1 目的为促进公司经营业务的规模化发展、推动公司资源的优化组合，发挥财务在电商经营管理和提高经济效益中的作用。

依照《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》等国家有关财务管理法规度和公司章程有关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。

2 范围本办法适用于电商部所有工作人员，以及与电商业务相关的所有其他部门人员。

3 职责3.1负责建立、健全公司相关财务制度，监督各项制度的实施与执行；3.2负责公司支付宝及其他店铺账户收支及银行结算业务，保证公司资金安全；3.3负责财务系统记账、对账、财务报表、财务分析及财务档案管理工作；3.4负责公司纳税及税收筹划工作，按月申报相关税务报表，及时缴纳各项税费；3.5协助上级制定年度经营指标、对年度经营情况与当年经营指标进行对比分析；3.6负责公司各项财务支出的审核、账务核对。

4 内容程序4.1资产管理制度4.1.1资金管理4.1.1.1现金：实行日清日结，定期盘点制度。

每月盘存现金余额，做到账实、账账相不得白条抵库和挪用现金；4.1.1.2银行存款：每月及时核对，并编制银行存款余额调节表，确保账面余额与银行对账单日账与总账相符；4.1.1.3银行账户印签实行分管、并用制，不得一人统一保管使用。

严禁在任何空白合同上加盖银行账户印签。

4.1.2淘宝店铺和支付宝、京东钱包等其他账户管理4.1.2.1企业店铺相关信息包括店铺账户名称、登录密码、绑定手机号、支付宝账号、支付宝登码、绑定邮箱及邮箱登陆密码须到财务做纸质资料备案，并有电商经理的签字,如有更新需及时报备。

4.1.2.2公司所有淘宝账号和支付宝账号所绑定手机号，一律使用店铺负责人手机号，公司所有淘宝账号和支付宝账号所绑定邮箱，一律使用店铺负责人企业邮箱。

手机号码和邮箱需做统一备案登记，员工离职和办理工作交接需立即变更店铺登录密码、手机号及企业邮箱。

4.1.2.3.公司支付宝账户由财务指定专人进行管理，并在接收账号后重置登陆密码和支付密码，严禁向他人泄露支付宝账户信息。

4.1.2.4公司支付宝所绑定的银行账户均为同一名称下的企业银行账户，使用集团内其他公司名义开具店铺及支付宝账户需经审批，未经审批严禁使用任何个人或其他公司银行账户。

4.1.2.5公司店铺支付宝需关闭对外付款功能，除支付宝自动扣点外，不允许由支付宝直接支付。

4.1.2.6严禁公司员工盗取并泄露管易及其他第三方软件中客户资料或其他商业信息，发现一次处罚4000元并开除，情节严重者追究法律责任。

4.1.2存货管理4.1.2.1坚持先进先出，定期盘点的原则（每月1日上午）；电商自有仓库每月需进行盘点、其他线上平台运营仓库依据商品库存量及流动量每半年或一年盘点一次。

4.1.2.2仓库盈亏处理：原则上无特殊原因的，仓库出现盘亏，将由仓库保管员及仓库负责人，按公司相关赔偿价格，全额进行赔偿；仓库盘盈，将由财务按相关会计处理方式，进行仓库产品盘盈处理。

每月出具盘点报表，经电商经理、电商总经理及财务总监审批后，做盘点单调整仓库库存，未经批准不得私自处理调整库存。

4.1.2.3仓库残损品管理：每月出具盘点报告的同时，出具仓库残损品报告，并提出处理意见，经公司总经理、财务总监审批后，进行处理，仓库不得私自处理残损品。

4.1.2.4仓库进销存退各项操作规范详见《电商仓库进销存流程》、《电商仓库退货处理流程及残次品处理流程》、《电商供应链进销存操作流程及规范》。

4.1.3固定资产管理4.1.3.1 固定资产确定标准：一般设备采购价值在2000元以上并且使用年限在1年以上的有形资产纳入固定资产核算范围。

4.1.3.2 采购、报废固定资产：由使用部门提出申请，经电商经理、财务主管审核、公司总经理审批方能采购或报废；4.1.3.3 固定资产台账登记及盘点：由行政部详细登记固定资产的采购时间、金额、使用者等信息；每半年度由行政部及财务部共同对固定资产进行盘点；固定资产发生盘盈或盘亏，应查明原因和追究责任。

4.1.3.4固定资产折旧：采取平均年限法计提固定资产折旧；折旧年限：房屋建筑物20年、机器设备10年、电子设备3年、运输设备4年、工具及办公家具5年。

4.1.3.5固定资产外借与调拨：公司资产原则上不准外借使用，特殊情况需临时外借（借用时间不超过2 天）的，须事先向提出申请，经电商总经理审批后方可外借。

4.2应收账款管理总原则：坚持先款后货的原则。

4.2.1应收账款4.2.1.1合同签订人或业务经办人为应收账款清收第一责任人，负责督促客户按合同约定条件付款；负责应收款项的财务人员对应收款项应进行明细核算，每月出具应收款款明细，及时发现异常情况，查清原因，落实责任。

4.2.1.2对分销商严禁赊销，不允许新的应收账款发生。

若确实需要先发货后打款的客户，需建立信用评估机制，经集团总经理和财务总监审批授信申请报告后执行；如有在授信到期后未及时回款的，追究当笔授信、铺底的申请人及责任人相关责任。

4.2.1.3对于需要公司提供铺底的电商平台，应约定还款期限，确保铺底资金及货品安全；如有货款授信、铺底未在约定期限内归还货款的，追究铺底的申请人及责任人相关责任。

4.2.1.4收回的货款无特殊情况，当天必须上交财务部门，如发现货款未及时上交，公司将视同挪用资金处理，情节重大时依法追究法律责任。

4.2.2其他应收款管理4.2.2.1 个人借支总原则：前款未清，后款不借。

员工申请借支在两个月内未还款或报账，在财务通知后当月发放工资中扣除借款，当月发放工资不足的，从后期发放工资及费用中扣除。

a淘宝店铺活动返现款、押金以及电商部日常业务支出，可由经办人员填写借款单先向财务借款，借款单上需注明还款日期，活动完成后到财务履行报销手续并归还剩余款项；报销所提供发票内容必须与原借款用途一致，不一致时需在报销时书面说明原因，否则财务不予报销。

b本部门所有员工调岗、离职时，必须由公司人力资源部书面通知财务清查个人借款。

如有借款未清偿的，公司人力资源部停止办理相关手续，并停发其在岗时未发放的所有工资，通知本人限期清理借款，借款清理完毕后方可发放剩余工资。

如发生坏账损失，由直接领导承担20%的责任，由其借款人承担80%的责任，情节严重者追究法律责任。

c财务部门每月月底对到期的个人借支进行清理，将欠款情况通知欠款人，除特殊情况外，借支到期未按时交清欠款的，按本制度收回欠款。

4.2.2.2 保证金分销保证金a 分销保证金：为保证经销商执行公司价格体系及促销政策；保证分销商不擅自退货，杜绝单方面解除合同；保证分销商维护企业形象和合法权益；保证分销商遵守合同约定内容及公司度及政策，凡从公司打款进货的分销商需缴纳保证金。

特殊情况下因占据扩展市场需要，经电商经理、电商总经理批准可特殊处理。

b分销商保证金缴纳标准：单个分销商保证金原则上不得低于3000-5000元。

如经考察及研究，按照上述标准收取保证金还不足以对经销商进行有效约束的，经电商总经理批准，可适当提高收取标准。

c分销商保证金缴纳程序：分销商签订分销合同后，首次打款发货时需将保证金打入公司账户，由财务部统一给与收款凭据。

保证金不得作为货款使用。

如出现经销商未及时缴纳保证金或未足额缴纳保证金而业务仍在进行的，根据情节轻重，对直接责任人进行通报及处罚。

d分销保证金的扣罚及返还：分销商如出现低价、窜货等违反合同行为，经公司核查，由电商经理、电商总经理审核签字后通知财务部进行执行处罚。

如分销商违规，按规定被扣除的销售保证金，需在被扣除后的15天内进行补交，否则公司有权从分销商货款中进行扣除；在合同双方解除合同关系后的一个月内，如分销商未违反合同约定，由分销负责人申请返还分销保证金。

未解除分销商合同前，中途不予返还部分或全部保证金，不得挪作货款使用。

第三方平台保证金a 第三方平台保证金是指电商部以卖家身份向第三方平台缴纳以保证商品及服务质量的资金。

b第三方平台保证金缴纳：由店铺管理人员凭双方签署的平台协议申请缴纳，经电商经理及电商总经理批准后财务付款进行缴纳，财务人员需装订保留缴款依据。

c第三方平台保证金回收：电商经理作为第一责任人应建立保证金回收时间登记，确保保证金到期及时回收；店铺负责人在退出平台时需在提交关店申请，同时申请退回保证金，原则上退出平台内两个月内需将保证金全部回收。

财务部按季度清理保证金情况，督促相关责任人收回保证金。

d 因特殊情况不能回收的保证金，经店铺负责人书面说明，报电商经理、电商总经理审批过后核销，不能回收的保证金超过金额超过2万元的，需报财务总监及集团总经理审批核销。

因个人原因造成的保证金不能回收的，相关责任人承担相应的损失赔偿；责任部门的负责人承担连带管理责任。

4.3对账与结算4.3.1物流对账与结算电商部财务人员应于每月20日前对上月所发生的快递费用费用和物流公司对账，对账依据为快递公司对账单、电商系统发货明细及重量、财务对账完成后由运营部申请将款项结算给各物流公司。

4.3.2分销商对账与结算4.3.2.1分销商季度对账一次，每季度初的15日内将上季度的货款对账单发至分销专员，由分销专员将对账单传给分销商。

4.3.2.2每年4月、10月初分销商需在收到对账单一周内签字盖章（公章或财务专用章）后扫描回传分销专员。

分销专员负责一个月内将签字盖章后的对帐单扫描件交给财务管理中心存档。

每年7月初、1月初分销商收到对帐单后需在一周内将对账单一周内签字盖章（公章或财务专用章）后邮寄回传分销专员，分销专员负责一个月内将签字盖章后的对帐单原件交给财务管理中心存档；如经销商未反馈，对账单将视同无异议。

4.3.2.4双方核对确认后，如有差异，由数据差错方进行调整；4.3.2.5跨年度数据问题，未及时反馈的，公司将不在予以调账处理；4.3.2.6分销专员对经销商对账单回收负责，财务根据对账单回收情况对直接管理客户的分销专员进行处罚（100元/客户/次）；4.4.费用管理4.4.1费用开支总原则：在预算范围内先申请、后开支；4.4.2 本部门所发生的日常费用（办公费、招待费、差旅费、培训费、交通费等）以及货物运输产生的运输费用，均需取得正规合法的票据方可报销，费用发票由于个人原因未及时索取或丢失，财务不予报销。

4.4.3费用审批权限：4.4.3.1公司领导及被授权人员负责权限范围内的财务收支业务审批。

4 .4.3.2业务经办人员及其部门负责人按管理制度执行各项业务，负责业务内容合法性、真实性和业务收支单据合法、有效，并按规定报公司相关权利人审核、批准。

4.4.3.3财务部门负责严格执行财经法律、法规和公司的财务制度，严格按审批程序及经批准的公司年度业务预算办理各项财务收支业务。

4.4.3.4审批权限详见《长沙XX文化传播有限公司业务审批流程表》4.4.4自营平台费用4.4.5分销平台费用4.4.6仓库费用4.4.7.1工薪福利等支出包括工资、奖金、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照集团薪酬制度相关规定执行；4.4.8管理费用4.4.8.1通讯费a个人通讯费凭本人手机月结发票在标准内报销、超支自理、节余不补；交费收据、冲值发票不能作为报销凭证；b个人通讯费可以跨月报销一次，最多不超过3个月；4.4.8.2房租费a房租费用凭发票、房屋租赁合同、收据报账；b以员工住宿为目的房屋租房押金由所住宿员工分摊，公司不予代垫。