专业知识
1.住宿服务事项 2.登记预定返程票 3.设立参观旅游咨询台
工作任务2 会场服务
工作流程
检查会场
会场照明 会场布置 会场安全
为代表合影
服务人员到位
调试设备
影视设备
音响设备
工作步骤
会场检查 设备安装与调试 礼仪服务人员的到位与准备 做好会议记录与会议简报
会议代表合影
专业知识
1.会议记录 1）会议概括 2）会议内容 3）会场情况 4）记录签署
1.与酒店各部门召开协调会议
1）销售部工作
2）客房部工作
3）餐饮部工作
4）财务部工作
5）保安部工作
6）娱乐部工作
2.接站工作
1）确定迎接规格 2）设立接站台 3）掌握会议代表抵达会议地详情 4）开设专用通道与休息室 5）迎接交通工作安排
3.会议报到注册
1）会议报到 2）签到 3）收取会议费用 4）安排食宿 5）发放会议资料 6）票务服务 7）其它工作
会场座位格局设计和安排 座区划分与作为排列 会场装饰 主席台布置 座位标示
2）会议座位格局形式 a、上下相对式 （礼堂型、而字型） b、全围式 c、半围式 d、分散式
工作任务3 会议文件、证件制作 及会议相关物品的准备
工作流程
选择证件、文件及物品样式
征求会议代表意见
制作和印刷
编制费用预算
工作步骤
选择会议证件、事务性文件及会议物品 编制会议证件、文件及会议物品预算
会议证件、文件、物品的印刷和制作
专业知识
1.各类会议证件种类和功能 代表证、出席证、列席证、嘉宾证、签 到证、工作证、记者证、通行证、车证
2.会议用品设计制作及物品的租赁准备工 作中应注意的事项
3、印刷品
4.会议文件的类型 主旨文书、议案文书、事务文书、决议 文书、信息文书
会议服务概述
2020年4月25日星期六
第一节 会议服务概述
一、会议服务的含义 1.会议服务的概念
2.当前会议服务的发展情况
第一节 会议服务概述
一、会议服务的含义 会议服务的概念 当前会议服务的发展情况
会议服务的分类
按提供服务的时间划分 按会议服务的内容划分
三、会议服务的特性
综合性
协调性
灵活性
成立会务组
明确分工、确定各环节责任人，进行岗前培训 协助起草下发会议通知（邀请函）
组织报名并汇总参会代表名册及其他资料
专业知识
1.会议通知的种类
按照会议通知的性质：预备性通知 正式通知
按照会议通知的名称：会议通知 邀请信（函、书） 请柬 海报 公告
2.电话礼仪 模拟
3.会场布置形式 1）会场布置的内容
4.会议服务人员应具备的思想素质 1）爱岗敬业 2）服从第一 3）严格遵守规章制度
5.会议服务人员心理素质培养
1）掌握心理服务 2）了解会议服务对象的心理需求 3）掌握会议服务心里策略
a.提供“人情味”的服务 b.提供以尊重为本的服务 c.提供超常、超前服务
工作任务3 后勤配套服务
工作流程
后勤配套服务
5.会议日程表
练习题 召开一个500人左右的某协会
的年会前应做好哪些工作？应准 备哪些文件和证件？
第三节 会中服务
工作任务1 会议报到接待服务
工作流程 与酒店各部门召开协调会
接站服务
设立接站台 安排接站车辆
报到服务
签到注册
发放资料 安排住宿 返程票预定
工作步骤 1.与酒店各部门召开协调会议 2.接站 3.会议报到注册
餐饮服务
安全性
会议期间活动
安全保卫
医疗保障
代表返程安排
工作步骤
餐饮安排 活动安排 安全保卫与医疗保障安排 会议代表返程服务安排
专业知识
1.就餐安排要求 2.会议菜单设计原则 3.就餐形式
第四节 会议后期服务
工作任务1
退房
撤离会场
送站资Leabharlann 整理结账 整理物品 文字资料
会后总结
影音资料 资料汇编
工作步骤
安排会议代表退房 送站服务
整理会议资料及物品 费用结算
会后总结
专业知识
退房时注意事项
结账主要内容
会议服务总结
工作任务2
建立旅游服务组
确定旅游项目
进行旅游参观 与旅行社接洽
登记旅游情况
工作步骤
组建会议旅游服务组 与旅游合作单位接洽 登记会议旅游情况
安全旅游参观
做好安全保障工作
与需求房签订正式会议服务合同 与会议酒店及旅游承办商签订合同
专业知识
1.宾馆酒店基本知识
2.确定会议地点的方式 1）由会议需求方制定会议地点 2）由会议服务方根据会议需求方的要求来
选择会议地点
工作任务2 会议前期准备
工作流程
成立会务组
服务人员岗前培训
发放会议通知
会场布置
汇总代表名册
组织报名
工作步骤
1.制定计划原则 2.自知准备原则 会议服务的原则 3.人性化服务原则 4.遵守利益礼貌原则 5.保证安全的原则
第二节 会议服务
工作任务1 会议服务方案的制定 工作流程
了解会议服务需求
确定会议酒店
签订会议服务合同 制定服务方案
确定旅游承包商
工作步骤
与会议服务需求方商谈了解会议需求 选择会议酒店及旅游承办商 制定会议主要项目报价表
2. 书面会议记录的格式
3.图像记录
4.声音记录
2.会议简报 1）会议简报的内容
反映会议的主要活动和主要事件 反映与会者反响强烈的问题 反映代表性的较为广泛的意见 反映与会者的新观点、新建议
3.会议服务礼仪
1）会议服务人员的语言、举止要求
2）礼仪着装礼仪要求
3）交往礼仪要求 a.握手礼 b.交谈礼节