制定人：财务部批准人：总经理执行部门（人）：采购部日期：01/08/10编号：CW 001 页数：第1页共1页主题：采购的程序目的：1.此守则用于酒店进行采购各类物料时作为依据，若违反此守则中的规定，公司有权不支付供应商的购物货款。
2.必须遵守此守则，在决定进行采购时先以公司利益为前提，绝不受个人利益及其他人为因素所影响。
程序：一、运作原理：1．所有的采购必须经采购部以集中采购方式购买，不论数量、用途或物料性质，需有正确计划或遵循，减少个别紧急采购。
当采购部人手不够或欠缺技术处理某项采购时，采购的主旨也不能放弃，在此情况下，使用部门负责人须协助进行采购事宜。
2．采购人员一律禁止索取、收受供应商的回扣、酬金或礼品等。
3．所有的部门都不能以任何的理由索取或接受供应商的礼物或金钱。
在以下的情况属例外，但必须经酒店总经理同意批准后，以书信或收据的形式给供应商，有采购部协助进行。
A、饭店的周年庆祝或新年员工聚餐等。
B、供应商在节日为酬谢饭店的全年业务而赞助。
4．没有审批完毕的采购单，一律禁止采购。
否则，由采购员或使用者共同承担风险。
5．在同等质量和数量的基础，挑选付款方式最好及价格最低的供应商，且该供应商有较强的、及时供货的能力。
6．任何时候，都要公正的选择供应商，公开采购过程。
一．采购要求：1．购买部门需将要采购的物品的详解：品名、规格、等级、包装以及到货日期、库存量、上次采购资料等详细在采购申请单（附后）上列明，若有可能应随附样品。
2．采购申请单必须由部门经理申请及签名确认，先交总经理许可购买后交采购部询价，再由财务总监和总经理审批，如是固定资产类则再上报集团审批。
3．“采购申请单”一式五份，审批后分发：采购部、财务部、收货部、采购员及申购部门存档。
4．餐饮之每日市场采购单，由厨师长签名于每日下午3点钟前送交成本部审核，成本部须在4 点前将每日市场采购表送交采购部向供应商定购明日到货的鲜活食品。
5．“每日市场采购表”一式三联，分别分发：采购部、收货部、厨房。
6．紧急采购需填写“紧急采购单”（附后）交总经理同意后，且金额应控制在单价人民币贰佰元内。
如超过贰佰元，事后要补填采购单。
7．蔬菜、水果及其它小类品种如冰鲜等食品的采购，据厨师长订做的计划，结合饭店的生意状况，每周计划两次至三次到市场现场采购，随同人员必须有厨师长、采购员、成本控制员。
三．供应商1．采购部需列出一份已审核的供应商名单，用以确定是酒店指定的供应商，以节省审核供应商的时间。
2．经总经理批准的供应商商户，使用部门不得随意更换或停止。
如发现品质或服务与饭店的要求不符，需给予机会补救及通知采购部调查。
每个季度需讨论现有供应商的货物质量、服务及价格等情况。
3．选择供应商条件：A．稳固的财政：对保持饭店货品的水准、数量及交货期有保障。
B．品质的统一：供应符合饭店要求的物品，令饭店保持一贯稳定水准。
C．地区：若品质或数量可以接受的话，最好选择本地供应商，可以节省运费、保险以及税项。
且联系方便，易于随时检查定单或合同的执行情况。
D．价格：如货品、品质、数量、交货期都符合饭店的要求，应选择价格最低的供应商。
若品质条件不同，则与使用部门共同考虑、协商核定最符合酒店要求的供应商。
维修保养：好的维修服务能间接影响货品的性能和成本。
采购员应向工程师或使用部门咨询有关的自行维修的可能性及日后的保养维修方法。
属于机电、器材等项目的购买，事先一定要向工程部了解所够物品能否与酒店现有配套系统兼容。
四．报价：1、采购申请单（1）酒店要求采购物品最少作三家比较，但要视乎货品质量、种类和货源供应而定，倘环境不许可而硬性要求，则将导致业务受阻。
有些情况可不须采用三家比较，如：A、独家代理的产品；B、指定品牌由厂家生产的产品；C、设备专用的非标准件只能找原供应商；D、法律规定的价格；（2）报价种类：A、口头报价：只可接受于经常翻订的项目或小额采购、每日市场蔬果采购外，其它采购业务应尽量避免。
B、书面报价：这是最完善之报价方法，所购货品必须采用此种方法，其它采购业务也应尽量以此方法进行，以免临时产品变化。
C、投标方法：对于价值大的工程项目，最好发出投标之邀请信给有潜力之供应商，并要求于指定日期内报价逾期作废。
酒店方对每一份报价保守秘密，以取得公平竞争，择优选取。
2、每日市场采购单日常厨房的食品采购可采用合约形式，固定价格，并可确保货源，采购部、餐饮部和成本控制部必须合作，进行价格及质量的比较选定供应商。
基本上采购部邀请供应商对酒店常使用的餐饮食品及饮品用料提供每月一次的报价，在综合市场的价格后与各供应商确定固定的本期的供应价。
在此确认期间内，供应商将按此固定价提供饭店所需的物料。
此报价和供应商的选定必须由财务总监及总经理确认方可有效。
五、采购单之跟催及取消：1．当定单发出后，采购部须跟催整个过程直至满意收货，以下情况需跟催：A、货品未能依期交货；B、交货数量或品质与订单有出入；C、新聘的供应商或改变供应商；D、唯一来源但有问题的供应商；E、供应商未能履行合同责任；2．A、饭店欲取消定单：如因某种原因饭店欲取已发出之定单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购部必须预先提供可能的问题及可行解决方法给财务总监决定解决办法。
B、供应商欲取消定单：如供应商欲取消定单，采购部必须找到另一供应商并立即通知需求部门，为保障饭店利益，供应商必须赔偿酒店人力、时间及其它经济损失。
3．违反合同合同上应已裁明详细细则，如有违反便应依合同上所列作处理。
六.市场调查：关于厨房每日采购的食品：蔬菜、水果、家禽、肉类、海鲜及冰鲜冻品类的价格及质量，采购部每月至少安排两次的市场调查，餐饮部、成本部、采购部及收货部必须参加。
七.样品：任何涉及到将来采用的物品之样品，必须交收货部作记录，必要时要封板，以作日后采购收货之验货标准。
八.未完成采购统计表：采购部每周要制作本周未完成的采购单统计表，注明进度，抄送财务总监及申购部门。
制定人：财务总监批准人：总经理执行部门（人）：各相关部门日期：01/08/10编号：CW 002 页数：第1页共1页主题：计算机病毒防治程序目的：建立防范计算机病毒的程序程序：1．撤掉所有网络工作站及PC机(个人计算机)的光驱及软驱。
2．除电脑部的专职人员外，任何人不允许使用磁盘等存储介质把无用的程序装到饭店计算机里，只有饭店已被授权的软件可装入到饭店所有工作站里。
3．在确认任何人的盘无病毒情况下才允许使用电脑，尤其是商务中心经常遇到客人用自己盘而使用饭店电脑的地方，这时可有礼貌地要求客人使用酒店PC时先查杀他们的磁盘。
4．不要把重要的数据/文件单独放在硬盘里，经常要磁盘备份并保留好，经常使用的文件应制定正确的备份时间表。
5．包括商务中心在内的所有PC电脑都应装有病毒自动扫描程序，这样能够确保所有磁盘使用之前就能进行病毒扫描。
6．商务中心、行政办、销售部使用Modem(调制解调器)上国际互联网部门的工作人员，上网时不要随便下载软件，也不要下载或打开不知名或确切E-mail(电子邮件)地址的电子邮件，因其中可能含有大量的恶性病毒，可能会对单机、网络进行破坏、攻击，可能会造成无法弥补不可估量的巨大损失，故在发现不知名的电子邮件时，应用防火墙程序过滤或直接删除，以避免遭受攻击制定人：财务部批准人：总经理执行部门（人）：各相关部门日期：01/08/10编号：CW 003 页数：第1页共1页主题：在餐饮POS系统里的更改程序目的：建立在Infrasys(餐饮POS系统)里增加、更改和删除的程序程序：1．电脑部完全负责在Infrasys系统编辑及维护工作。
2．以下的更改必须交由电脑部执行。
A、餐饮部菜单/价格调整B、迷你吧项目C、小商场D、洗衣房3．如果部门内容在系统城发生改变时，申请部门应提交书面申请单，填写完成的申请单和有关项目同时应有餐饮总监、财务总监及总经理的签字认可。
4．如对餐饮菜牌及价格有改动，餐饮总监须提供一份更改的明细并请财务总监及总经理确认后，提供给电脑部以便输入系统。
5．电脑部打印出新的价格单交由有关部门再度审核。
6．每六个月电脑部会打印系统内所有项目上的明细表交由相关部门再度进行审核。
相关部门要把经部门经理和财务总监及时审核过的要确定删除/修改项目的服务申请表交于电脑部，由电脑部负责处理。
7．除非得到必要的、有效的批准，否则电脑部不可在系统里做任何价格上的变动。
制定人：财务部批准人：总经理执行部门（人）：各相关部门日期：01/08/10编号：CW 004 页数：第1页共1页主题：登录用户号申请单目的：建立信息系统管理和使用者数据安全管理程序政策：计算机网络中使用者有两级安全保护第一级是要求有网络登录名和密码才允许使用者进入网络。
第二级是要求要有进入程序的用户号和密码才能进入酒店管理系统（例如HIS）所有使用者根据所在部门和职位将被分成几组，按照不同组，用户在网络或系统中可以被授予不同的权限。
通常情况下，每六个月或只要密码被破译时，将会改变密码，下列情形必须改变：1．员工离职2．员工升职3．员工调转建立或更改用户号申请表包括下列三部分：1．由使用者填写提供2．由电脑部填写提供3．密码由使用者保存程序：1．如果有需要，计算机使用者须在申请表详细填写所要求项目内容，再得到相应部门经理签字批准后（如有紧急情况，部门经理不在时，当班主管也可），送交电脑部。
2．收到申请表后，电脑部会根据用户所属组别以作标记，若有任何特殊要求要记录下来。
3．待收到申请表后，电脑部会根据申请表内容做必要的处理，有关客人的要求会优先处理。
4．要得到财务总监批准，获得认可后，电脑部会在计算机里更新员工的用户号或密码。
5．要求使用者记住用户号或密码并保留好。
*附用户号申请表/HIS用户申请表（Login ID Request From/HIS User ID Request Form attached）制定人：财务部批准人：总经理执行部门（人）：各相关部门日期：01/08/10编号：CW 005 页数：第1页共1页主题：电脑部物理安全目的：建立一个指南用来做适当的信息系统管理以及确保计算机房及设备的物理安全程序：1．严格限制进入计算机房的人员，只有得到授权或允许的人员方可进入，为安全起见，机房门上应装有密码锁。
2．进入饭店管理系统也将受到严格控制，只有被授权的人员凭密码才能进入。
3．将重要数据用磁盘/磁带备份并放在一个固定的存储区域。
4．在计算机机房应配置一个独立式空调，以保持室内凉爽干燥，便于机器散热。
5．在计算机房应配置一个适用电脑机房条件的灭火系统。
6．在非常重要的网点（如电脑部、前台）应配有UPS（不间断电源）以防止临时断电。
7．所有电脑使用者在操作电脑期间必须严格遵守电脑部发布的使用要求，这样可减少错误的发生以保障系统的正常运行。