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某中外合资企业内部控制审计案例分析及启示

某中外合资企业成立于2007 年1 月,经中外双方 协商主要建设了一套煤化工生产装置。装置投产 之后,主要为中方企业提供合格的替代原料,确 保中方企业原有装置的后续生产。双方合资合同 明确规定:合资企业的生产用原料和水电等公用 事业部分全权委托中方企业提供。在中外双方的 共同努力下,合资企业生产装置的稳定性和技术 可靠性得到不断改进,但合资企业自2007 年6 月开工以来受多种因素影响连续亏损。
为了持续经营,合资企业向银行大量融资贷款,截 至2010 年8 月底,短期贷款3亿元人民币,长期贷 款9 亿元人民币。会计师事务所在年度会计报告审 计过程中揭示并重点关注了公司的负债情况和持续 经营能力。按照合资企业合同和章程的规定,股东 双方定期联合对合资企业内部控制情况进行审计, 为此,由双方审计人员组成了联合审计组,对公司 成立以来的内部控制情况进行审计。
(3)低风险: )低风险:
未按照内部控制要求,对总经理办公会议等相关 资料进行整理归档,不利于落实责任和考核。治 理结构不完善,降低运营效率,存在超权限运作 的风险。
(1)针对整体危机管理缺陷,审计组提出尽快做好 灾害风险评估,更新相关灾害应急计划,做好突 发事件预案;制订并实施IT 灾害恢复计划,确保 完全遵守《IT 应用管理制度》;进行年度危机管 理演练。管理层明确落实风险整改责任人为总经 理,主要整改反馈意见:咨询中外双方意见,提 出相关突发事件的预案,在近期董事会上提出进 行年度危机管理演练建议并取得董事会支持;同 意增加部分网络和硬件设施,进一通过的审计实施 方案,进行审计调查,全面了解两个方面的情况: 一是合资企业的组织机构和管控流程、运营支持系 统、工作接口管理设计、内部监管和信息系统等内 容; 二是合资企业生产装置运行、财务成果及经营状况 以及各项财务指标数据等。
在核实上述数据真实性的基础上,按照合资企业合 同规定的审计范围进行审计。审计组运用风险评估 模型和具体抽样调查方法,对涉及审计范围的事项 进行了符合性测试,确定了审计重点和风险;针对 存在的风险点进行实质性测试,发现内部控制存在 两个高风险点、三个中风险点和一个低风险点,并 针对存在的风险点提出了具体的改进措施和建议。
(4)针对工艺安全关键维修任务管理缺乏程序和关 键指标,审计组提出制定并执行一套专门的控制程 序,管理工艺安全关键维修任务的延期或偏差。 管 理层明确落实风险整改责任人为总经理,具体责任 人为设备部经理,主要整改反馈意见:将有关指标 加入现有的工艺安全指标并定期汇报。
(5)针对权限授权表不完整,审计组提出应研究 并确定关键权限的管理,包括现行相关政策和流 程、启动应急预案、法律事项、与第三方协调、 招聘和解聘等。管理层明确落实风险整改责任人 为分管副总经理,具体责任人为人事部、企改部 经理,主要整改反馈意见:尽快补充并完善权限 授权表,相关条款的补充完善后向董事会汇报。
(2)针对物资采购管理缺陷,审计组提出尽快完善采购程 序,提出独家采购策略及相关采购标准控制措施;建立应 急采购计划并单独请购,同时及时跟踪考核;严格执行采 购程序,进一步规范采购行为。强化采购计划管理的及时 性和准确性,促进采购管理降本增效;请购单签字手续必 须完整,确保授权有效。管理层明确落实风险整改责任人 为总经理,具体责任人为采购部经理,主要整改反馈意见: 提出独家采购策略及相关控制措施;建立应急采购计划并 及时跟踪考核;严格执行采购程序,强化采购计划管理; 落实请购单签字手续,确保授权有效。
(1)高风险: )高风险:
1.整体危机管理存在缺陷,整体危机管理方面相 关计划已经过时,对近几年来中国一些地方连续 发生的地震、雨雪冰冻、洪灾等较大的自然灾害 没有相应的应急预案;自合资企业运转以来也没 有按照合资企业合同规定,一年进行一次由董事 会层面参与的危机演练;截至审计日,未制订IT 灾害恢复计划,无法保证业务关键信息得以很好 的保护。上述缺陷可能导致无效的危机管理,一 旦危机发生,可能引起媒体的关注;同时,可能 因缺乏IT灾害恢复计划失去业务关键信息而导致 业务中断。
2.物资采购管理存在缺陷,缺乏明确的应急采购和 独家采购控制程序,对长期合同未实现有效跟踪, 采购谈判和合同会议记录不完整,没有年度采购计 划和采购策略的执行,请购表格填写不完整。这些 缺陷可能导致非招标采购,合同滥用,增加采购成 本,降低采购效率。
(2)中风险: )中风险:
1.整体风险管理存在薄弱环节,风险管理缺乏透明度和追 溯性,抽样检测设备、生产和技术部门没有发现定期更新 风险注册表,对以往出现的如高风险事件被删除后没有说 明具体原因,对不遵守合同法律规定延迟交货的设备没有 追溯说明。这类风险如不确认和及时有效缓解,可能对合 资企业产生不良的负面影响。 2.工艺安全关键维修任务管理缺乏程序和关键指标,没有 对工艺安全关键维修任务建立责任制并对责任进行及时确 认,没有一套专门的程序和关键指标管理有关维修任务等。 这些缺陷可能削弱已确定的工艺安全管理系统。 3.权限授权表不完整,授权表只限于财务权限,其他非财 务权限分布在相关制度和岗位,比较分散,不利于员工全 面掌握、了解权限授权状况。不完整的权限授权表会导致 治理结构不完善,降低运营效率,存在超权限运作的风险。
(6)针对未按照内部控制要求整理归档相关会议资 料,审计组提出尽快指定专人进行完善。管理层明 确落实风险整改责任人为副总经理,具体责任人为 综合部经理,主要反馈意见:补充并完善总经理办 公会议档案整理,并建立定期检查制度。
从总体看,整体审计项目过程控制严密,审计方 法得当,审计依据充分,审计建议可行,审计结 果落实。 主要启示: 主要启示: 一、审前准备充分,收集数据全面并严密分析工作。 审计组在审计之前做了大量的功课——审前准备, 注意收集整理合资企业经营管理和生产数据及基 本情况,特别是注意结合各项内部制度分析重大 变化以及进行了必要的符合性测试确定审计重点, 制订可行的审计实施方案,有针对性地进行审计 任务的分解。
二、采用风险分析模型和具体的抽样方法,科学确定 审计风险,对于高风险发现适当扩大了审计抽样调 查的样本,对于确定的风险发现与有关部门进行了 广泛的沟通核实。 三、按照以往形成的审计风险发现问题数据支持系统, 确定此次审计发现的问题,在描述情况时语言准确 简洁,尤其是对问题涉及的风险揭示比较充分,便 于被审计单位责任主体接受。 四、提出的审计整改建议是站在被审计单位的角度, 具有可操作性。 五、提交审计报告及时,并且在审计报告中反映被审 计单位反馈意见情况,突出边审边落实,审计时效 性增强。
(3)针对整体风险管理存在薄弱环节,审计组提出确保 风险识别的透明度和完整性,将任何不确认的法律风 险登记在风险注册表上,并持续关注。管理层明确落 实风险整改责任人为总经理,具体责任人为企改部经 理,主要整改反馈意见:将有关指标加入现有的工艺 安全指标并汇报,每季度各部门更新风险注册表并上 报总经理,管理层会议讨论部门风险并形成风险登记 表,部门负责定期检查更换风险注册表。
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