档案建立与台账管理
备考表.xls
档案管理
推行计划
1、表单的内容讨论定稿 2、推行计划 永康项目管理部 肿瘤项目管理部 : : 3.25----4.5 4.6----4.10
儿保项目管理部 :
117医院项目管理部 : 公司各部门 :
4.11----4.15
4.16----4.20
自行优化、4月中旬完稿。
量化 目标考核重要指标。
六、切实可行原则: 不刻意作假。
档案建立流程
优质档案的来源
第一步、档案收集
没有规范完整的物业资 料,就不会有规范完整 的物业档案,更谈不上 整理;保管就失去意义 了,利用价值当然就大 打折扣。
档案的来源:详见右图
第一步、档案收集
定义:按照有关规定、通过例行的接受制 度和专门的 征集办法,将分散在各部门、个人手中和散失在其他地 方的档案有组织有计划保存在一个地方。 收集要求: 常年累计、持久; 制度化和规范化,及时并不断更新。 齐全完整,保质量。 精简准确,并能反应企业的业务活动。
4 、装订的方法采用三 种:一种是 10 页以内用 胶水粘贴,第二种是 40 页以内用钢夹固定,三 种是 40 页以上用“三孔 一线”装订。
要求:装订文件封面制 作规范 档案封面.doc
第四步:编号
编号是编目工作的起点和基础,通过编号 ,使归档文件在全宗中的位置得以固定, 并为后续的编目工作以及将来查找利用时 提供实体条件。
要求:统一文件盒脊设置 档案盒标识.doc
备 考 表
备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和 日期。 盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
整理人:负责整理归档文件的人员姓名。
检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日期:归档文件整理完毕的日期。 要求:备考表制作
第三步:装订
1 、装订前,对破损的文件进行修复以延长 其寿命。修复主要针对一些有孔洞、残缺或 折叠处已被磨损的文件进行修补。 2、复制字迹模糊或易褪变的文件。一般采 用复印的方式进行复制。比如传真件字迹耐 久性差,须复制后才能归档。 3、去除易锈蚀的金属物,如订书钉、回形 针等。
第三步:装订
第二部、档案整理
(一) 归档文件书写要工整、清晰,不用普通圆珠笔 、铅笔或复写纸等不耐久的记录材料。
(二)文件收集是否齐全完整,底稿、附件是否装订 在一起;一次会议、一项工作、一个事由 ( 或问题 ) 的文件是否全部归档。 (三)归档年度是否分清,跨年度文件是否分清;
(四)归档文件保管期限划分是否准确,几种保管期 限的文件是否混在一起;
第五步:编制目录
它是归档文件整理工作的重要内容之一, 也是其他各种编目工作的起点和基础。编 目必须按照分类、排列的结果、逐类、逐 件编制目录,以系统、全面的提示归档文 件的全貌。
第六步:装盒
装盒要求
归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档 案盒,与归档文件目录中相应条目的排列 顺序相一致,保证检索到文件条目后能对 应地找到文件实体。档案利用完毕后归档 时,同样要注意将其按件号顺序装入相应 档案盒中。
档案管理的原则
一、安全至上原则:
防火、防盗、防湿、防虫; 专管(收集 不同部门、不同业务(各领班各自分管) 业务门类不同,分类方法不同
二、集中分散原则:
三、业务对应原则:
档案管理的原则
四、规范管理原则: 避免特立独行、标新立异、自 搞一套。 五、指标评价原则:
档案建立与台账管理
品质管理部
档案管理的必要性
引言: 物业从事的是服务性工作,服务质量是核心竞
争力,在如何提高服务质量的过程中,档案管理发挥至 关重要的作用。
必要性:
一.
是各项事物处理、设备维护的依据(报修投诉处理) 二. 有一定的凭证作用。(监控录像档案) 三. 是规避风险的主要途径之一。 四. 是开展物业研究的基本统计素材 五. 反应物业管理水平,评价物业质量并综合反应物业管理状况。 六. 是行业趋势,是各项评优的组成部门。(市优、国优)