XXX科技有限公司企业标准
程序文件
拟制：
批准：
受控状态：□受控□非受控
发放编号：
2017－7－1 发布 2017－7－1实施
XXX科技有限公司发布
6、文件控制程序
文件编号：IQM06-2017B
1 目的
本程序规定了文件的批准、发放、更改和保管的控制要求及办法，以确保现场使用的文件都是现行有效的，防止误用失效或作废的文件。

2 范围
本程序适用于本公司与质量管理体系有关的所有文件（包括与体系有关的外来文件）。

3 职责
3.1体系中心负责公司文件的管理和控制。

3.2各部门负责本部门文件的管理和控制，并接受体系中心的监督检查。

4 工作程序
4.1文件的批准
---新拟制和换版的文件都要经过有关领导的批准。

---质量手册(含质量方针和质量目标)须经总裁批准。

---其他的质量管理体系文件由管理者代表批准。

---技术文件由主管技术的领导批准。

---批准人要确保文件的充分性与适宜性。

4.2文件的发放和使用
---建立文件登记台帐，见附表IQM06-01B。

---发放文件要进行登记，使用者签名领取，文件不用时要收回销帐(见附表IQM06-02B)。

---使用文件人注意保管，以防丢失损坏。

---使用人不得在文件上随意涂改或乱划，保持文件清晰、易于识别。

---外来文件，如标准等，与质量管理体系有关的这些外来文件，根据文件的性质发放到有关部门或人员，登记领用(见附表IQM06-05B)，并做到使用最新版本。

---设计、生产、采购、检验及其他管理使用的图纸、技术文件要协调一致，现行有效。

4.3文件的更改
对于要更改的文件，首先填写文件更改单(见附表IQM06-04B)，经主管领导批准后实施更改。

更改时可采取以换页或换版两种方式，保证各有关部门使用的同样文件都得到正确的更改，更改时，被更改的文件上要做好更改记录，以便识别现行修订状态。

4.4文件作废的处理
---更改采取换页或换版时，对于作废的页和作废的版本要及时收回，盖上作“作废”章。

---对于作废保留的文件，要在此文件上盖“作废保留”字样。

---对于要销毁的文件（包括作废页）要一一登记，作为销毁留下证据(见附表IQM06-03B)。

4.5技术文件的审批、会签
---与产品有关的图纸、技术文件，要有拟制、审签、工艺会签。

4.6文件的归档
---图纸、技术文件以产品为单元整理齐套。

---每项产品设计开发确认后，项目负责人将该产品的图纸、技术文件整理齐套，及时归档。

---归档文件都要符合审批的规定。

---归档文件要逐一登记，借用要由领用人签名，用后归还销帐。

---档案管理要做到整齐、清洁，文件不乱放，保证文件不易损坏。

4.7文件的编号
4.7.1程序文件的编号
---编号开头字母为“IQM”，表示为“XXX质量管理”。

---“IQM”后面的数字为程序文件顺序号，如IQM02表示第2份程序文件。

---编号最后面的数字是年号，如2017表示是2017年的版本。

---程序文件使用的表格编号，如IQM06-01 B 。

IQM06为程序文件编号，01为表格的流水号， B为文件版本号,第二次修改的为B，即IQM06-01 B; 变更版本号用A、B、C…表示，如IQM06-01A、IQM06-01 B等。

4.7.2 作业类文件编号
---规定如下各类文件代号：作业指导书类文件：E-3-流水号；
测试指导书类文件：I-3-流水号；
检验标准类文件：Q-3-流水号；
设备操作类文件：P-3—流水号；
设计图纸类文件：以产品型号和设计单号作为标识；
5 执行本程序所产生的文件
---文件登记表IQM06-01B
---文件借阅、归还登记表IQM06-02B
---文件销毁登记表IQM06-03B
---文件更改单IQM06-04B
---外来文件登记表IQM06-05B
---外来文件跟踪单 IQM06-06B。