关于规范合同的签订、整理、归档、保管的通知

为严格规范公司合同的签订、整理、归档、保管工作，方便公司领导审阅、各个部门查阅合同，通知如下：

一、从2010年1月1日起，各个项目部合同部对从该日起所起草的所有合同施行分类整理、归档、保管，即租赁类、购销类、劳务分包类、地方关系类四类。如有需要可列其他类。具体分类详见附件。

二、从2010年1月1日起，各个项目部合同部对从该日起所起草的合同采用新的合同编号，即年度+项目部代码+合同分类字号+编码（3位数字）。例如；（2010）大广四劳字第056号，即2010年度大广四项目部劳务分包类第56号合同。

如果合同进行变更或者补充则合同编号相应的增加“补”字，其后编号采用2位数字，其他不变。

合同编号为公司内部归档整理使用，在对方原件上不予填写，只在合同会签表上填写，至合同签订后由管理人员在我方留存的文本右上角上书写。

三、从2010年1月1日起，各个项目部合同部对从该日起所起草的合同重新编写分类台帐，台帐编号按照上述四类分别独立编写。

四、从2010年1月1日起，各个项目部所起草的合同必须采用新的合同范本、新的合同会签单，严格按照公司的规定实行会签程序。新合同会签单参见附件。

五、项目部所签订的合同由其合同部统一编号、整理、归档、保管、传回公司，所有原件必须交合同部保存。

六、项目所签订的合同必须留存对方材料，即个人的留存身份证复印件等，企业、单位的留存企业相关材料、授权书、被授权人的身份证复印件等。

七、项目部原则上不留存合同原件，所签订的合同原件必须传回公司法务考核办统一归档、保管。公司财务部、成本管理部、经营开发部、机械材料部以及项目部合同部可以留存合同复印件。

八、其他未尽事宜，按照公司管理手册规定处理。

法务考核办

2009年12月17日附件

合同分类

租赁类合同（租）机械设备仪器类租赁合同

各类车辆租赁合同

物资材料类租赁合同

其他租赁类合同

购销类合同（购）水泥类采购合同

钢材类采购合同

机械设备仪器类采购合同

各类车辆采购合同

物资材料类采购合同

物资材料的加工定做类合同

油料类采购合同

土、石、砂、石灰采购合同、采购告知书

互联网安装、移动电话购买协议

其他购销类合同

劳务分包类合同（劳）路基路面分包类合同

桥梁劳务分包类合同

涵洞劳务分包类合同

隧道劳务分包合同

预制梁场、拌和站劳务分包类合同

项目部临建劳务承包合同

技术检测、实验合同

其他劳务分包类合同

地方关系类合同（地）临时征地及补偿类协议

乡村道路通行类协议

乡村农田补偿类协议

临时租地、占地类合同

各类房屋租赁合同

供电供水类合同

其他地方关系协议

其他类合同（他）技术服务协议

保险合同

保安合同