非业务类合同管理办法

第一条目的

为规范非业务类合同的管理，防范与控制合同风险，结合公司实际情况，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司总部及各分子公司。

本办法中的非业务类合同指非商务部管理的所有合同。

第三条合同的管理及责任划分

合同签署部门：负责非业务类合同的签订、执行；

行政部：负责非业务合同的盖章、编号及归档管理；

第四条合同编号、归档的具体规定：

（一）合同编号：

公司合同编号采用字母+日期+顺序号组成，一共分为三段。

例如：BJ20190102001表示北京公司2019年1月2日第1号合同

（二）合同归档

合同必须按年度、按顺序装在标准档案盒内，档案编号从××号-××号，以便查找。

第五条合同的日常管理

1、行政部负责非业务类合同的日常管理，双方盖章后的合同原件应统一交由行政部保管；

2、行政部应建立合同台账，合同管理员收到合同文本后，应按要求对合同进行编号，同时在合同台账上记录，并将合同扫描上传服务器，原件归档保存。

3、公章及合同专用章由行政部保管，合同签署部门凭部门经理签批的《用印申请》或钉钉审批，加盖印章。

4、有关合同履行中的文书、收发货单据、结算文件、来往信函、传真、回访确认单等均为合同的组成部分，应与合同统一归档保存。

第六条合同的调阅

公司合同属于机密文件，一般不许随意借阅，确因业务需要查阅档案的，需要按照下列程序办理借阅手续。

1、借阅人必须经过部门经理批准，填写借阅档案登记簿。

2、对所借的合同要妥善保管，不得私自销毁、涂改和对外传播。

3、在借阅期间发生的一切问题，一律由借阅人负责。

4、确因工作需要，需要长期（一月以上）借用合同(含相关资料)原件的，应报经行政总监批准后方可借用。

第七条由于管理不善等原因造成合同原件丢失，公司将视情节轻重对直接责任人予以处罚，给公司造成经济损失的，公司将追究其经济责任直至开除。

第八条公司的劳动合同不适用本办法之规定。

第九条本办法实施过程中，产生的争议由行政部负责解释。

第十条本办法自下发之日起执行。

冠新软件行政部

2019年3月6日