Standard Parts
Optional Parts
1.Letterhead 信头
外贸(公司)商号的信笺，一般都印有信头， 外贸(公司)商号的信笺，一般都印有信头， 包括写信人的公司名称、地址、电话号码、 包括写信人的公司名称、地址、电话号码、 传真号及E mail等 有些会将经营项目， 传真号及E-mail等，有些会将经营项目， 注册商标和公司董事、 注册商标和公司董事、经理等姓名一并印 在信头上。如需打印， 在信头上。如需打印，则信头位于信笺上 中央或右上方。 中央或右上方。 地址的排列应由小到大。 地址的排列应由小到大。
5.The body of the letter 正文
书信的主体，表达发信人的意见。 书信的主体，表达发信人的意见。在信的 开头有开头语( Sentences),自成 开头有开头语(Opening Sentences),自成 一节， 一节，在习惯上是用客套语先将收到对方 的来信的日期、编号或查号、 的来信的日期、编号或查号、主题及简单 内容加以综合叙述， 内容加以综合叙述，使对方一目了然这封 信是答复哪一封去信的。如果是第一次通 信是答复哪一封去信的。 信也可以利用开头语作必要的自我介绍。 信也可以利用开头语作必要的自我介绍。
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课程考核说明
考核能力要求 1.能够遵循正确、具体、清晰、完整、礼貌、体贴、简洁等外贸英语函电写作 原则，掌握常用信函格式和标准信函结构； 2.能够掌握国际贸易术语、专业句型习惯表达方法，熟悉外贸合同、信用证条 款，了解外贸英语函电语言的发展状况； 3.能够熟练处理建立业务联系、询盘、报盘、还盘、订货、成交、付款、信用 证、包装、装运、保险、投诉与索赔、代理等外贸英语函电各项环节的具体 业务，运用书面英语与客户有效交流，实现不同交易环节的业务目的； 4.能够利用巧妙的写作技巧，在贸易谈判中有礼、有据、有利，立足长远，促 成交易，实现利润最大化。 考试形式 学生最终成绩由平时成绩、期末考试成绩二部分组成。平时成绩由学生的出 勤、课堂表现、作业组成。期末考试采取闭卷笔试形式。 成绩测评方法 总评成绩采用百分制按如下比例评定：平时成绩（出勤=10分、课堂表现=10 分、作业=30分）占总评成绩的50%；期末考试成绩占总评成绩的50%。
a. Courtesy titles are used in business correspondence, such as Mr., Mrs. and Miss. b. If you do not know whether a lady is married or not, use Ms. All these are followed by family names. c. If you do not know whether the recipient is a man or a woman, use Dear Madam or Sir. They are not followed by family names. d. If you know the appropriate departmental head, you’d better address the letter to him or her, by his official title not by his or her name. Thus a letter concerning purchasing should be addressed to: The Sales Manager, the recipient’s address. e. When the recipient holds a special title, such as Doctor, Professor, address him/her by this title: Prof. Smith. Dr. James White / James White, MD But not Dr. James White, MD Dr.
3.The Inside address 封内地址
收信人( 收信人(recipient)的行名和地址一般是列在信笺 的左上方，沿左页边线写起，一般在日期下2 的左上方，沿左页边线写起，一般在日期下2－3 封内地址与信封地址写法相同。 行。封内地址与信封地址写法相同。 信内把收信人名称地址写明对工作有便利。 信内把收信人名称地址写明对工作有便利。对发 信人而言，便利有二： 信人而言，便利有二：一是发信时可与信封地址 相互对照，避免放入信封时发生差误； 相互对照，避免放入信封时发生差误；二是发信 后便于准确归档，便于以后查找。对收信人而言， 后便于准确归档，便于以后查找。对收信人而言， 便利也有二：一是收信人读信时， 便利也有二：一是收信人读信时，如发现信封名 称地址与封内名称地址不符， 称地址与封内名称地址不符，可以知道是放入信 封时发生错误，将信返回； 封时发生错误，将信返回；二是收信后如信封与 信函分离原信仍能保持完整，便于查阅。 信函分离原信仍能保持完整，便于查阅。
4.The salutation 称呼
这是写信人对收信人的一种称呼， 这是写信人对收信人的一种称呼，其位置是在封 内地址下面的两行，并于封内地址平头。 内地址下面的两行，并于封内地址平头。 目前外贸书信中一般通用的称呼语有： 目前外贸书信中一般通用的称呼语有：Dear sir , Dear Madam, Dear sirs, Dear Mesdames, Dear Madam or Sir, Dear Sir or Madam ,Gentlemen 中文译为“敬启者”“执事先生”），Dear Mr. ”“执事先生 （中文译为“敬启者”“执事先生”）， xxx 。 称呼后面的标点，一般使用逗号或分号， 称呼后面的标点，一般使用逗号或分号， Gentlemen (不能用单数 后用冒号：。 不能用单数)后用冒号 不能用单数 后用冒号：。
Introduction
1.Definition 1.Definition
English business correspondence refers to the letters , cables, telexes, faxes and e-mails dealing in international business, as well as in domestic trade, of course.
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Chapter one Written Communication – An Overview
Parts of Business Letters
1.The Letterhead 信头 2. The Date 日期 3. The Inside address 封内地址 4.The salutation 称呼 5.The body of the letter 正文 plimentary close 结束语 7.Signature 签名 8. The References 参考编号 9.The Special Markings 特殊标记 10.The Subject Line 标题、事由 标题、 11.The Carbon Copy Notation 抄送 12.The Enclosure 附件 13.The Postscript 再启
a. You may use formal salutation if you write to a company and do not know who to address to. In this case you use Dear Sirs, and in America people like to use Gentlemen. b. If you know the person you are writing to, you may use informal salutation. Dear Mr. Green, Formal: Informal: Dear Sir Dear Mr. Green Dear Madam Dear Mrs. Green Dear Sirs Dear Miss Green Gentlemen Dear Ms Green c. If you do not know whether a man or a woman will read your letter, you may write Dear Madam or Sir/Dear Sir or Madam. d. You cannot use Sir/Sirs alone. You have to use dear to go with Sir/Sirs but Gentlemen is used alone and cannot be used in the singular. The salutation is two lines below the inside address without any indentation.
English for Business Communication
主讲教师： 主讲教师：杜顺 E-mail: dushun@
Contents
Chapter 1 Written communication--an overview Chapter 2 Establishment of Business Relations Chapter 3 Inquபைடு நூலகம்ries and replies Chapter 4 Making Quotations & Offers Chapter 5 Counteroffers & Declining Orders Chapter 6 Acceptance & Orders