论秘书人员的知识结构摘要：本篇文章从各个方面简要的叙述了身为新时代秘书所需要具备的一些知识，以及所需要的知识的构成要素和秘书人员要胜任工作，起到应有的作用，必须具备相当的基础知识、专业知识和适应各种工作不同能力，所以，现代秘书工作迫切要求秘书工作人员构建起满足本职工作的需求、适合时代发展要求的知识结构。

本文立足于此，具体探讨了秘书人员构建合理知识结构的原则。

关键词：秘书基础知识专业知识素质自动化秘书的知识结构对于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构式必不可少的。

秘书工作人员由于处在半领导阶层之中，接触的范围广、遇到的事情多，因此要求秘书应该具备相当广泛的知识。

但秘书处在一个特殊的低位，所以秘书需要一种特殊的知识结构。

一、基础知识（一）基础知识：主要包括文、史、哲、数、理、化，以及天文、地理、生物等各个方面的基本知识。

缺乏基础知识，经常会导致工作上的一些失误。

在各个不同的领域担任秘书，就有不同的知识要求。

由于秘书经常陪同领导身边，遇到领导需要的问题时如果连自己都不知道，那又如何能做到为领导分忧的本质呢!特别值得提出的是，我们应该注重语法和逻辑的学习。

我们在工作中机关应用文在写作上主要采取的是说明和论证的方法，所以对其准确性和严密性的要求比较突出。

因为汉语的语言非常的丰富，其表达方式也颇多，这就更要求从事秘书工作的人懂得一些语法和逻辑知识，这样可以使行文更为妥当。

（二）管理学知识:秘书人员固然不是直接的管理者，但是却是管理的协助者，管理工作也是秘书工作的一种。

秘书在管理工作中应该注意，一是关于“人”的知识。

秘书在工作中要和上上下下各方面的人打交道，自己的沈凡也在不时的变化（在领导面前是助手；在下级面前是半个领导；在同级别中又要充当协调者的角色），因此要求秘书不但要具有接待人的社会知识，而且最要对于行为科学、社会心理学等各方面的基础知识。

二是关于系统论、信息论、控制论等方面的知识。

这是本世纪新出现的综合性基础理论，它在各种管理工作中所起的作用，正在日益为人们所认识和利用。

秘书人员应当掌握这种科学的思想方法，以加深对各自管理系统的理解，提高为领导提供信息的数量和质量，从而最终达到协助领导提高其管理控制水平的目的。

（三）秘书业务知识：秘书业务知识是秘书人员的专业知识，它直接影响着秘书的工作水平。

在这方面一般包括以下几方面的工作内容知识资料工作、调查研究、政策问题、公文研究、文书处理、协调工作、群众工作、会务工作、信访工作、档案工作、查办工作、机关事务工作等等。

同时，对秘书史的了解，可以加深对秘书工作规律的认识，增加对其本职工作的修养。

作为一个称职和出色的秘书，应当逐步对秘书工作的全局有比较透彻的了解，尽管他不可能样样都能干到。

秘书人员对秘书工作范围的知识掌握ide越多、越广，对自己具体工作意义的理解也会更加的全面和深刻，因而才会使工作越做越好。

（四）辅助知识：辅助知识既不像基础知识那样具有“根基”作用，也不同于专业知识那样起“标志”作用。

它对秘书人员的作用是丰富头脑、开阔视野、扩大思路、提高工作效率（五）专业知识：这是秘书工作的中心知识层面，它直接影响秘书秘书工作的水平。

现代秘书的专业知识主要包括:：信息工作、市场调研与市场预测工作、经营管理策划工作、参谋工作、办公室管理与办公室事务管理工作、各种会议的组织与服务工作、协调工作、接待工作、上午管理工作、沟通公关交际工作、文书拟写处理工作、资料档案工作、办公现代化及点击政务、电子商务工作等知识。

二、秘书的素质（一）基本素质1、身体素质：将抗的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。

要有一个健康的体魄。

身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。

2、心理素质：要时刻保持良好的心态，心里状态要正常，不要被情绪所左右。

每一天都应以平和的心态从事自己的工作。

一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。

3、思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。

（二）业务素质1、理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其他知识。

另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的发展动态。

2、实践经验：要注意总结工作中号的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。

3、办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案、办会还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。

（三）文化素质：1、社会科学：学好专业知识应是起码的要求，而动的一点文史，具备一定的文化素养，也很有必要，可以陶冶人生情趣，也会对工作有所益处。

2、自然学科：仲裁、调解事件五花八门，常常要涉及自然科学的有关知识。

平时要注意积累；在平时工作中也要不停的学习这方面的知识。

3、外语：我们在工作的过程中，很可能会涉及外国当事人，对外交往中，无论是书面还是口头，都要经常用到外语。

我们国家现在也在支持与国际接轨，我们也应该与时俱进。

（四）其他素质：我们在平时应该学会一些有益的技能，如电脑、开车等一类的技能。

俗话说“艺不压身”如果我们具备了一定的素养总会有我们显山漏水的那一天。

同样，如果我们不具备这种素质，那么总会有我们碰到无地自容的那一刻。

但是有一点要明确，我们必须要围绕我们自己的本职工作这个“重心”去学习，做好自己本职工作的前提下，我们才有机会去充实其他的知识与技能。

三、秘书的大体分类（一）通用秘书：就是在我们党政机关办公厅（室）担任秘书工作的公职人员。

由于受党政机关的性质，低位和职权的决定，通用秘书的任职资格往往高于行业秘书，属于典型的“通才”型秘书。

通用秘书，既要具备多学科、多专业的理论知识，又要具备多部门、多行业的业务知识，还要具备多方面的能力和经验。

我国的通用秘书，在整个公务秘书队伍中占主导地位，并影响和规范着其他类型的秘书。

这是因为，通用秘书工作与党和国家机关关系密切，并且有优良的传统和严格的管理。

由于我国公务员制度的实施，通用秘书的前景十分看好。

（二）行业秘书：行业秘书就是在不同行业中担任专业秘书人工作的人员，如法律秘书、科技秘书、外事秘书、医务秘书、商务秘书和教学秘书等等。

由于这一类秘书处在专业性较强的行业中，他们除了需要掌握一般的秘书专业知识和具备一般的业务能力外，还必须具备本行业的专业知识和业务能力。

四、办公自动化对秘书工作的影响（一）公文的制发，主要包括草拟、审核、签发、复核、用印、分发等程序。

现在，公文的撰写主要通过电脑完成。

这样的好处主要体现在通过电脑排版文档，可以很方便的对文档进行修改，而且不会留下任何的痕迹。

文档的字体，字号和格式等均可以根据需要进行设置，使得公文格式更加规范，也体现了公文的严肃性和权威性。

而且，再加上打印机、复印机的辅助设备、使公文的印制也更加的方便。

避免了以往公文排版印刷的麻烦。

（二）自动化对秘书办会的影响无论是党政机关还是公司企业，在日常管理活动中，大大小小的会议总是必不可少的。

而每开一次会，总要衍生出一批这样那样的费用。

比如食宿、会议场地、招待费用、文件材料等等。

随着现代科技的发展，我们应该对会议的方式进行改革，除了大型的需要特别保密的会议以外，其他的会议可以根据情况采用电视、电话、网络会议等会议方式。

这些方式和传统的会议方式相比，其特点就是方便跨界、不受空间时间限制、成本低廉、节约开支。

这样也使得秘书因为办会而需要作的准备工作简单了很多。

任何事物都是具有两面性的，办公自动化的发展虽然给现代秘书工作带来了很大的便利。

但是，也产生了很多负面的影响，过渡依赖自动化办公，对于秘书人员的文字与语言能力提高会产生很大的阻碍。

五、秘书角色意识的培养进入21世界以来,随着经济社会的持续迅速当展和知识经济的到来,我国秘书工作职业化的不断推进,要求秘书人员应该具备较高的业务素质和良好心理素质.一个秘书能否经济意识到自己是"秘书",意识到社会对秘书角色的期待,是能否进入秘书角色，适应岗位的关健．因此，秘书的角色意识是秘书人员对秘书角色的心理体验，是秘书工作活动中的心理活动．例如人家说秘书是领导的“高级保姆”这就贬低秘书工作，工作性质误判；2006年4月发生的“秘书门”事件让人们对秘书人员角色意识的重要性有了更为深刻的认识。

ENC大中华区总裁陆纯初和他的高级女秘书瑞贝卡因工作琐事发生激烈争吵，导致后者被迫离职。

可见，良好的角色意识对秘书工作何等重要。

如果缺乏这种意识秘书人员就无法发挥秘书自身的主观能动作用，只能做一个机械履行秘书职能的“机器”，不可能成为一个优秀乃至卓越的秘书。

因此，一名优质的秘书人员，不仅应具备良好的业务素质，拥有熟练的操作技巧，正确的角色意识更是有助于秘书在工作中获得“事半功倍”的效果。

做一个合格的秘书，必须要培养良好的秘书角色意识，培养受到先天和后天诸多因素的影响，培养秘书的角色意识可以从以下几方面入手：（一）重视正规教育为培养正确的角色意识打好基础正规的教育是造就大量秘书专业人才，实现秘书意识优化的主要途径。

正规的教育体系必须建立开放的，相互沟通的制度。

“一个全面的开放教育体系帮助学习者在这个体系中能够纵横移动，并要扩大他们可能得到的选择范围。

”要做工到这一点，学生应有许多机会从一种教育类型转到另一种类型，能方便地进入不同的阶段，又能在不同的点上离开。

学生可以选择适合自己的学习形式，学习内容，学习媒体，学习场所，学习时间。

（二）投身社会实践是培养正确的秘书角色的途径秘书只有投身到社会活动中去，善于自我设计，自我完善和自我总结，才能正确确立角色意识优化的标准和内容，并随客观现实的发展予以调整，充实和创新。

看一下徐本禹的典型事变：徐本禹充分体现了理想信念坚定，价值取向正确，积极进取，奋发成才，能于战胜困难，敢于创新，乐于奉献社会的精神风貌，也体现了社会责任，积极服务经济社会发展的良好社会形象。

在徐本禹身上不仅体现了勇于创新，乐观向上，艰苦奋斗，自强不息的宝贵品质。

而且他面对贫困，始终保持自强不息，昂扬向上的精神状态和艰苦奋斗的作风，不抱怨，。