学生会人员档案管理制度
档案工作是校学生会工作连续性、有序性的有力保障，为实现工作的正规化，特制定此项制度，以提高工作效率和工作质量。

档案分为：五大类----人事档案、工作档案、活动档案、财务档案、大一晚自习检查情况备案等
一．内容要求
（一）人事档案
1.学生会成员资料档案（附每学期成绩）
a.新成员申请加入学生会表格（附照片)
b.老成员个人简历表（附照片）
2.学期个人评估档案
a.包括自评、互评与老师、主席点评
b. 评优或违纪处分备案
3.团员资料档案
（二）工作档案
1.分院、学校及大院团委学生会下发的有关工作文件通知
2.学生会各项规章、管理制度备份档案
3.会议记录档案
4.各部门工作考核评估档案
5.主席团、团委、各部长阶段工作和学期工作总结，以及下一阶段工作和下学期工作计划
（三）活动档案
1.承办活动备案（包括竞标书、总结等）
2.主办活动备案（包括策划书、总结等）
3.社会实践活动备案（包括计划书、参与人员名单、所需相关材料、总结等）
总结包括新闻报道、图像、文字等材料
（四）财务档案（包括赞助入账、支出明细、收据支票等）
二．档案保存与管理
1.学生会所用相关档案均由办公室或宣传部统一制作，并交由办公室发放。

非统一表格、书面材料等一律不许进入档案保管
2.所有档案建立时，必须按要求如实完整填写
3.各个部门增加或更替干事，必须在变动完成后两天内向助理递交变动情况。

增加人员则应由部长向办公室领取表格后，增建档案
4.所有成员自动离职或被撤职者其个人档案不予退回，对其工作变动性质将留有记录
5.所有档案必须以统一格式递交
（1）上交档案采用A4复印纸
（2）正标题采用小二号宋体加粗格式，正文用四号普通宋体
（3）计划、报道、总结等要附加封面，写明落款，竖版装订
6.上交档案必须有电子版及复印版，以便办公室存档。

将电子版交由办公室及主席处备案
7.各项活动策划、总结材料须在活动结束三日内，交至主席审核批复后，由相关部门部长交到办公室统一管理。

（对于承办活动需按照大
院要求）不交或迟交者均追究责任，造成损失者酌情严肃处理三．档案查阅方法
1.查阅要求：
a.各部门可以根据工作所需可借阅有关文件,但必须经过主席本人同意方可，不得将有关文件作非工作之用
b.各部门借阅文件后,应保持文件的完整,清洁,不得在文件上乱涂乱写,并且应该及时归还办公室
c.查阅前请对照秘书处档案清单,明确档案名称及档案号
d.认真填写索档单,并由部长以上级（含）签名
e.过期不还或是遗失，视情节严重作相应处理
2.借阅手续:
a.各部门副部长,干事,借阅资料要征得部长同意,并由部长亲自告知主席
b.借阅档案应办理登记手续(包括编号、档案名、时间、借阅人员等)做到责任落实到个人
c.借阅时间不得超过三天(主席同意除外)
d.复制文件必须征得主席的同意
e.外单位借阅学生会工作档案的,需向办公室提出书面申请,并经主席签字同意后方可,办公室对外借档案应做好外借登记(要求同上),外借期限不超过5天。

外借档案不能为文件原本。