重庆中远特种车辆有限公司车辆出厂合格证管理办法发行版本: A1文件编号：CQJ-GL-100-20162016年06月15日发布 2016年07月01日实施重庆中远特种车辆有限公司发布一、适用范围为加强对机动车出厂合格证的领用和管理，规范合格证打印、上传、变更、保管及U盾管理等内容，特制定本制度。
本制度适用于重庆中远特种车辆有限公司所有专用汽车类整车合格证的管理。
二、人员组织管理(一)相关部门职责1.质量管理部1)公司合格证的归口管理部门，负责公司所用合格证备案、接受、发放、回收、补发、换发、登记；2)负责合格证管理内部审核活动，监督合格证系统维护、打印、上传、变更等；3)负责合格证系统U盾的统一申购、发放、登记等。
2.供应部1)负责公司所用合格证的采购。
3.技术部1)负责合格证正面样式的设计、备案；2)负责提供稳定可靠的合格证管理与打印系统，并提供信息系统相应的培训。
4.销售部1)负责合格证的交付使用，协调经销商或用户在合格证使用中遇到的各种问题，并及时反馈。
2)协助解决产品技术参数使用中的问题。
(二)岗位设置1.在质量管理部设合格证打印人员1名，主要负责合格证的打印、上传、修改、撤销等工作，设合格证管理人员1名，负责合格证的日常管理工作。
2.在产品技术部设兼职信息管理员1 名，由公告管理专员兼任，负责合格证正面样式的设计、备案，负责合格证信息系统的维护。
3.在销售部设兼职管理员1名，负责合格证的交付使用。
(三)人员培训、考核及保密等1.合格证管理员及公告管理专员每年必须参加一次由中机中心合格证管理部在全国举办的培训会，并提交培训会议报告，部门审核后交行政管理部存档。
2.对合格证管理工作相关人员的考核参照公司《质量管理考核办法》进行奖惩。
3.合格证管理及打印人员须与公司签订合格证保密协议，对合格证的各种信息、数量等严格保密。
三、合格证正面样式备案及管理，合格证正面样式制作、管理、变更及备案等要求。
(一)合格证正面样式的设计1.合格证正面样式由产品技术部公告专员进行初设，然后经部门审核后交由分管领导审定，由总经理签字后确定。
(二)合格证正面样式的备案1.合格证备案严格按中机中心合格证管理部公布的备案要求准备材料，部门审核后加盖企业公章，然后报送中机中心合格证管理部。
2.备案资料必须留存纸质、光盘和电子文档，交由行政管理部存档。
(三)合格证正面样式的变更1.因公司名称、注册地址或其它原因需要变更合格证正面样式时，需要详细说明变更原因、变更前后的区别、新证启用时间等。
2.变更流程仍按照上面合格证正面样式的备案的要求执行。
四、合格证发放管理(一)合格证空白纸张印刷、纸张编号管理及纸张追溯方式1.供应部采购人员联系合格证印刷厂家，按照已备案的合格证正面样式印制空白机动车出厂合格证，空白合格证购回后，供应部应作好空白合格证的采购记录，包括印制数量、印制日期、合格证编号等。
2.空白合格证纸张交由质量管理部合格证管理人员保存，需与供应部作好合格证纸张交接手续。
3.合格证打印人员每次从合格证管理人员处领取一定数量的空白合格证，合格证管理人员必须作好登记，包括领取日期、数量、纸张编号等。
4.合格证打印人员打印合格证后，必须记录打印日期、空白合格证纸张编号、车辆VIN、发动机号等，使它们一一对应，便于今后在查阅任一纸张编号时，均能清楚知道该合格证的去向。
(二)合格证防伪信息管理1.采用专用120克高级防伪水印纸：对光透视可看到纸面有“机动车合格证”字样。
2.无色荧光油墨，鉴别方法：在公司名称上方居中位置，用荧光灯照射，可看到亮绿色公司商标。
3.全息开窗金属线防伪，鉴别方法：肉眼或迎光可看到条状安全线，开窗部分有“机动车合格证”字样。
4.胶印缩微文字，鉴别方法：在放大镜下，可观察到“JIDONGCHEHEGEZHENG”字样。
5.胶印浮雕底纹：迎光肉眼可看到“机动车合格证”字样排列组成的底纹，用专业防伪软件制作，具有较强防伪效果。
6.图案版画防伪：肉眼可看到在票样团花中间位置有图案的版画效果，采用专用防伪软件制作，精致、美观，防伪度高。
7.正面四周印刷有精细复杂的钞线花边。
8.正面四角为难于仿制的防伪角花。
(三)合格证打印1.合格证打印应按如下步骤执行：合格证打印前打印人员应比对公告并仔细核查确认后，方可操作。
合格证打印完毕后，打印人员应再次核对合格证技术参数，确认无误后，留存一套复印件（包括合格证正、反面复印件、发动机拓印号复印件）给合格证管理人员。
合格证管理人员持合格证复印件比对公告，确保合格证技术参数的准确性，合格证打印完毕后在48小时内上传。
2.一台车只允许出具一套合格证。
(四)合格证配发1.合格证的配发应按如下步骤执行：发放前合格证打印人员应将合格证与实际车辆进行核对，确保每张合格证技术参数准确无误。
2.销售部人员在领取合格证前须将配发的合格证与实际车辆的发动机型号、发动机号码、车辆识别码（即VIN码）等进行核查，双方确认无误后，质量部检测线履行发放签字手续。
3.车辆检验合格才能允许合格证的发放。
4.合格证管理人员将对打印人员提交的复印件资料进行分类、集中整理并建立档案。
(五)合格证换发1.合格证履行交接手续前，因打印人员失误造成车辆参数错误需更改的，质量部无条件重新打印合格证进行换发，合格证打印人员必须作好换发记录，包括换发日期、纸张编号、原纸张编号、车辆VIN、发动机号等。
2.合格证履行交接手续后，因其它原因实施的更改，由销售部持有经办人签字确认的《更改申请》和原合格证等，并经公司领导签字同意后，到质量部申请换发，换发的新合格证必须经质量部领导审批后才予发放。
3.合格证打印、更改与公告车型存在不符，相关部门必须提出申请或出具承诺函并有经办人签字确认，经公司领导签字同意后，质量部才准重新打印进行换发。
4.因车辆返工需更改的合格证等，销售部应将《返工申请单》和原合格证交付质量部，质量部才准打印换发。
销售部领取合格证时应按合格证配发流程执行。
5.质量部及时对合格证旧件登记回收。
(六)合格证重发、遗失、作废管理1.合格证在销售部或用户手中遗失，销售部需填写《合格证重发申请》，申请包括原合格证纸张编号、车辆VIN、发动机号、重发原因等，部门审核后交由质量管理部进行重新打印，然后按合格证配发流程执行，但合格证打印人员须作好合格证重发记录，包括重发日期、纸张编号、原纸张编号、车辆VIN、发动机号等。
2.合格证因打印失误造成合格证作废的，合格证打印人员应向合格证管理人员报告，并填写《合格证作废申请》，交由部门领导签字后作废，合格证管理人员作好记录，包括纸张编号、作废日期、作废原因、作废合格证上的车辆信息等。
3.合格证因公告变化或其它原因使得原合格证没有用处而作废的，销售部应填写《合格证作废申请》，销售部门领导签字后交由合格证管理人员，合格证管理人员作好记录，包括纸张编号、作废日期、作废原因、作废合格证上的车辆信息等。
4.合格证管理人员每月初组织对上月合格证等使用情况进行一次全面的核查，包括打印数、作废数、剩余数等与领用数是否相符，对作废合格证进行统一销毁。
五、合格证电子信息及系统管理(一)合格证系统企业代码、用户名、密码的领用与保密管理1.合格证系统企业名称、用户名、密码由合格证管理人员存档保管，合格证打印人员首次使用系统时，从合格证管理人员处签字领用。
2.当合格证打印人员由新人接替时，合格证管理人员应重新设置密码，然后由新来的合格证打印人员签字领用。
3.合格证管理人员为合格证管理系统的企业联系人，其信息必须与本人相符，当合格证管理人员变换后，新来的合格者管理人员必须在二日内登录系统变更合格证管理系统的企业联系人信息为本人。
4.合格证管理人员和打印人员必须对企业代码、用户名和密码进行保密，不得透露给第三人，因保管信息不善造成损失的，将按公司相关规定给予处罚。
(二)合格证电子信息上传、修改、补传、撤销的管理1.合格证电子信息上传，当合格证打印后，合格证打印人员可直接将该数据在48小时内上传至中机中心，上传两天后，合格证管理人员需到合格证管理系统查询该批数据的状态，确认数据上传成功。
2.合格证电子信息补传，当合格证打印后，因故在48小时内未上传，则合格证打印人员需填写合格证补传申请，交由部门领导签字后，登录系统进行补传。
3.合格证电子信息修改，合格证上传后，如发现局部错误，合格证打印人员需填写合格证修改申请，交由部门领导签字后，登录系统修改后上传。
4.合格证电子信息撤销，合格证上传后，如发现整车合格证编号、底盘合格证编号、车辆识别代号（VIN)、发证日期、车辆制造日期出现错误，合格证打印人员需填写合格证撤销申请，交由部门领导签字后，登录系统进行撤销，撤销成功后，再走合格证上传流程。
(三)打印、上传合格证的计算机设备、U 盾及相应软件程序的授权、操作、维护管理规定；1.打印、上传合格证的计算机设备由质量管理部根据需要向行政部提出购置申请，其配置必须满足合格证管理系统需要，该计算机在醒目位置注明为合格证打印专用设备。
2.合格证管理系统由技术部公告管理专员进行安装，安装后进入合格证管理系统的密码由合格证打印人员自行设置。
3.U盾由合格证打印人员在合格证管理人员处签字领用。
4.U盾每个月定期更新，在每月1号，合格证打印人员需填写合格证U盾更新表，合格证管理人员现场查看U盾有效期后在表格上签字确认。
(四)企业内部合格证数据及系统安全管理规定1.在打印合格证的计算机上安装敏捷安全卫士，对指定数据加密，防止数据外传。
(五)建立企业内部合格证信息数据库1.合格证打印人员每周必须进入合格证信息管理系统，在数据管理中，将所有数据通过excel导出，交由合格证管理人员保存，合格证管理人员按月、年从刻录光盘保存在资料室。
六、一致性管理(一)目的：为保证批量生产的认证产品与已获型式试验合格的样品一致，确保与认证产品不一致的原材料和外协件不投入使用；确保与认证产品不一致的半成品不流入下道工序；确保与认证产品不一致成品不出厂。
(二)质量管理部负责认证产品一致性的控制工作。
(三)程序1.检验依据1)检验依据资料主要有《原材料检验规程》、《成品确认检验规程》、《成品例行检验规程》、相关的图纸、样品及客户订单资料等。
2)所有的检验规程及检验标准由质检处/技术处依据相关技术要求和技术标准制定，由质检处/技术处主管审核，管理者代表暨质量负责人批准。
2.抽样方案1)视抽检的形式及检验的严格度查找确定适用的抽样表（附在《产品检验规程》中）。
3.进料检验作业1)库管员在暂收物料后，放于“待检区”，并填写《进料检验单》或《入库单》，送至质检处交验。
2)质检员对照《认证产品规格一览表》及《认证产品零部件材料一览表》核对进料检验单，待检物料的产品型号规格，生产厂商，认证证书号码等。