第一节会议概述案例导入：某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。

接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。

一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。

几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。

事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。

但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。

尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。

一、会议及会议要素（一）会议的定义（P92）会议是把人们组织起来讨论和研究问题的一种社会活动形式。

它需要三人以上共同参与。

根据《现代汉语词典》的解释，会议一词有两种含义：一是指有组织有领导地商议事情的集会，如全体会议、厂务会议、工作会议等；二是指一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织，如中国人民政治协商会议、部长会议等。

秘书的会议事务工作指的是第一种含义。

会议是人类社会历史发展的产物，它经历了如图的演变过程：（ＰＰＴ）（二）会议的作用1、会议的积极作用（1）交流信息，互通情报。

通过会议的报告、发言、讨论，可以交流工作情况，相互通气，彼此较快地了解全局，克服认识上的主观局限性。

（2）发扬民主，科学决策。

通过会议可能听取各种不同意见，集思广益。

（3）增强友谊，促进团结。

会议是人与人的直接接触，通过交流思想，总结工作，开展批评与自我批评沦，有助于加强上下级之间、同级之间的了解，增进团结。

（4）统一认识，协调行动。

通过会议作出决议、决定，共同贯彻，以推动工作的开展，防上各行其是，减少相互矛盾。

（5）带动消费，促进经济。

成千上万的会议，已经形成“会议产业”。

2、会议的负面作用。

（ 1）造成时间、精力的浪费。

美国一位管理学家说过“领导人相当的一部分生命要在会议中度过”。

前苏联的一位文秘专家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究资料：“会议比重占指挥员和专家工作时间的30％～33％。

”日本效率协会统计发现“全日本科长以上管理班人员工作时间的40％是在开会。

”在我国，领导人员开会的比重究竟占多少，目前尚无人去研究，大约不会低于上述所列百分点。

如果众多的领导者都陷入会海，哪里会有时间和精力去做他们该做的事呢?（2）金钱的浪费。

开会就要用钱，越高级、越长、越大型的会议，一般说来用钱越多。

会议费用有些是正当而必须的，有些则是可用可不用的，有些则纯属铺张浪费。

（3）信息的重复、浪费。

有些会只是层层传达，复述上级意见，或者为会而会，走过场、搞形式，本身并不结合实际，其结果是制造重复信息，滋长文牍主义。

（4）滋长不正之风。

长期以来，有少数干部成了专门开会的“职业开会者”，还有些人极力争取参加各种会议，无非是借机在旅游胜地公费游览。

还有些人除了“开会”外，别无他事，开完会并不去认真传达贯彻，成为典型的会议型官僚主义者。

近年来还出现利用会议敛财，收取各种名目的赞助。

（三）会议的十大要素我们不能简单随意地将任何一种聚合或会合都看做是真正意义上的会议。

如三五成群在一起聊天，一起打篮球。

只有具备了构成议的十大要素，集体的活动或聚会才能构成会议。

只有明确了构成会议的基本要素，才便于从整体上把握整个会议的全面工作，以利于会议的顺利进行。

1、会议名称一个完整的会议有4部分组成：会议主办单位或会议范围、会议的时间或届别、会议的主题以及会议的类型。

如：大同贸易公司 2003年电子商品销售工作研讨会在实际工作中有的是可以被省略的，如：深圳开放科技股份有限公司 2008年度股东大会 2002年浙江省公路春运票价听证会2、会议时间包括通知开会的时间、会议开始时间、结束时间、每项议程时间据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟，超过45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。

因此，每次会议时间最好不超过一小时。

如果需要更长时间，应该安排中间休息。

安排会议时间要考虑人们的生理规律。

一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人们办事的效率较高。

3、会议地点指会议的具体地点，如国际会展中心三楼会议室。

一般而言，中小型会议一般在本单位或本城市就能安排地点，如果是大型会议，我们除了要考虑现场会场的环境，还要考虑大的开会城市的条件。

所以，为了使会议取得预期的效果，应根据会议的性质和规模，来综合考虑会场的大小，交通情况，环境与设备是否适合等因素。

案例：沃尔玛首次全球董事会在中国召开。

（一是一直依赖中国提供优质商品；二是我们从1996年起开始在中国开设零售分店。

董事应该亲自到这些店来看看，了解中国这个市场对沃尔玛的价值及重要意义）4、会议主持者：指主办部门、主持会议的领导人5、会议参与者指会议的出席者（有发言权、表决权）、列席者（有发言权，无表决权）或者因讨论具体事项而特别要参会的人员（电子产品销售工作研讨会，特邀电子产品研发人员来讲解技术在销售工作中的重要性）不同类型的参与者，我们可以通过不同颜色的胸卡来做以区分。

6、会议议题包括会议的主要议题和其他要讨论的问题，根据会议目的的来确定并付诸讨论或解决的具体问题，即为什么而议，议什么。

案例：第二届方正国际合作伙伴会议的议题就围绕“方正集团如何寻求发展之路”7、会议的形式为提高会议效率，会议进行的方式，如座谈、讨论、报告等8、会议的文书包括书面会议通知在内的一切会议书面材料，如会议日程表、会议讨论所用材料等9、会议的结果会议结束时实现目标的情况。

即会议形成的结论、具体议题的解决办法、确定的承办部门以及具体落实步骤10、会议的费用用于会议的必要支出，如租金、交通费、餐饮费、材料准备费用，这些都是可以看见的直接的物质成本，其实除了看得见的成本，还有一些无形的成本，如时间成本，人工成本等会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数×会议时间（小时）。

公式中平均工资所以乘3，是因为劳动产值高于平均工资；乘2是因为参加会议要中断经常性工作，损失要以2倍来计算。

如因不及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意；不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户；不能及时解决自己管辖范围内的突发时间而停工停产等因此，参加会议的人越多，成本越高。

开会之前，算算会议成本；开会之中，想想会议效率。

二、会议的分类会议从其产生发展到现在，已经涉及人类生活的各个方面，包含的内容十分广泛，我们只能按类概述，从不同的角度，依据不同的标准，分出不同的类型。

（一）按照会议的规模划分特大型（万人以上）大型（千人以上）中型（数百人以上）小型（十人以上）微型（十人以下）（二）按照会议的内容含量划分按照会议的内容含量给会议划分类型，实质上是根据某次会议讨论议题的情况来划分。

依据这一标准，可将会议分为两类：综合性会议：综合性会议指一次会议要讨论和研究多方面的问题。

这类会议往往因为内容含量大、涉及面广，故而要求准备工作做的扎实、细致，会议召开的时间也较长。

专题性会议：这类会议一次只集中解决一方面的问题，讨论研究一方面的工作或事情。

会议议题具有单一性或专一性。

如××经验交流会；×节日庆祝活动会；高校招生工作会议等。

当然，这类会议在一个集中的议题下面根据所涉及具体问题、工作、事情的不同，可以分若干方面进行讨论和研究。

（三）按照会议召开的时间划分定期会议：指按照一定的时间间隔或一定的循环周期固定召开的会议，亦称例会。

如办公例会、各种定期召开的经验交流会、学术讨论会等。

不定期会议：根据组织开展工作的需要，随时要召开的会议。

如防汛紧急会、抗灾紧急会、××工作布置会、研讨会等。

（四）按照会议的级别划分按照会议的级别划分是依据我国党政领导机构从中央到地方的不同等级划分的，比如中央级会议、省、市、自治区级会议等等。

在工商企业中，有董事会议、总裁会议、经理会议、部门经理会议等（五）按照会议的秘密程度划分公开会议：内容无需保密的会议。

如联谊会、运动会、公制会、庆祝会内部会议：内容只能在组织内部公开的会议。

如企业营销策略研究会机密会议：会议内容涉及组织的秘密，或不必扩大知情范围的会议，如企业发展战略研讨会（六）按照会议的性质划分决策性会议：包括立法性会议、党务性议、行政性会议等。

非决策性会议：包括业务性会议、动员宣传布置性会议、纪念性会议、娱乐性会议、新闻性会议等。

（七）按照会议与会人员集中或分散情况划分由于现代会议形式的出现，有了与传统的与集中一处开会不同的异地开会形式，因而也就有了与集中开会对应的非集中会议形式。

非集中的会议主要借助现代通信技术召开会议。

包括电话会议、电视会议、网络会议等，统称为电子会议，是在一定的电子设备的支持下举行的本地或异地会议。