• 防患未然 • 改进产能 • 建立人际关系
• 发掘新机会
• 规划、休闲
不紧急
• 繁琐的工作 • 某些信件
• 某些电话
• 浪费时间之事
重要
• 危机
压力人
从容人
• 急迫的问题 • 有期限压力的计划
无用人
• 不速之客
无聊人
• 某些电话
• 某些信件与报告
• 某些会议
• 必要而不重要的事
不重要
紧急
时间管理的理论
活在真实的时间里
早晨离开家时从容自在 微笑着开始新的一天的工作和学习
享受悠闲的午餐时间 充满信心地应对新挑战
活在真实的时间里
结束一天工作学习，对当天的成就感到满意 回家与朋友家人相处
保持健康的身体、理想的体重 暂停一下，深呼吸；集中思绪；补充精神
时间管理的理论
分清主次原则
80/20原则
计划为要原则
麦肯锡30秒电梯理论 莫法特休息法
一些现象......
80%的销售额来自20%的顾客 80%的生产量来自20%员工 80%的病假源自20%的员工 80%的教师辅导时间被20%的学生占用 80％的垃圾是源自20％的地方 80％的看电视时间都花在了20％的节目 80％的阅读书籍都花在书架上面20％的书籍 80％的外出吃饭都前往20％的餐馆 80％的看报时间都停留于20％的版面
时间大盗
管理冲突
电话干扰 无序的计划
临时来访 人员
缺乏自我约束能力
会议
不善于拒绝
喜爱拖延
穷于应付突 发事件
完美主义办事
时间都去哪儿了？ 时间管理理论与方法
企业时间管理 案例分析
时间管理是指通过事先规划和运用一定 的技巧、方法与工具实现对时间的灵活以及 有效运用，从而实现个人或组织的既定目标。
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分清主次原则
80/20原则
计划为要原则
麦肯锡30秒电梯理论 莫法特休息法
麦肯锡30秒电梯理论
麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训：该公 司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时 候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的 董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人：“你能 不能说一下现在的结果呢？”
80/20原则（帕累托原则）
在任何特定的群体中，重要的因 子通常只占少数，而不重要的因子则 占多数，因此只要能控制具有重要性 的少数因子即能控制全局。
80%的学习效果来自于20%的有效 时间，而剩下的20%的学习效果来自于 80%的无效时间安排。
误区： 完全主义——都想做完（平均分配 时间和精力） 面面俱到——都想做好
制订计划前您先问一下自己以下问题：
5W2H方法
WHAT WHO WHEN WHERE WHY HOW HOW MUCH
事件 谁 时间 地点 效果 怎样做 费用
我需要完成什么工作； 我在哪儿完成该工作； 我何时开始，截止时间是什么时候； 想要完成需要花费的费用；
需要谁的帮助； 完成工作的具体方法与技巧； 明确完成工作后希望达到的效果。
❖ 我们的目标受到极大 的影响； ❖ 价值高； ❖ 具有深远的意义。
失火 结婚 上厕所 开工作例会 接听电话 清理办公桌 与家人沟通 找个好工作 交电话费 看病 一个问候电话
时间的象限
重要
重
不紧
要
迫的
性
不重要 也不紧 迫的
重要 及紧 迫的
紧迫 不重 要的
紧迫感
时间的象限
Diarize（定出做的时间）
从此，麦肯锡要求公司员工凡 事要在最短的时间内把结果表达清 楚，凡事要直奔主题、直奔结果。
由于该项目负责人没有准备，而 且即使有准备，也无法在电梯从30层 到1层的30秒钟内把结果说清楚。最终， 麦肯锡失去了这一重要客户。
麦肯锡认为，一般情况下人们最多 记得住一二三，记不住四五六，所以凡 事要归纳在3条以内。
• 自制
• 少有危机
不紧急
不重要
紧急
不紧急
重要
偏重第三类事务，结果 • 短视近利 • 危机处理 • 被视为巧言令色 • 轻视目标与计划 • 缺乏自制力，怪罪他人 • 人际关系浮泛，甚至破裂
不重要
紧急
不紧急
偏重第四类事务，结果 • 全无责任感 • 工作不保 • 依赖他人或社会机构维生
重要
不重要
紧急
第三代：“北极熊型”时间管理
工作方式：首先明确自我的价值观，再按照价值观确定做这件事还是不做。 反 思：它追求的是自身利益最大化，崇尚个人价值观至上，但是如今我们更需要团队精神。
时间管理的沿革
第四代：“群狼型”时间管理
工作方式：要求个人利益首先必须符合团队利益。 反 思：这容易使团队利益和个人利益冲突，使部分具有奉献精神的员工得不到应有的报酬， 造成员工的主观懈怠，使其工作效率降低。
莫法特休息法
《圣经新约》的翻译者詹姆斯.莫法 特的书房里有3张桌：第一张摆着他正在 翻译的《圣经》译稿；
第二张摆的是他的一篇论文的原稿；
第三张摆的是他正在写的一篇 侦探小说。
莫法特的休息方法就是从一张书桌 搬到另一张书桌，继续工作。
关于拖延......
拖延的原因：
❖ 工作或学习比较枯燥 ❖ 对失败的焦虑 ❖ 不知从哪里着手
时间管理
时间都去哪儿了？ 时间管理理论与方法
企业时间管理 案例分析
“
两个人到非洲的一个原始森林里
面考察，突然间他们迷了路，一头凶
恶的狮子向他们走过来，其中一个人
说：“没用的，我们怎么比狮子跑得
快呢”。令一个人说；“嗨，在这紧
要关头，我只要跑得比你快就够了”。
”
如果银行每天早晨向你的账号拨款8.64 万元，你在这一天可以随心所欲，想用多少 用多少。
什么”时间管理
工作方式：准备一个详细的备忘录，在忙碌中调配时间与精力。 反 思：过度注重每一个事件的完成，机械地按照记录去做，但到底需不需要做都不清楚，人 变成了时间的奴隶。
第二代：“仓鼠型”时间管理
工作方式：事先有一个工作计划，未雨绸缪，然后按照这个计划，逐项办理，有条不紊。 反 思：只追求效率，不追求效益，即使有计划也是盲目的，甚至有些计划本身就是在浪费时间。
您有何 感受！
我们只有3年 的时间去做渴 望的事情!
时间都去哪儿了？
企业的员工大约只有20%的时 间的的确确在为公司创造者效益， 属于有效时间；
30%的时间在等待、在扯皮、或者 自己都不知道自己在干什么；
30%的时间，他们忙而无效， 不知道方向、目的是什么，整天在 做着一些无谓的工作；
还有20%的时间，竟然在干着损 害公司的事情，挖墙脚、帮倒忙、 搞内耗。
第五代：“熊猫型”时间管理
工作方式：在追求社会公益的前提下，同样要追求自己人生的价值。强调认真工作，幸福生活， 劳逸结合，服务社会的同时也享受人生的快乐。
“工作就是享受，消费就是创造”
时间管理的理论
分清主次原则
80/20原则
计划为要原则
麦肯锡30秒电梯理论 莫法特休息法
墨菲定律
凡是可能出错的都会出错 每次出错的时候，总在不可能出错的地方 不论您估算多少时间，计划的完成都会超出期限 不论您估算多少开销，计划的花费都会超出预算 您做任何事情前，都必须先做一些准备工作
如果员工要调离企业，或要与企业解除劳动 关系时，在劳动合同没有到期的时候，可以利用 “时间有价证券”的积累提早离开企业；如果合 同到期，所积累的“时间有价证券”则用资金方 式全部发还给员工；
如果员工因故工龄中断，可以用“时间有价证券” 代替工作时间并领取报酬，使工作时间的账户不会因 此而作废；若员工遭遇伤残、死亡或者陷入特别严重 的困境时，储蓄的“时间有价证券”和增值的部分可 一次性全部发还，从而增加一种风险保险。
掌握80/20原则的要领
找到KPI即影响事情结果的关键因素 花80％的时间及精力在20％的关键因素 上 花20％的时间及精力在80％的琐碎事情
时间管理的理论
分清主次原则
80/20原则
计划为要原则
麦肯锡30秒电梯理论 莫法特休息法
分清主次原则
紧急的事情
重要的事情
❖ 短期内有结果； ❖ 不能等，现在必须做的； ❖ 也许能或者不能有贡献的； ❖ 也许能或不能达到我们的目 标的。
变为
Do it now！
重
Do it latter（呆会做）
（马上就做）
要
Don`t do it。
Delegate
（别去做了）
授权别人去做
紧迫
不紧急
重要 偏重第一类事务，结果 • 压力 • 精疲力竭 • 危机处理 • 忙于收拾残局
紧急
不重要
偏重第二类事务，结果
重要
• 有远见，有理想
• 平衡
• 纪律
拖延的代价：
与拖延决战：
❖ 浪费了今天
❖ 承认：拖延是一种无益 的生活方式
❖
一时工作拖延，三倍时间 偿还
❖
把大工作分解
❖ 逃避积极的人生
❖ 当机立断，直接面对不 愉快的工作
❖ 健康不良
❖ 平衡表法
❖ 待处理问题的不断增多 ❖ 给自己设定最后期限
❖ 长期在压力下工作的忧虑 ❖ 奖励自己
时间都去哪儿了？ 时间管理理论与方法
企业时间管理 案例分析
关于企业时间管理......
国内不少企业开会有 专门的会议室，会议室里 桌椅板凳、茶壶茶碗，一 应俱全。开会的时候，喝 茶聊天好不热闹。会一开 起来，你一言我一语，小 事半个小时，大事两三个 小时。开会的时间长，但 效率低。
某跨国公司：会议室是 一个很小的房间，里面既没 桌子也没凳子。参会的人站 着围个圈，除了正在说话的 人把手放在前面，其他人的 手都背在后面。不到十五分 钟，就对问题的澄清和解决 达成共识，结束了会议。