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日期
位置： 美式：在信头和收信人名称地址之间 英式：通常在收信人名称地址之下 均可以齐头，也可以靠右 写法： 美式：月-日-年 英式：日-月-年
美式日期举例
信头
Interstate Products, Inc. 511 Interstate Court Sarasota, FL 34240 USA
邮编(在 邮编 在 国家之前) 国家之前 国家
中国地名的翻译规范
• 用汉语拼音直译; • 一个地名只大写第一个字母 例如：“山东青岛” Qingdao, Shandong Qing Dao, Shan Dong • 可用缩写: Rd. = Road, Fl. = Floor, Ave = Avenue
Parts of a Business Letter 信件组成部分
Essential Parts 必要部分
1. The letterhead 信头 2. The date line 日期 3. The inside name and address 收信人名称地址 4. The salutation 称呼 5. The body of the letter 信文 6. The complimentary close 结尾敬语 7. The signature 落款
For Ciba-Geigy Chemicals Co.
Yours faithfully, L. Van Linde L. Van Linde
Manager, QAD Software Co.
打印签名 职务 公司名称
具体收信人
• 位置： 1. 收信人名称地址之下 2. 齐头式靠左，缩格式居中 3. 要加下划线 • 表示的是承办本信件的具体个人或部门 1. Attention: Mr. H. A. Donnan, Export Manager 2. Attention of Mr. Cave 3. To the attention of Mr. Liu Ming 4. ATTN: Mr. Iverson
日期
Date: April 4, 20--
Shandong Foreign Trade (Holdings) Corporation Limited 51,TAIPING ROAD Qingdao, 266001 China
收信人名称地址
英式日期举例
信头
OFFICE SYSTEMS PTY. LTD. 124 Oak Street Chatswood England Aqueous Technologies 291 Caxton Street Sante Fe U.S.A 18 November, 20-Dear Sir or Madam, Tel (61-2)419 3209 Fax (61-2)419 4011 E-mail info@
词首字母全大写， 词首字母全大写，用 逗号或不用标点符号
Dear Mr. Johnson, 或 Dear Jack,
结尾敬语
• 位置： 齐头式靠左对齐，缩格式偏右 • 如果不知道对方名字： 第二个单词小写， 第二个单词小写， 1.Yours faithfully, 结尾用逗号或不用 2.Yours truly, 标点符号 3.Faithfully yours, 4.Truly yours, • 如果知道对方名字：
1. Beijing Textiles
Imp & Exp Corp. 8 Jianguomen Nei Dajie Beijing 10005, China Telephone: 86-10-6526-8888 Fax: 86-10-6527-6028 E-mail: carl@
信文
编号 10. Ref.No 附件 11. Enclosures 抄送 12. cc our Shanghai Branch Office 13. P.S. We require payment by L/C for a total value not exceeding USD50,000. 附言
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组成部分分项示例
1. Beijing Textiles Imp & Exp Corp. 8 Jianguomen Nei Dajie Beijing 10005, China 信头 Telephone: 86-10-6526-8888 Fax: 86-10-6527-6028 E-mail: carl@
Used by Americans
Less formal and between persons known to each other
建议使用Biblioteka 落款结尾敬语 手写签名Yours faithfully,
Yours faithfully,
Ciba-Geigy Chemicals Co. Pam Lotis Pam Lotis Pam Lotis Inspection coordinator Pam Lotis Inspection coordinator
中国地址名称用英文写
单位名称
Jiangsu Import and Export Corporation
街道 大楼名称
Jiangsu International Business Mansion, 50 Zhonghua Road, Nanjing 门牌号 城市 210001, P.R. China
Optional Parts 附加部分
8. The attention line 9. The heading 10. The reference notation 11. The enclosure 12. The carbon copy notation 13. The postscript 具体收信人 标题 编号 附件 抄送 附言
English Correspondence on Foreign Trade
Lesson 1 Business Letter-writing
• 商业信函书写
• • • • •
一、The Layout of Business letter （贸易函电格式） 1. Indented Style （缩格式） 2. Blocked Style （齐头式） 二、The Structure of A Business Letter （贸易函电结构）
收信人名称地址 日期 称呼
日期写法注意事项
• 月份最好用文字，如：
1. 2. 3. 4.
2nd May, 20-主意标点符号！ 主意标点符号！ 2 May, 20-September 21st, 20-September 21, 20--
• 避免月份用数字，如 11/12/20--
称呼
• 位置： Gentlemen后 后 必须齐头 用冒号 • 如果不知道对方的姓名： 对男士：Dear Sir, 或Dear Sirs,或Gentlemen: 对女士：Dear Madam或Ladies • 如果知道对方的姓名：
10.Our Ref.
Your Ref.
2.Date: November 15, 20-3.Messrs Ronald & Co.
556 Eastcheap London, E.C. 3, England
8.Attention: Import Dept. 4.Dear Sirs, 9.Re:Order No.220 5.We thank you for your enquiry of 5 November.
编号
Our Ref. Your Ref.
日期
2 . Date: November 15, 20--
3.Messrs Ronald & Co. 556 Eastcheap London, E.C. 3, England
收信人名称和地 址
称呼 4.Dear Sirs, 标题
8.Attention: Import Dept. 具体收信人
9.Re:Order No.220
5. We thank you for your enquiry of 5 November. In compliance with your request, we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your reference. we would suggest that you advise us by a fax in case of interest. We await your early favorable reply. 6. Yours truly, 7.Beijing Textiles Imp & Exp Corp. 结尾敬语 Sig. _______________ (Manager) 落款
信函组成 部分示例
In compliance with your request, we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your reference. we would suggest that you advise us by a fax in case of interest. We await your early favorable reply.
6.Yours truly, 7. Beijing Textiles
Imp & Exp Corp. Sig. _______________ (Manager)
11.Enclosures our Shanghai Branch Office 13.P.S. We require payment by L/C for a total value not exceeding USD50,000.