Excel实际应用2例：学生分班和编排考场
在学校里经常会遇到给学生编班、安排考场这样的工作，这些事看似简单，可实际操作的时候非常繁琐：编班的时候要充分考虑分配的平均、合理，考试安排既要利用好每一个考场，还要让不同年级的学生穿叉编排，有的考试还要打印考条。

如果学生多的话，手工搞极为艰苦。

当然有这方面专门的软件，像“科利华学校管理套件”、“黑马学校办公系统”等等。

不过这些软件虽然功能强大、专业对口，可身价昂贵，动辄几千上万元，非一般普通中小学所能承受（没办法，中国的教育总是和贫困联系紧密）。

好在我们还有Excel和Access（本文中使用的是Office 2003），再加上你读到了这篇文章，问题就变得不那么可怕了。

（一）分班
准备：建立一个Excel数据表，注意一定是两维的表格，中间不要插入其他信息破坏数据结构。

这里我们假设要分六个班，分班依据是入学考试的成绩。

为了力求平均分配学生到六个班里去，我们采用“之”字形的分配原则，也就是说总成绩第1—6名分别对应到1—6班中去，然后7—12名反过来对应6—1班。

这样的分配的目的是使最终分配到各班学生的总分数最接近。

具体操作如下：
Step1 选定全部数据单元格，用“排序”、“按总分”，选择“升序”，在“名次”单元格中拖动填充编号（如图1），这里不使用“RANK（）”函数的原因是因为“RANK（）”函数会产生并列的名次，使下一步操作出现错误。

Step2 在“班级”一列中输入公式：“IF(MOD(L2-1,12)<6,MOD(L2+1,12)-1,12-MOD(L2-1,12))”。

说明：使用“MOD （）”求余函数，产生1—12的序列，然后利用IF函数将7—12名逆序排列。

-1、
+1都是为了绕开余数为0的情况（“序号”列为2列）。

（二）考场安排
准备：建立Excel数据表，输入需要编排考场的学生信息，同样注意数据的结构。

（注：如果已经建立了学生档案数据库，那就更方便了，可以直接向Excel 中导入数据，一般纯文本文件.TXT或用FoxPro、Access建立的.mdb数据库文件都可直接导入到Excel中。

）
具体操作：
Step1 首先还是产生编号序列，方法同上例。

Step2 在“考场”一列中，输入公式“INT(A1/30)+1”（假设第一列是编号列，每考场编排30人），利用取整函数，先将考生所在的考场确定下来，+1是为了不产生编号为0的考场。

Step3 在“座位号”一列中输入公式“MOD(A1-1,30)+1”，使用求余函数产生1—30的连续序列，-1、+1也是为了绕开余数为0的情况。

Step4 将编排好的考场安排表按考场分页打印，这里我们使用“数据”菜单下的“分类汇总”项来进行分页输出。

为了避免出现错误，这一步最好是在向Access中导出数据以后再进行（设置如图2）。

Step5 接下来我们打印发给每个学生的考条。

这里我们需要将这个数据表导入到Access数据库中去进一步操作，方法很简单，打开Access，新建一个数据库，然后选择“新建”、“导入”，在导入数据类型中选择“Excel数据表”，再按照提示选择需要的工作表和数据，完成数据的导入，并命名为“考场安排”。

这时候，在Access的数据库窗口中，就会出现一个名为“考场安排”的数据表。

Step6 在Access的数据库中新建一个报表，对于不太熟悉Access的读者，在这里可以选择使用向导模式一步一步导入数据，然后选择已有的模板，简化
操作。

（如图3）
Step7 对报表进行进一步的修改，以取得考条的效果。

关键一是取消文字框的边框，可如图4进行设置；二是调整页面设置，使一页内排多列考条，可如图5进行设置。

最后，打出来看看效果吧，如果不满意，重复第6步，进行调整，直到满意为止（图5）。

Excel和Access的功能是非常强大的，我们仅仅使用了其中很少的一些功能，就解决了这么多难题，希望这篇文章能给您一些启发，也希望对Excel和Access有兴趣的同行、朋友来信交流，我的电子邮箱地址是：aphidtnt@。