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浅谈如何加强合同履约管理
卢鹏超 中国石油天然气管道科学研究院 河北廊坊 065000李 朋 中国石油天然气管道第一工程分公司 河北廊坊 065000
摘要:合同管理的动态性就是注重履约全过程的情况变化,合同履约是合同管理的关键内容,做好合同履约管理是实现合同交易目的的决定性因素。本文从合同履约管理的定义出发,阐述目前合同履约管理存在的问题,加强合同履约管理的必要性,详细分析进行合同履约管理的方法与内容,以提高合同管理水平。关键词:管理；合同；履约
随着法律意识的增强,企业在生产经营活动中,为实现经营目的和经济利益,越来越重视合同管理工作。合同关系渗透到经济活动的方方面面,合同管理的范围扩大了,合同管理的内容变得复杂了,相应的对合同管理工作的要求也就提高了。很多企业重视合同的签订,签订一个好的合同是一个良好的开端,但是合同的履约才是真正重要的环节。合同往往履约过程较长,其中不确定的风险因素较多。逐步完善企业合同履约管理,减少或避免经济纠纷和损失,杜绝经济违法违纪行为,是深化企业合同管理的必然要求。
一、合同履行管理的定义
合同签订后,并不意味着合同管理工作结束了,必须经过合同履约这一阶段,才能实现交易的目的。生效的合同对于合同当事人各方均具有法律约束力。如果当事人不按合同约定履约义务,就要承担相应的违约责任。
合同的履约就是交易的双方全面的、适当的完成合同的义务实现合同的权利。合同的履约是整个交易的中心环节。合同履约的不好,双方的权利、义务交易的目的不能很好的实现。
合同履约管理就是为了顺利实现合同交易目的,对合同履约阶段的工作进行计划、组织、领导和控制等一系列活动的总称。
二、合同履约管理中存在的问题
1、企业对合同与合同履约管理的关系缺乏认识
合同订立产生在合同管理的前期阶段,在这一阶段往往受到高度重视。一旦合同签订了,合同就束之高阁了,甚至忘记了合同履约过程是实现权利义务的过程,而仅仅把它看成是生产过程。因此,合同管理的问题大多数产生在中期和后期履约阶段。 2、企业从业人员的合同法律意识滞后
最明显的表现是企业有关人员不认识合同与合同法律的关系,履约合同往往离开合同法律,缺乏依法履约的意识,不善于使用预期违约制度,不善于利用抗辩权、巧妙使用代位权和撤消权,总是以低人一等的乙方自居而不能正常维权,造成不少失误和损失。
3、合同签订后没有进行合同交底
很多企业在签订合同时,企业总部一级都很重视,但一旦合同签订后,对合同分析和合同交底往往不够重视,甚至忽视了这项工作,合同签订与合同执行脱节,致使合同往往被锁在文件柜或项目负责人的抽屉内,其它人员只知其相关工作职责,而对合同总体情况知之甚少,甚至完全不了解合同的具体内容,给日后的合同纠纷埋下了隐患。
4、合同执行过程中忽视变更管理
在履约过程中合同变更是正常的事情,问题在于不少负责履约的管理人员缺乏这种及时变更的意识,结果导致了损失。超过履行期限未履行完毕的合同,不解除,也不追究违约责任,在对方提出履行时,不再对合同变更,而用想当然的方式履约,最终由于
情势变更,把自己推向不利的位置。5、合同履约过程中缺少沟通与监控
一个交易的完成要经过多个部门的配合,这样能在最大程度上减少管理中出现的问题,但也易造成相关的部门各自为政,互不沟通,出了问题相互推诿。同时对合同履行管理未能体现规范化、法制化和科学化的要求,合同管理仅是具体经办人的事,缺乏相互监督和控制。
合同履约过程中维护自身的合法权益,提高经济效益是企业合同管理的重要性和必要性的体现,因此,加强合同履行管理势在必行。
三、加强合同履约管理的方法
1、组织与制度管理
(1)健全合同跟踪管理机构。企业要设专职或兼职的合同履约人员,负责各种合同资料和相关的资料的收集、整理和保存,建立报告和行文制度。
(2)完善合同履约管理制度。不断地修订、补充、健全制度可使其涵盖合同履行的全过程,减少死角,在客观上为顺利履行合同提供安全保障。
(3)建立合同实施的保证体系。在合同实施过程中,要协调好各方面关系,使合同的实施工作程序化、规范化,按质量保证体系进行工作。
(4)加强合同履行的监管。全面推行合同跟踪管理手册制度,及时、全面地掌握合同履约情况。
(5)提高各级领导的法制观念。企业经济活动的合同,从订立到履行的全过程,都有权力在起作用。做好合同履行管理工作,重要的是各级领导对权力监督工作的重视程度,以及他们提高现代法制观念。2、专人管理
实行交易的全过程负责制。在交易过程中,从交易对象的考察、评定,到交易的商谈、合同书的签订等一系列过程,合同履行情况(供货、付款、争议的处理),合同履行情况的总结,实行全过程责任人制。责任人不仅限于对合同谈判记录,往来电传,涉及价格、数量、质量等重大事项变更做好文字记录,更应监督整个合同的履行情况,直到合同所有的权利和义务都履行完毕,写出对此情况的小结,整理建立完整的客户交易信息档案。3、合同交底管理
企业合同管理人员向合同承办部门进行合同交底,全面陈述合同背景、合同工作范围、合同目标、合同执行要点及特殊情况处理。
合同承办部门向其所属执行人员进行合同交底,陈述合同基本情况、本部门的合同责任及执行要点、合同风险防范措施等,并解答所属人员提出的问题。
合同承办人员应积极主动地学习合同条款,熟悉合同的主要
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内容、双方的权利和义务,分析各种违约的法律后果,有效利用合
同保护自己的利益、限制和制约对方的违约行为,按照合同约定全面履行。4、培训管理
加强对合同管理相关人员的法律法规知识培训。只有真正实现思想教育与生产经营管理的有机结合,才能全面提高相关人员的思想道德水平,提高他们自我约束的能力,使企业合同履行监督网络健康有序地运作,让合同责任追究率降至最低最低。抓好合同履行跟踪管理人员的知识培训,促进合同管理工作的不断深入。
5、信息和档案管理
(1)建立合同管理台账。对本企业所签订的全部合同分类登记,及时记载合同订立和履行情况,以便随时掌握和了解合同履行中出现的问题,并进行信息反馈。合同台帐可根据实际需要来设置,有的可设综合台帐,有的可设分类台帐。
(2)建立信息汇报反馈制度。合同履行中的一些问题,其实很多是法律层面的问题,技术性与专业性较强,企业应当慎重对待。企业建立信息汇报和反馈的制度和流程,对合同对方的合同履行情况实施有效监控,一旦发现有违约可能或违约行为,应当及时提示风险。
6、付款与结算管理
结算是合同履行中的重要一环。财会部门应当在审核合同条款后办理结算业务,按照合同规定付款,及时催收到期欠款。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的,财会部门有权拒绝付款,并及时向企业有关负责人报告。在付款程序中,增加合同管理人员进行审核的环节,有利于掌控合同履行进度,同时在合同履行完毕,合同承办人员要办理合同关闭手续,避免日后发生纠纷。7、检查与监督管理
(1)合同检查。合同管理部门应定期或不定期地组织开展对本企业的合同检查。合同检查人员在检查中发现需要整改的问题,应向被检查单位或部门提出合同管理的基本评价,存在的主要问题及对加强管理的意见,对问题严重的单位及部门应发出限期整改通知书,督促其问题的整改。企业应按照合同管理的考核与奖励制度,对企业各部门、单位的合同管理人员和业务人员工作情况进行检查、考核和评比。要建立经常性的跟踪管理检查机制,明确专人负责,定期或不定期的进行跟踪检查,并将检查情况如实计入合同跟踪管理手册。
(2)监督。企业的各级领导和干部必须以身作则,带头执行监督纪律和规章制度,主动履行合同监督职责和接受监督。要加强不同监督主体之间的协调,部门之间要做到完全的配合,使之产生强大的监督合力,促使监督程序闭环,提高合同履行监督效率。8、评估管理
企业应当建立合同管理的后评估制度,至少于每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估,对分析评估中发现合同履行中存在的不足,应当及时采取有效措施加以改进。
企业的合同管理已不再是简单的要约、承诺、签约等内容,而是一种全过程、全方位、科学的管理。一个企业的经营成败与合同以及合同管理有着密切的关系。因此,企业不仅要重视签订前的管理,更要重视签订后的管理。只有依法规范的合同履行管理,全面履行合同,注重履约全过程的情况变化,特别要掌握对我方不利的变化,及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止,才可以维护良好信誉、合理规避市场风险、保证其顺利实现预定的经营目标,不断提高经营管理水平和经济效益。
作者简介：
[1]卢鹏超,女,汉族,河北人,毕业于辽宁石油化工大学,工程管理学士,在管道局研究院工作,有多年的企业管理和合同管理工作经验。
[2]李朋,男,汉族,辽宁锦州人,毕业于沈阳师范大学,民商法硕士,事企业法务管理工作。
员工形成太大的约束,打击了员工的积极性和创造性,并因为权威过重使员工产生畏惧心理。所以,健康的领导力是组织健康成长的必然要求。
3、创建优良、丰富的企业文化。多乐士作为一家跨国公司,拥有覆盖到全球80多个国家的55000名员工。面对文化的多元化带来的沟通挑战,多乐士管理层采用管理人员国籍多元化、性别均衡化的管理制度,成功拉近了管理者与员工之间、员工与员工之间的距离。拓展了企业的包容性。企业文化的建立提供了员工与管理者良好的沟通氛围,并能强化组织目标,调动员工的积极性。
4、建立健全沟通、信息机制。很多企业并不设有专门的沟通部门。沟通部门的设立能使沟通渠道专业化、沟通作业高效化。信息小组、信息部可以与沟通部门协同合作,而信息组的工作更注重信息搜集、甄别、整合、发表,这样可以使假消息得到扼制,增强组织信力。
5、采用科学的方法处理沟通困难
（1）采用“二八法则”分配资源。管理者的时间及其所拥有的资源都是巨大的机会成本,此时应抓住组织的主要矛盾。根据“二八法则”,可以把80%的资源分配给所有事项中20%最重要的事项,把剩余20%的资源分给80%次重要的事项。这样做不仅科学地分配了资源,还避免了分配时的沟通困难。
（2）运用SCQ定义关键问题,优化决策。SCQ即“情境——冲突——问题”分析方法,有助于管理者整理思路。通过分析
情境,找出冲突,定义问题,管理者能对事物产生总体的认识和思考。运用SCQ方法相当于为管理者决策编程,为科学决策提供了依据。
6、培养个人语言魅力。语言是沟通的主要载体,语言运用的成功与否直接决定了沟通是否有效,管理是否成功。哈佛商学院的两名教授称：“为了正确认识管理学,管理者需要首先重视语言。”管理是一门科学,也是一门艺术,它的艺术性就体现在其主体和客体都是人,具有很多不确定性,有时是需要个人的魅力来影响、带动他人的。Morgan&Banks及Talent创始人安德鲁被员工比喻为演员总统里根,就是凭借演员出身的他身上散发出的深厚艺术气息。
管理的沟通问题长久以来一直是管理方面的难题。从泰勒的科学管理学派到明茨伯格的经理角色学派到如今的信息管理时代,沟通问题一直存在着并牵引着众多管理学家的心。管理者理应关注管理工作中每时每刻存在着的沟通问题,并根据所处角色的不同制定不同的解决方案。
参考文献：
[1]亨利・明茨伯格. 管理工作的本质[M].北京：中国人民大学出版社,2007.
[2]钱丽娜,王志勤,石丹. 让企业文化像多乐士那样丰富,商业是技术与艺术的融合[J].商学院,2012,（3）.
[3]李彦斌. 管理学[M].北京：机械工业出版社,2011.7