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合同档案管理规定

甲方：___________________

乙方：___________________

日期：___________________

一、总则

第一条为加强合同档案管理工作，特制定本办法。

第二条各部门职工均有保护合同档案的义务。

第三条为确保合同档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步推行电子化管理。

二、合同档案管理范围

第四条各部门对外签订的合同均属于本《办法》管理范围。

第五条每一份合同包括合同正本、副本及与之有关的文书、图表、传真件以及相关单证等附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议，均应妥善保管。

三、立卷归档

第六条专人负责收集、管理合同档案。

第七条归档时间：发生法律效力的合同档案，按工作阶段性进行归档：

1、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。

2、凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。

第八条归档要求

1、材料完整齐全。立卷时，要求将合同的正件与附件等统一归档。

2、系统、条理、保持有机联系。合同分类准确、立卷合理。

3、公司内合同实行统一编号，便于分类归档。

四、合同档案的管理

第九条归档办法

1、方法：以合同编号分类，并核定合同档案的机密程度，一份合同一卷，按时间顺序

排列，卷内文件按主次关系排列，正件在前，附件在后。

2、步骤：

收集整理分类立卷

第十条过程管理：

1、预立卷：应及时做好日常的预立卷工作，将需归档的预立卷的文件整理好。合同档案管理人员要定期检查已执行完毕但未归档的合同及相关文件。

2、保管：设立专用文件库保存合同档案。从合同档案的内容、时间、档案价值等方面，确定各类合同档案的保管期限，编制成表。

3、销毁：合同档案的销毁时应有至少一人以上负责监销，并在清单上签字。

第十一条合同档案的调阅

1、因工作需要调阅合同档案，须填写“合同档案查阅单”，注明查阅合同档案的名称、编号、密级、查阅人等。依据查阅权限和档案密级，经合同档案管理负责人签批后方能查阅。

2、任何人不得随意外借归档的合同文件材料，确因工作需要外带，须办理合同档案外借手续，经有关负责人批准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅合同档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。