基建档案移交办法北京XXXXX有限公司基建工程竣工档案移交标准第一章总则第一条为贯彻落实XX产业(集团)有限公司(以下简称“公司”或“产业公司”)基建工程项目档案管理工作,统一北京XXX置业有限公司(以下简称“公司”或“上善恒盛”)基建工程文件的移交标准,依据工程建设项目档案管理有关规定制定本办法。
第二条本办法适用于公司基建工程文件编制、收集、整理、验收和移交。
公司各部门、项目工程各参建单位均应遵照本办法执行。
第三条引用依据性文件《中华人民共和国档案法》《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328 —2001)《建筑工程资料管理规程》DB11/T695-xx 《XX股份有限公司档案保证金制度》《XX(集团)有限公司档案管理办法》《北京XX置业有限公司档案管理制度》第二章基建工程档案的编制要求第四条工程依据性文件:凡本单位的发文均要求原件归档。
凡对方主送与抄送本单位的收文,均应以红头文件归档。
直接隶属关系的转发文件应以红头文件归档,间接关系的转发文件可以清晰复印件归档。
第五条工程依据性文件要求收集齐全、完整。
案卷必须遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系第六条在归档的文件中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的关联文件合并组卷,不得分立。
第七条密不可分的文件材料应依次排列:批复在前,请示在后;正件在前,定稿在后;原件在前,转发件在后;多种文字形成的同一文件,原文在前,译文在后;图纸按专业依图号顺序排列;文图混合卷(不含附图),文字材料在前,图纸材料在后;(一般不混合装订);声像和电子档案分别按载体独立组成保管单位。
第八条征地文件:建设用地规划许可证、土地使用证等硬封皮资料,不应去除硬封皮,直接组卷。
第九条工程评估材料、招、投标书、定标书、议定书、谈判协议、现场备忘录等,按文件形成的规律分类、组卷。
第条协议、合同及工程竣工验收意见书等履行签字手续完善均以正本归档。
第一条工程设计文件:按设计单位提供的卷册目录清点、收集、整理、归档。
工程变更通知单由设计单位提供,以原件归档。
第二条工程施工文件:由施工单位负责收集、整理、分类、组卷、移交。
实行总承包的,各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料,交总承包单位汇总、整理。
第三条工程监理与质量监督文件:监理产生的文件必须以原件归档,监理文件按文种进行组卷。
第四条竣工图的编制竣工图一般应由施工单位编制。
竣工图必须按照国家建筑制图标准及《北京市建筑工程资料管理规程》(DB11-T695-xx)进行编制,应完整、准确、清晰、规范、修改到位,真实反映项目竣工验收时的实际情况。
第四章归档范围及质量要求第五条归档范围及内容(一)工程档案必须完整、准确、系统,能够反映工程建设活动的全过程。
科技档案归档范围应符《XX(集团)有限公司基建工程文件归档内容一览表》(不仅限于)的要求。
基建档案归档范围应符合DB11-T695-xx《北京市建筑工程资料管理规程》。
(二)归档的文件必须经过分类整理,并应组成符合要求的案卷。
第六条归档文件的质量要求(一)归档的工程文件应为原件,要求书写材料优良、字迹工整、图形清晰,有利于长久保存。
(二)档案文件的内容必须符合北京市城建档案馆规定以及有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
(三)原件不允许涂改,若有特殊原因(例如笔误)要对原件内容进行修改的,要在监理工程师同意的前提下,用杠改的方式进行修改,杠改后在修改痕迹傍边空白处由修改人签名。
禁止使用涂改液,禁止用笔在原字迹上涂改。
(四)归档文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。
文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁。
签字盖章手续完备,凡需负责人或监理工程师签字的地方,不得空白。
签名要本人签署全名,不得只写姓,要清晰容易辩认,不得书写潦草或者写艺术签名。
(五)归档文件必须交圈。
一方面是指文件中的签字要完备;另一方面是指文件的存在要具有闭合性。
文件归档原则是“谁产生谁归档,谁提出谁闭环”,即由文件产生单位负责归档本单位产生的文件,并且由提出某项事由的单位负责归档回复性质的文件,避免重复归档。
(六)打印和复印文件必须采用激光打印机,红头文件或是加盖电子公章的文件要用彩色激光打印机。
打印件和复印件必须字迹清晰,页面干净整洁,否则需重新打印或复印。
书写时要采用以碳素墨水作为原料的书写工具。
首选碳素墨水钢笔,其次选择黑色中性笔。
除编写页码用铅笔外,不得使用上述两种笔以外的任何一种书写工具。
(七)凡加盖公章(包括竣工图章、档号章等),必须使用高品质印泥,禁止使用印台油、油墨和颜料。
(八)原材料厂家的质量证明文件,容易出现使用复写纸、圆珠笔的情况,须及时复印后将复印件与原件一起归档。
第七条文件形式(一)归档打印和复印均要求采用100%纯木浆、70g及以上的中性施胶复印纸。
归档文件一律使用A4幅面。
不得使用热敏纸、复写纸、过软过薄的纸张归档。
(二)所有文件统一页边距:上边距2、0cm 、下边距2、0cm、左边距2、5cm、右边距单面2、0cm双面2、5cm。
横向打印的文件的页边距:上边距2、5cm、下边距单面2、0cm双面2、5cm、左边距2、0cm、右边距2、0cm。
(三)归档文件字体必须在适当的大小范围之内、(四)对某些归档文件进行适当修裱。
对于幅面大于或小于A4的纸张,必要时需进行处理后再装订。
若原件比A4小不了太多,可以与本卷其他文件排好序后,靠左靠下对齐,直接进行装订;若原件幅面小于B5,对于单面有字的文件,采取粘贴在A4复印纸上的方法注意页边距要满足本条(二)的要求,页码写在A4纸上。
建议仅单面粘贴,且要粘贴牢固。
多件不能粘贴于同一页,一件可以粘贴于多页。
对于双面有字的文件,可采取置放于A4插袋里的方法(插袋用70g及以上白色复印纸制作。
页码写在插袋上(1袋视为1页)。
插袋中注明本袋所插文件的内容和总页数。
同一插袋不能插多件,一件可以分多个插袋,一个插袋可插纸张不超过10张);对于幅面较小的合格证,双面有字的,用粘贴在A4纸的方式时,要注意将A4纸相应位置规则地挖孔,以保证合格证粘贴上后其背面内容能在下页显示完整(此时注意正反面均要编页。
多件不能粘贴于同一页,一件可以粘贴于多页。
);若文件幅面等于A3,采用手风琴式折叠成A4后装订(注意折叠时留出装订位置);若文件幅面大于A3,在不影响文件内容的前提下,对边缘多余空白部分进行剪裁,使之能最终折叠成A4大小,若大于A4的部分有内容,则将边缘进行折叠,不能剪裁掉,粘贴时采用防虫性的不干胶。
(五)基建工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图。
计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件。
(七)民用建筑工程资料采用《北京市建筑工程资料管理规程》DB11-T695-xx规定表格,或用资料软件套打,打印采用激光打印机,纸张要求为70g以上A4纸。
第五章工程文件的立卷第八条卷内文件的排列(一)建设工程文件材料大体按建设程序依次排列,即依据性文件材料、基础性文件材料、设计、施工、竣工验收的顺序排列。
竣工图样按建筑、结构、水、暖、电等顺序排列,同类图纸按图号顺序排列(二)设备文件材料按依据性材料、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试、设备运转、维修等排列。
随机图样也可单独组卷。
(三)管理性文件材料按问题、时间、或重要程序排列。
(四)卷内文件材料一般是按问题重要程度、相互间的因果关系,结合责任者、时间顺序排列。
卷内文件一般文字在前,图样在后;译文在前,原文在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后;复印件在前,原件在后。
第六章案卷的编目第九条编制卷内文件页号应符合下列规定:(一)卷内文件均按有书写内容的页码编号。
每卷单独编号,页号从“1”开始。
(二)页码编写位置:单面书写的文件在右下角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角。
2、多件文件材料(图纸)组成一卷的:(1)需每件文件各自编写页码;(2)需要在每件文件的首页右上方加盖档号章(附件5),并填写档号、卷内文件序号。
若因首页的特殊纸质或者盖章会遮盖信息等原因而无法加盖的,档号章盖在文件内页的软封面上。
(三)文件材料原有页码的,可以利用,不必再编写新页码;如果该文件前后各有未编页码的非空白页,前边可向前依次标“0”“-1”“-2”,后边的接上续编即可,三部分页数加总即为总页数。
(四)成套图样或印刷成册的文件材料,自成一卷的不用拆卷重组,不要破坏原有形制,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页号;与其它文件材料组成一卷的,应排在卷内文件材料的最后,将其作为一件文件填写卷内目录,不必重新编写页号。
(五)案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
第二条卷内目录的编制应符合下列规定:(一)科技档案卷内目录式样宜符合《渝能产业集团基建工程档案管理办法及实施细则(试行)》的要求。
(二)序号:以一份文件为单位,从阿拉伯数字1依次标注。
(三)责任者:填写文件材料的直接形成单位或主要责任者。
(四)文件材料题名:填写文件材料标题的全称。
(五)编制日期:填写文件形成的日期(起止日期),竣工图填写竣工日期。
(六)起止页号:填写文件在卷内所排的起始页号,最后一份文件填写起止页号。
(七)卷内目录排列在卷内文件首页之前,卷内目录不编页号。
第二一条卷内备考表的编制应符合下列规定:(一)卷内备考表的式样宜符合《渝能产业集团基建工程档案管理办法及实施细则(试行)》的要求。
(二)卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数),以及立卷单位和按卷接收单位对案卷完整、准确情况的审核说明。
(三)立卷人:由立卷的责任者签名。
(四)立卷日期:应填写完成立卷的日期(规定移交时间前)。
(五)检查人:由立卷单位技术负责人签名。
(六)检查日期:应填写在审核的日期(规定移交时间前)。
(七)卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后,卷内备考表不编号。
第二二条案卷封面的编制应符合下列规定:(一)卷内所有文件装订成一册的,案卷封面可用封面夹(即档案夹)或案卷软封面与之装订在一起,排列在卷内目录之前。
;印刷成册而未与案卷封面合一装订的,或者是多件文件组卷的,需用案卷内封面散放在卷盒内。
1、封面夹上内容必须手写,要求字迹工整易认。
2、案卷软封面采用150g的黄色A4牛皮纸打印,案卷软封面式样见附件6。
(二)封面夹的内容应包括:分类号、档号、档案馆代号、微缩号、项目代号、案卷题名、责任者、编制日期、移交单位、密级、保管期限、共几卷、第几卷、本卷共几页、总登记号。
1、分类号。
(不用填写)2、档号填写档案的分类号和案卷顺序号。
(不用填写)3、档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。