公路工程项目竣工文件材料立卷归档编制办法竣工文件编制总说明一、术语1、案卷：由相互联系的若干文件材料组成的一种档案保存单位。

2、卷内目录：案卷内登记文件材料及其排列次序的目录。

3、卷内备考表：说明案卷内文件材料状况的表格。

4、档号：由分类号和案卷号组成。

二、组卷要求1、组卷要遵循科技文件材料的自然形成规律和工程项目档案的成套性、系统性原则，科学分类，便于查找和利用。

2、案卷内科技文件材料所反映的工程项目情况和有关管理活动内容必须真实、准确、齐全、完整。

3、案卷内科技文件材料必须书写工整，字迹、线条清晰，耐久，表格统一规范（文字、表格A4，图纸A3），制作和书写材料，必须利于长期保存。

书写材料必须用碳素墨水或蓝黑墨水书写工具书写，禁止使用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔。

凡由易褪色书写材料制成的文件材料（复写纸、传真纸），应复印保存。

工程试验、检测等表格签字必须齐全，不能同一人代签。

4、改建工程竣工资料要求上交一套原件，交至项目所在地县（区）公路局档案室。

三、科技文件材料的排列1、按工程路线统一的里程桩号，由小到大依次排列（施工阶段形成的案卷依路线进行方向，按照路基、涵洞、路面、桥梁、沿线设施及监理工作的顺序分别进行排列）。

桥梁部分按照自下而上的顺序排列。

2、项目技术文件材料按来往文件（管理、依据性文件）、质量评定、原材料试验文件、施工原始记录等顺序排列。

3、管理性科技文件，按问题或重要程度排列。

4、科研课题文件材料按准备立项、研究试验、总结鉴定、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。

5、案卷内文件材料一般文件材料在前，图样在后。

6、竣工图按里程、专业、图号排列。

7、案卷内科技文件材料要按照一定的顺序以件为单位排列。

四、案卷的编目（一）编写案卷页号1、案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号。

2、页号的位置：单面书写的科技文件材料，在右下角编写页号；双面书写的科技文件材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号（此处所说的文件左、右下角均为装订成册后的左、右下角），表格装订时表头向左。

3、卷内目录、备考表不编页号、不装订。

4、要求以件为单位编写小流水号，如所归档的文件属符合档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的在卷内文件目录页数中填写每册的页数，并在备考表中注明合计件数的总页数。

若一卷内只有一件，则只填写终止页号。

5、页号暂用铅笔编写。

（二）案卷封面的编写1、案卷封面：采用案卷外封面的形式，外封面印制在卷盒的正表面，案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限用3号宋体字打印到纸上（卷盒附带纸），粘贴在卷盒的相应位置上。

2、案卷题名：案卷题名应包括公路工程建设的名称、起讫里程、单位工程（含分部、分项）及文件名称，如属桥梁工程，还应同时标明结构、部位的名称。

案卷题名应简明扼要、准确地反映出卷内文件材料的内容。

（1）项目技术文件材料（施工、监理、设计单位）按以下格式：G205滨州黄河大桥至柳桥转盘段×××桩号（指合同段起讫桩号）×××工程×××结构×××部位×××名称；如：G205滨州黄河大桥至柳桥转盘段K0+000—K10+320路基工程土石方填筑检测表（2）管理性文件材料①建设单位、设计单位、总监代表处按以下格式：G205滨州黄河大桥至柳桥转盘段+责任者+问题+文件材料如：G205滨州黄河大桥至柳桥转盘段总监代表处关于加强安全生产管理工作的文件材料G205滨州黄河大桥至柳桥转盘段段K0+000—K10段项目部关于×××××的文件材料②监理、施工单位按以下格式：G205滨州黄河大桥至柳桥转盘段××桩号××问题××名称如：G205滨州黄河大桥至柳桥转盘段K0+000—K10+320关于加强安全生产管理工作的文件材料3、编制单位：指案卷形成单位（单位名称用中标单位名称）4、编制日期：案卷形成日期（用阿拉伯数字填写，如：2005年04月21日）。

5、保管期限：填写规定的保管期限，参见附件一“公路工程竣工文件材料归档范围和保管期限表”。

6、密级：暂不编写。

7、档号：填写档案的分类号和案卷顺序号。

如：国道采用GL5·1·205·×——××（省道采用GL5·1·S239·×——××）其中“GL”为一级类目公路代号；“5”为二级类目公路工程；“1”为三级类目公路；“205”为四级类目工程项目代号（205代表：国道205）；“×”为五级类目；“××”五级类目的案卷顺序号。

档号用3号宋体字一行打印在卷盒附带的纸上，粘贴在相应位置上。

8、卷脊：需填写档号和案卷题名，参见附件三。

卷脊档号用4号宋体字，分两行横排打印，第一行是分类号到四级类目（GL5·1·JSDL），第二行是五级类目和五级类目案卷顺序号（·×—××）,案卷顺序号同案卷封面上相同，档号位置要适中。

案卷题名从右至左竖行排列，首行上空二个字，用3号宋体字打印到卷盒附带的牛皮纸上，粘贴在相应的位置，题名的内容要与上下的横线间各空5毫米。

桩号打印要横排，字头向右。

五、卷内目录的编制（要求必须按照附件四打印）（一）件号：用阿拉伯数字从1起依次标注。

（二）文件编号：填写文件材料的编号。

（三）责任者：填写文件材料的直接形成部门或主要责任者，用文件上所加盖的公章名称（或规范的简称），案卷封面及文件中的名称要统一。

（四）文件材料题名1、原文上有标题的，填写文件材料标题的全称。

2、原文上的标题太简单或者没有（如会议纪要、通知等），应自拟标题，重新拟写一个符合科技文件材料内容的标题，外加“〔〕”号。

3、每份文件材料的标题，在拟写时开头空格两字，以段落格式填写，横格内不能超过三行字。

（五）日期：填写文件的形成时间，填写时可省略“年、月、日”字样，单月单日可用零补充。

如2005年3月9日可填写成“20050309”，（分两行填写，资料日期只到月的用0补充），若一件资料的年度有跨度，则填写起止时间。

（六）页数：应填写每件文件材料的总页数，如所归档文件符合档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的在卷内文件目录页数中填写每册的页数，并在备考表中标明合计件数的总页数。

（七）备注：留待对卷内文件变化时作说明（如果有与科技文件材料内容相关的特殊载体的档案，要求在此栏标注*，具体载体的档号在卷内备考表中具体写明。

）（八）文件目录：若每件材料内有多个文件，则在件内附文件目录。

六、卷内备考表的编制（一）卷内备考表要标明案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。

页数要求填写卷内每件页数相加之和。

（二）立卷人：由档案整理组卷人签名。

（三）审核人：由组卷单位负责人审查签名。

（四）立卷时间：填写完成立卷的日期。

（五）审核时间：填写审核案卷完成的日期。

七、案卷内各部分内容的排列顺序卷内目录——文件目录——科技文件材料——备考表八、案卷装订的要求（一）项目管理性文件应根据组卷要求，以件为单位进行装订（除请示、批复等有针对性的文件外，一般一份文件一装订），施工原始资料（试验、施工等表格）装订厚度最多不能超过2cm.（二）每件文件要求有封面，统一印制。

（三）每份文件要求取掉金属物，采用三孔一线方法，用白色的档案专用线装订，孔距80mm，装订线距左纸边10mm。

（四）装订时，文件材料装订边和下边一定取齐，横表格的文件材料，应把表头向左装订。

（五）对批示、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽；原件有破碎的，要求粘贴在A4纸上。

九、档号章档号章内容包括档号、件号和页数（见下图），填写时用四号仿宋体。

档号章盖在每件文件首页的左上角，距上边沿1公分，左边沿2公分的位置，档案整理单位只填写件号、页数(档号章必须盖正、盖规范)。

十、竣工图归档应符合下列要求：1、竣工图要全面、准确地反映竣工路线、路基、路面、桥梁、隧道、涵洞、路基防护等全部施工造型和特征。

2、施工图没有变动的，由竣工图编制单位将原施工图图标修改为竣工图图标再加盖竣工图章作为竣工图，凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图章。

3、凡结构、工艺、平面布置等重大改变及图幅变更面积超过10%的，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章，图纸下方应加竣工图标。

4、竣工图章应使用不褪色的红印泥，盖在竣工图纸的右下方、设计图标栏上方，或盖在不压图形和文字的空白处，竣工图章尽量不要压到图纸的内容，尤其是签字，绝对不能与竣工图纸中的字重叠，若图纸正面无空白处，可将竣工图章盖在反面的左下角。

（见下图）竣工图章中的日期要填写到日，编制人、技术负责人、监理负责人必须本人手填。

5、重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明。

6、图纸按297mm×420mm（A3）规格装订成册对折入盒；大于A3规格的图纸应逐张按手风琴式折叠成297mm×210mm（A4）规格，图标外露；图纸目录中图号与页号对应的不编页号，不能对应的需重新编制卷内目录。

十一、照片档案1、照片档案只归档一套（若照片为数码相机拍摄，则刻录光盘一份）。

2、照片档案分为照片和底片。

照片的案卷页号，正面编在右上角，背面编在左上角，应以照片的自然张为单元编写照片题名。

3、照片题名在尽量保证内容完整的前提下，将文字说明改写成照片名称。

照片名称不应超过50字。

4、照片号应以照片的自然张为单元编写照片题名、案卷内照片的顺序号，以每张照片为编写单位，每卷从1开始编写顺序号。

5、照片档案文字说明的内容要具备六要素：照片号、时间、天气、地点、事由、摄影者。

文字说明要求文字简洁、语言通顺，一般不超过200字。

与本项有关的实物档案，如领导人题词、奖杯等，可拍摄照片放在照片档案中，实物另存。

6、案卷题名：照片档案一卷要拟写一个案卷题名，写在封面上。

案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题。

案卷题名一般应包括责任者、问题、名称三部分。

责任者不便标出时，也可不标。

7、总说明：一组（若干张）联系密切的照片说明。

8、底片号：底片与照片对应，一卷内编一个流水号。

底片装入照片档案盒内相应位置，并标明底片号，底片号的编写与照片号相同。

底片由建设单位保存。

9、主要工序和关键的隐蔽工程均要有照片。

10、要求编制案卷目录一式二份，填写归档移交清单，最后经档案部门检查验收后，办理签字移交手续。