整理好有关资料;在法定的时效内，可以调解，调解不成的，可依据仲裁协议向有关仲裁机构申请仲裁，没有仲裁协议或仲裁协议无效的，可向人民法院提起诉讼。
第二十四条合同履行过程中如发生违约事项，应按合同的规定和罚则办理，但对确因不可抗力等原因而造成的逾期短少等情况，应取得有关方面的书面证明，报部门经理审核后转财务经理审批处理，合同承办人员不得擅自决定免罚。
第二十五条合同管理直接关系到XX公司经营管理和经济效益，必须列入各级经济责任制考核范围。
第二十六条对维护XX公司合法权益工作成绩显著或对挽回合同签订履行事故损失有功，使国家和XX公司利益免受重大损失的，应给予必要的荣誉和奖励。
第二十七条有下列情形之一，未造成经济损失的，对直接责任者或责任领导进行批评教育;造成经济损失的，按情节轻重分别给予纪律处分、经济处罚直至追究刑事责任。
（一）应当签订书面合同而未签订，以口头约定代替书面合同而给XX公司造成经济损失的。
（二）凡不使用或不验核授权证书即签订合同，或使用授权证书不当，造成经济损失的。