电子文件管理一、填空题1、文本文件是.指以ASCII码方式(也称文本方式)存储的文件，更确切地说，英文、数字等字符存储的是ASCII码，而汉字存储的是机内码。

2、国际档案理事会电子文件委员会将电子文件生命周期查分为三个阶段：设计、形成、和维护。

3、电子文件鉴定工作的特点是多维性、连续性、分散性、风险性。

4、电子文件内容鉴定工作的要素是为谁鉴定、由谁鉴定、文件价值。

5、在电子文件归档的同时，也归档相应的纸质文件，这就是双套归档制。

6、广义的检索包括存储和查找。

7、检索语言是__根据检索的西药而创制的，表达文献主题概念和检索课题概念的人工语言8、查全率是指检索出的相关文件与检出的全部文件的百分比。

9、电子文件载体主要可分为磁性载体和光学载体两种。

10、根据《磁性载体档案管理与保护规范》的规定，磁性载体应保管在温度__15~27摄氏度________之间，相对湿度应在__40%-60%________的范围内。

二、名词解释1、1、电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件2价值鉴定根据一定的方法和原则，判断电子文件的历史和现实价值，确定其保管期限，对保存期限已满的电在文件进行复审，并按照复审记过对电子文件作响应处理的过程。

3、逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实行件的电子文件向档案部门移交的过程4、电子文件的著录是指通过获取、核对、分析、组织和记录关于文件内容、结构、北京及文件系统的信息，准确描述电子文件的过程及成果三、简答题1、简述文件生命周期理论的基本内容。

文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程，这一过程依文件价值形态的变化可以划分为若干个阶段，文件在每一个阶段因其特定的价值形态与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一定的对应关系2、电子文件的特点是什么？一.信息的非人工识读性二.系统的依赖性三.信息与特定载体的可分离性四.信息的易变性五.信息存储的高密度性六.多种信息媒体的集成性七.信息的可操作性3、数字档案馆与数字图书馆的区别是什么？从（管理对象）上看从（运作方式）上看从（社会角色定位）上看4、电子文件鉴定工作的内容是什么？电子文件的鉴别工作，电子文件内容鉴定和技术状态鉴定，电子文件的处置，对电子文件鉴定过程的记录，5、电子文件WEB检索的特点是什么？借助超级链接表示多种检索途径，检索界面统一、友好，检索系统相对持久稳定，集成多种检索技术，传播文件、档案管理知识《电子文件管理》试卷答案要点2007.6.4考（4学分）一、名词解释（每小题3分，共12分）：1、电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

2、职能鉴定法：重点分析文件形成者的职能、计划，所参与进行的活动及活动中的有机联系和业务的重要性。

3、电子文件宏观管理：是指文件和档案的行政与业务管理部门以电子文件管理为客体对象，运用法律法规、制度办法、规划、标准等对电子文件管理工作中的组织和人员加以指导和控制，并提供相应的技术和条件支持，以形成有效的运作机制和管理机制，使电子文件微观管理工作规范化和制度化，确保电子文件完整保存的历史责任得以实现。

4、数字档案馆：是指在信息高速公路、数字地球、国家信息化大背景下，现代档案馆运用技术革新，在信息载体、服务方式、利用方式等方面实现跨越。

即从单个档案馆概念主体上说是一种实体档案馆，数字档案馆的建设归根到底就是档案馆的信息化。

二、简答题（每小题8分，共32分）：1、建立电子文件管理学的必要性与可行性建立电子文件管理学的必要性：（1）建立电子文件管理学是档案学专业人才培养的时代要求；（2）建立电子文件管理学，保护电子记忆，是档案工作的历史使命；（3）建立电子文件管理学是档案学理论和学科建设的内在需要。

建立电子文件管理学的可行性：（1）有大量的电子文件管理研究文献和较为成熟的理论为基础；（2）有我国电子文件管理实践的支持；（3）可借鉴国际上相关的管理理论、经验和方法。

2、电子文件著录的特点，电子文件著录与传统文件著录的区别答：电子文件著录的特点：（3分）（1）全要素；（2）全过程；（3）综合性；（4）多级性。

电子文件著录与传统文件著录的区别：（5分）（1）著录的目的有所拓展；（2）著录的对象有所拓展；（3）著录的时间发生了变化；（4）著录人员发生了变化；（5）著录的手段有所更新。

3、电子文件保护的特点，磁性载体保护的措施。

答：电子文件保护的特点：（1）电子文件的保护贯穿于电子文件整个生命周期；（2）电子文件的保护技术要求高，难度大；（3）结构的复杂性影响电子文件的真实性、完整性和系统性；（4）电子文件的内容信息安全是电子文件保护的重要内容；（5）电子文件保护的成本增加。

（3分）磁性载体保护的措施：（1）防止外磁场的影响；（2）控制好温湿度；（3）保持空气清洁；（4）避免强光；（5）防复印效应：（6）防止机械震动。

（3分）日常管理维护工作的具体要求有：（1）载体的存放要求：磁性载体和光盘都应该垂直放置，避免载体的变形和叠放挤压；保持磁盘和光盘盘片的平直，严禁折弯盘片。

不能用手直接触摸光盘、磁盘盘面和磁带带面，应带非棉制手套。

磁带、磁盘和光盘应放置在专用的装具中，保证载体装具的洁净无尘。

（2）载体的整理要求：定期对磁带进行倒带，缓解磁带的卷绕张力，避免磁带发霉和复印效应。

（3）载体的清洁要求：不可随意擦拭或清洗盘片，如果盘片放置时间过长，有灰尘可轻轻吹去；出现发霉现象，要用干净的药棉蘸高纯度酒精擦洗盘片裸露部分，边擦拭边翻转，然后放置于清洁的环境中让酒精挥发干燥后再使用。

（2分）4、电子文件利用的特点，电子文件利用系统的构成。

答：电子文件利用的特点：（1）电子文件不再受“孤本”的限制，一份文件可供所有需要它的人共享；（2）电子文件具有良好的复用性，重复利用不会留下老化的痕迹；（3）电子文件利用可以采用交互式，为用户提供各种灵活的需求服务；（4）电子文件可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地利用成为可能；（5）电子文件可以使利用者不受时间的限制，随时利用自己所需要的电子文件信息。

（4分）电子文件利用系统是指将电子文件利用的各个方面要素结合在一起，所形成的有机整体。

构成电子文件利用系统的要素有：法律法规要素、电子文件信息要素、电子文件检索系统要素、电子文件用户要素以及电子文件利用安全防范要素。

（4分）三、论述题（16分）：电子文件管理的指导思想和基本原则。

答：电子文件管理的指导思想：（1）辩证唯物主义是电子文件管理的根本指导思想；（2）电子文件与传统文件管理共存与互动的思想；（3）注意防止两种倾向。

一种倾向是不顾主客观情况，认为电子文件将要取代纸质文件、档案，为迎合潮流或解决库房狭小的需要，盲目地将大量纸质档案电子化。

另一种倾向是认为电子文件的法律证据价值还未确立，而忽视对电子文件的管理，片面强调纸质文件的管理，让生成的电子文件处于失控状态，这种不作为的消极态度也会造成电子文件的无法弥补的流失，也是对历史不负责任的做法。

（6分）电子文件管理的基本原则:（1）全程管理原则。

全程管理原则是指根据电子文件的特点和管理要求，建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理与监控。

（2）前端控制原则。

所谓“前端控制”是指针对电子文件的管理，要从文件形成之时甚至形成之前（即电子文件管理系统设计阶段）就对文件形成一直到归档整个过程给予全盘规划，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，并在文件形成和维护阶段进行监督。

前端控制将文件、档案看成同一事物的前后两个阶段，强调档案工作者要改变以往只关注“后端”的做法，将注意力放到“前端”。

（3）真实性、完整性和有效性保障原则。

电子文件的真实性是指电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

电子文件的完整性包括两个方面的含义：一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件完整齐全；二是每一份“电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损”。

第一点就是一般文件管理的要求，第二点是电子文件的特殊要求。

有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

（10分）四、课程论文（40分）：论文题目自选，题目应是电子文件管理研究中的热点问题。

论文字数3000字以上，结构合理，文句通顺，主题突出，论述有特色和创新性，论文格式、参考文献要规范。

电子文件管理一、填空题1、按文件的功能分类，电子文件可分为主文件支持性文件辅助性文件工具性文件。

2、档案馆电子文件的两种管理模式为集中式保管模式分布式保管模式。

3、电子文件的鉴别工作回答了哪些文件需要鉴定的问题。

4、电子文件内容鉴定的基本方法是内容鉴定法和职能鉴定法。

5、电子文件的归档方式有两种：逻辑归档和物理归档。

6、按计算机处理方式，电子文件检索可分为脱机批处理检索和联机检索。

7、档案文件的检索语方言主要包括分类检索语言和主题检索语言两类。

8、查准率是指检索出的相关文件与检出的全部文件的百分比9、磁性载体主要包括磁带、软磁盘、硬磁盘。

10、迁移是是指将原系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。

二、名词解释1、1、电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件2、前端控制以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看做一个完整的过程3、电子文件制度是指国家为管理电子文件和电子文件工作所制定、批准并实施的，人们在从事电子文件工作中必须遵守的政策、指南、规定、程序、准则、方法的总称4、元数据数据的数据由电子文件系统自动记录的关于文件形成时间、地点、人员、活动、文件系统、结构及内容等方面的具体数据三、简答题1、简述文件生命周期理论的基本内容。

文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程，这一过程依文件价值形态的变化可以划分为若干个阶段，文件在每一个阶段因其特定的价值形态与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一定的对应关系2、电子文件易变性的主要原因是什么？计算机系统中信息的相对独立性使人们对信息的增删更改十分方便，动态文档中的数据不断的被自动更新或补充；电子文件载体性能的不稳定性有可能造成文件信息的改变；电子信息技术的发展，新的信息编码方案、存储格式、系统软件的不断出现更是读电子信息稳定性的巨大冲击。

3、我国目前主要有哪些电子文件标准？电子信息管理共用的标准，目前暂时与纸质文件、档案管理共用的标准，电子文件管理特有的标准4、电子文件编研的特点是什么？编研时间大为缩短，编研成品内容更为丰富，编研成品的形式更为多样化，编研成品的传播方式更为方便快捷，编研工作者的组成更为复杂，更应该注意知识产权的保护。