5034试卷秘书学复习题本次学期考试以中央广播电视大学出版社出版、张玲莉主编的《秘书理论与实务》为依据。

考试时间为90分钟，考试形式为闭卷，考试题型有：填空题、判断题、选择题、简答题，案例分析题。

一、填空题：1、秘书活动的产生必须具备两个基本条件：一是（秘书活动产生的前提条件即社会管理组织）的出现；二是（秘书活动产生的必要条件即文字和公文）的出现。

2、公文处理包括（收文处理）、（发文处理)和（公文处理）三个基本环节。

3、礼仪基本内容包括（仪容）、（仪表）、（仪姿.仪态）、（气质风度）。

4、办公室管理包括四个要素：（组织目标）、（符合目标的运转方式）、（管理人员）和（科技管理手段）。

5、秘书是在各种社会组织中，为领导者或私人（办文）、（办会）和（办事）的参谋和助手。

6、秘书面临的沟通有两种形式：（纵向沟通）、（横向沟通）。

7、（会议纪要），适用于记载、传达会议情况和议定事项。

8、（调查报告）是对某一情况、事件、经验或问题，根据市场调查研究成果而写出的有情况、有分析的书面报告。

9、我国现行的13种行政公文中最典型的上行文种是（请示）和（报告），既可上行又可下行，还可平行的公文文种是（函）。

10、办公室布局一般有（封闭式）和（开放式)两种。

传统的办公室主要是（封闭式）的，现在较多采用（开放式）布局。

11、秘书在商务场合的着装应做到四个协调：与（环境）协调、与（社会角色）协调、与（自身条件）协调和与（时节）协调。

12、秘书工作的主要构成要素可以概括为（办文）、（办会）和（办事）。

二、判断题：1、通知是最为常见的行政公文，属于知照性公文。

（√）2、通告的使用范围大于公告。

（×）3、缮印是指公文人员对已签发的文稿进行打印和用印。

（×）4、会议记录是记载、传达会议情况和议定事项的公文。

（×）5、公文处理包括收文处理、发文处理和公文管理三个基本环节。

（√）6、会议具有必要性、适宜性、合法性、可行性等特征。

（√）7、公文处理要遵循及时、准确、公开、统一、简化的基本原则。

（×）8、启封是秘书特有的职责，单位和领导的所有文件、信件，秘书人员都有权拆封。

（×）9、文稿经领导签发即成为定稿，文稿据此可以生效。

（√）10、文件用印要核实份数，超过份数的文件不能盖印，并要及时销毁。

（√）11、接待通常包括五要素：来访者、来访意图、接待地点、接待任务、接待方式。

（×）12、下行沟通是指上级作为信息发布者对下属进行的一种沟通。

（√）13、名片应放在伸手可及的地方，以便随时取出，如放在裤子后口袋里。

（×）14、握手应遵循“尊者决定”的原则，即由身份尊贵的人决定双方有无握手的必要。

（√）15、跨部门的横向沟通通常采用会议、备忘录、报告等形式，其中报告是最经常采用的沟通形式。

（×）16、开放参观活动是指将组织内部有关场所和作业程序对外开放的活动。

（√）17、一个设计合理的办公室布局应该符合以下标准：方便；整洁舒适；和谐统一；安全。

（√）18、为他人作介绍时，应将男士介绍给女士，将职位低者介绍给职位高者。

（√）19、宴请和会谈的座次安排一般应遵循国际上“主左客右”的惯例安排。

（√）20、值班时应做到：准确、严谨、及时、热情。

（√）21、秘书是在各种社会组织中为领导者或私人办文、办会、办事的参谋和助手。

（√）22、印章最早出现于先秦时期，印章管理制度以唐代规定最为严格和具体。

（√）23、贴黄是宋朝首创的公文纠误制度，就是在文书的写错之处贴上黄纸，然后改正。

（×）24、请示具有一文一事、请批对应、事后行文等特点。

（×）25、在落款处加盖的印章要“骑年盖月”，以示庄重、严肃，并防止他人作弊。

（√）26、商末，朝廷中出现了我国最早的秘书机构——太史寮。

（√）27、印章是一种标志，具有权威作用、法律效力和凭证作用。

（√）28、会见的目的是正式交换意见，须达成书面协议并正式签署协议。

（×）29、商务交际的礼节与礼貌主要包括：致意、介绍、握手、寒暄等。

（√）30、会见合影，按礼宾次序，一般由主人居中，以主人右手为上，主客双方间隔排列。

（√）三、选择题1、我国最早的秘书机构产生于：（A）A、商朝B、战国C、秦朝D、汉朝2、(B)的出现是秘书活动产生的前提条件。

A、皇帝B、社会管理组织C、文字D、公文3、贴黄是（D）首创的公文纠误制度，就是在制敕等文书的写错之处贴上黄纸，然后改正。

A、商朝B、秦朝C、汉朝D、唐朝4、指出下列不属于秘书工作主要内容的选项：（C）A、办文B、办事C、办证D、办会5、汉末曹操为魏王时，设“（D）”，从此，“秘书”由指物转为指人。

A、太史B、尚书C、丞相D、秘书令6、请指出对公文处理的特点说法错误的一项。

（C）A、政治性B、时限性C、公开性D、规范性7、代表大会的会场布置要体现的是（C）气氛。

A、庄严肃穆B、热烈喜庆C、庄严隆重D、自由活泼8、下列选项不属于公文处理的作用的一项是：（D）。

A.助手作用B.枢纽作用C. 查考作用D. 总结作用9、下列程序中不属于发文处理阶段的是（D）。

Ａ．拟稿Ｂ．审核Ｃ．缮印Ｄ．批办10、下列选项不属于会后工作的一项是（C）。

A、清理会议文件B、离会与送别C、撰写会议记录D、会议工作总结11、法规性公文以（C）日期为成文日期。

A、签发B、用印C、批准D、定稿12、官印被作为公文有效性的标记，是从（B）开始的。

A、商朝B、汉代C、唐朝D、宋朝13、（C）是指主要领导人对审核过的文稿进行最后审阅，并签字同意发文。

A、批办B、注办C、签发D、分发14、横向沟通最经常采用的沟通形式是（B）。

A、面谈B、会议C、备忘录D、报告15、秘书做好随从工作的主要目的是（C）。

A．为领导者创造良好环境 B．保证领导者身体健康C．节约领导时间 D．提高领导效能16、下列选项不属于办公室的办事原则的是：（D）。

A、服务原则B、高效原则C、保密原则D、分散原则17、下列选项不属于办公室日常事务管理的是：（D）。

A、邮件管理B、值班管理C、印信管理D、行政管理18、秘书应把（D）作为接待工作的主要依据。

A．领导指示 B．单位条件 C．来宾要求 D．接待方案19、（C）曾四次担任中央秘书长和军委总政治部秘书长职务。

A、毛泽东B、周恩来C、邓小平D、瞿秋白20、“尊者决定”的原则适用于（C）。

A、致意B、介绍C、握手D、寒暄21、下列选项不属于秘书职业着装“TOP”原则是（D）。

A、整齐的B、适合特殊场合的C、舒适愉快的D、高级的22、下列中不符合设计合理的办公室环境标准的选项是（D）。

A、方便B、安全C、整洁舒适D、豪华23、接到打错的电话时，比较妥当的处理方式是（C）。

Ａ、告诉他打错了，然后挂电话。

Ｂ、告诉对方你的号码是什么。

Ｃ、仔细问他找的人是谁，看能否帮忙。

Ｄ、告诉他，查清楚号码再打。

24、下列中不属于公文处理的基本环节的选项是（C）。

A、收文处理B、发文处理C、办文处理D、公文管理25、商末，朝廷中出现了我国最早的秘书机构（A）。

A、太史寮B、丞相府C、尚书台D、太尉府26、（A）是在收文处理和发文处理中的一个共同的工作程序。

A、登记B、拟办C、批办D、用印27、（A）适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

A、报告B、请示C、函D、调查报告28、下列中不属于商务交际的礼节与礼貌的选项是（A）。

A、宴请B、致意C、握手D、寒暄29、档案集中制度产生于（D）。

A、商朝B、秦朝C、唐朝D、宋朝30、（D）是指文件承办完毕，由经办人在公文处理单上注明处理结果和处理日期。

A、拟办B、批办C、承办D、注办四、简答题1、秘书活动产生必须具备的条件是什么？答：秘书活动产生必须具备的条件有两个：（1）秘书活动产生的前提条件，即社会管理组织的出现。

（2）秘书活动产生的必要条件，即文字和公文的出现。

2、请简述秘书职业道德规范的具体内容是什么？答：秘书职业道德规范的具体内容有以下几点：（1）文明礼貌。

（2）爱岗敬业。

（3）诚实守信。

（4）办事公道。

（5）勤俭节约，消费有度。

（6）遵纪守法，熟知熟用法规。

（7）团结协作，互助友爱。

（8）实事求是，勇于创新。

3、请简述秘书工作有什么作用？答：秘书工作有以下几点作用：（1）参谋智囊的作用。

（2）事务助手的作用。

（3）枢纽的作用。

（4）协调的作用。

（5）窗口的作用。

（6）信息的作用。

4、请简述收文处理和发文处理的环节。

答：收文处理，指各单位围绕所收公文进行的一系列程序性工作，主要包括对公文的签收、启封、登记、分送、拟办、承办、催办、注办等工作环节；发文处理，指各单位围绕所发公文进行的一系列程序性工作，主要包括对公文的拟稿、审核、签发、编号、缮印、校对、用印、登记和分发等工作环节。

5、请简述会务工作的原则。

答：会务工作的原则包括：（1）认真领会领导意图和会议的指导思想；(2)熟悉和掌握会议的组织领导情况；(3)协助领导拟定会议安排；(4)精心组织，周到服务；(5)重视并妥善做好会议的善后工作。

6、会议纪要与会议记录有什么区别？答：会议纪要与会议记录的区别有四点：（1）性质不同。

会议纪要是规定性行政公文，而会议纪要是记录会议情况和议定事项的事物性文书。

（2）内容的繁简程度不同。

会议纪要的内容是对会议记录进行整理、提炼而形成的会议内容的要点，重点体现会议的宗旨；而会议记录是对会议情况的原始、详尽的记录，重点体现会议的过程性和具体性。

（3）形式有所不同。

会议纪要具有公文的规范格式，而会议记录的形式则比较灵活和自由，会议纪要通常采用总分式结构，而会议记录则采用顺时结构。

（4）处置方式和作用不同。

会议纪要一般可以文件的形式发布或在报刊升公开发表，用来“传达会议情况和议定事项”，而会议记录只作为内部资料，以备查考。

7、请简述接待工作的原则答：接待工作的原则有：（1）热情大方，注重实效。

（2）认真负责，细致周到。

（3）确保安全，内外有别。

（4）勤俭节约，讲究礼仪。

8、请简述办公室的办事原则答：办公室的办事原则主要包括：（1）服务原则。

（2）高效原则。

（3）保密原则。

（4）统一原则。

五、案例分析（一）意外的电话这天上午公司孙总正在主持召开公司的董事会。

公司有规定，在开董事会时会，参加人员一般不接电话，等散了再说。

十点左右，公司的大客户李总来电话，他对孙总的秘书于雪说他有急事要与孙总商量。

面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：a、李总，对不起！我们老总正在开会，不能接听电话。

b、李总，实在不凑巧，我们孙总正在参加董事会，估计会议要到12点钟才结束。

回头我们再给您来个电话，您看这样可以吗？c、李总，请您稍等一下，孙总刚刚散会，我马上帮您去找找。