工程项目档案管理工作分析
摘要：工程项目档案记录了整个项目从始到止的全过程，是项目实施过程中最
原始准确的记录，同时也是反映该工程项目整体质量的重要凭证，也为以后工程
项目改建、管理提供重要依据。

但是目前很多公司对工程项目的档案管理工作还
存在一些问题。

关键词：工程项目；档案管理；制度优化
引言：随着项目建设的不断发展，基础设施档案的价值变得越来越重要。

众
所周知，档案记录了项目建设产生的数据，并收集，组织和分析项目建设中的数
据用于项目管理。

一旦项目出现问题，档案管理部门可以及时发现这个问题，并
向施工部门提出问题的原因，及时制定解决问题的措施，从而保证项目建设的质量。

另一方面，在项目验收工作中，档案记录工程设计，施工和材料模型数据等，为用户提供全面的信息，为施工方提供准确的数据，以展示项目的质量。

如果项
目出现问题，还可以从文件中找出问题的原因并方便项目的维护。

因此，本文分
析了基础设施项目档案管理工作的重要性，提高项目管理过程中设施档案工作的
重要性。

1当前工程档案管理工作的现状
1.1工程档案归档困难，不符合科学成套要求
项目档案内容涉及大量部门和人员，时间跨度长。

工程建设项目从前期的可
行性研究报告到竣工验收结项报告，中间要经历项目审批、工程招投标、建造施工、质检验收等环节，一般需要一到两年甚至更长时间。

项目档案的记录涉及建
设单位，设计施工监理企业，政府和其他有关部门。

这些人员的业务质量参差不齐，档案记录内容简单或复杂，记录要求不能完全达到规范标准。

有些环节的人
员变动频繁，如施工建造阶段，并且在工作移交期间极易发生文件丢失和内容不
完整的现象。

而工作交接过程中极易发生档案丢失、内容残缺等现象。

这些就会
造成工程档案的归档困难，内容不成体系，成套性差的现状。

1.2工程档案部分内容流于形式，不符合客观准确的要求
施工过程中建筑材料强度的测量，施工工艺方法和步骤，施工图变更，施工
进度调整等，涉及工程质量控制的许多关键项目将产生许多文件，图纸等进行存档，收集和存档的任务非常繁重。

而许多档案管理人员对工作疲于应付，文件内
容记录过于简单，关键问题交代不清楚。

例如混凝土强度测定时，实验条件及方法只简单的表述为“符合规范要求”，
但《规范》中对实验方法要求的规定较宽泛，具体的操作将对实验结果产生较大
影响。

因此，应在文件中详细描述实验的温度，湿度和加载速度等细节，以最大
限度地提高项目文件的准确性
2如何做好工程项目档案管理
2.1因地制宜的制定档案管理制度
工程项目档案的是种类繁多的资料，因为在其形成过程中，由于工程项目是
个系统工程，各种子系统整合起来，才构成整个的工程项目工程，其档案形成同
样如此，也是由各个子系统的档案所构成的。

因此，首要加强对档案工作的组织
领导工作，根据项目的实际情况配备档案管理人员并建立科学、健全的项目档案
管理制度，来明确岗位责任、绩效考核、奖罚制度，只有科学、健全的项目管理
制度才能完善工程项目档案的管理，通过各个部门的协调组织，监督使档案工作
实现制度化、科学化、法制化，让整个工程项目建设的管理做到有章可循，有法
可依。

2.2工程项目施工前档案准备工作
作为档案保管员，有必要提前进行干预和控制。

施工前，施工单位首先明确
了施工合同中有关单位的征收和违约责任的要求，并宣传档案对各部门的重要性，做到预防为主。

由于工程项目涉及不同的公司或部门，如建筑，监督，设计等，
他们在项目的不同阶段收集不同的材料。

因此，档案管理人必须要落实好各个单位、部门的档案职责。

有必要确保项目档案能够及时，定性地完成收集工作，如
批准文件，预算文件，监督计划，相关图纸和验收记录。

只要掌握主要环节，掌
握关键点，做好文件管理工作。

2.3注重企业档案现代化建设
随着时代的不断进步，在今天的信息时代，计算机软件和系统将会做很多工作。

它可以快速，安全地管理和分析这些任务，以及归档工作。

因此，注重企业
档案的现代化，使得工程项目的档案生成大量的文件，得到更完善的管理，档案
利用起来更快捷。

3工程项目档案管理遵循原则
项目管理的存在主要是为了保证档案的完整性，准确性，系统性和安全性。

项目建成后，再为其提供服务。

并且可以等到未来类似工程开展的时候为其提供
宝贵的数据参考。

因此，需要认真进行项目工程档案的管理，严格保证档案的完
整性，准确性，系统性和安全性。

1）系统收集各种材料。

各部门和人员在工作过程中形成的各种档案都妥善存档，并对这些材料进行认真检查和审查，确保材料的原始性，完整性，准确性。

2）根据性质和用途对各种材料进行科学分类。

3）认真细致地整理出卷中的文件，这是项目档案管理工作的重要组成部分。

组织文件的八个步骤：首先，根据施工项目文件的归档范围识别和分类收集的材料，并删除不属于该范围的重复文件和文件。

其次，根据材料的所有物，文字，
图表，图纸等进行分类，然后根据项目的建立，设计，建设和完成四个阶段进行
细分。

确保文件按阶段，项目等进行仔细区分。

第三，在同一项目中，有必要根
据不同的职业进行区分。

对于在单个项目中进行的项目，文件材料需要根据各个
工程标准进行细分，然后根据专业进行分类。

四，分类组量。

管理文件按问题类
别分类，图纸按专业类别分类，施工文件按规定分类。

第五，根据文件，材料，
图表和图纸的实际数量对卷进行分类。

第六，安排卷中的文件材料。

如果单个项
目中相关文件材料的数量很少，则可以直接将所有文件分组到一个组卷中，但需
要按顺序排列组卷中的文件。

还可以根据反映的问题对文本材料和绘图进行分类，或者按时间和重要性排列文件作为标准。

根据目录完成图纸的分类。

在同一文件中，文本材料需要排列在图片素材的前面。

第七，编目。

第八，案例文件被绑定。

（四）诸如案首处理和目录填写等其他工作。

在文件分类过程中，应仔细处
理卷中目录的填写，以确保更快地检索文件。

在填写批量目录的过程中，首先要
确保项目的完整性，并确保记录序列号，文件编号，负责人和材料提名和页码，
编制时间和相关说明，确保目录的规范和完整性，时间格式和字体大小具有统一
的标准。

还应认真处理案件的工作，因为案件档案的封面有文件形成单位的标记，卷内文件的开始时间，文件的保留期限，以及文件的保密程度。

同时还要注意单位，时间和保管情况请仔细填写截止日期和保密级别。

总结
作为项目中非常重要的一步，项目文件管理不仅是完成验收的一部分，而且
是确定完成验收的一个非常重要的基础。

项目档案是否符合验收标准取决于档案
管理部门的认真工作。

从事项目工程档案管理的人员必须从思想上认真对待这项
工作，认真细致地对待这项工作的各个方面，充分利用计算机等各种现代化设备，提高档案效率。

并使文件管理工作更好地服务于工程项目的整体情况，为经济建
设提供优质服务。

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