Outlook使用技巧
目录
一．自定义邮件组和邮件地址 (2)
二．添加个人文件夹 (6)
三．邮件的自动存档 (8)
四．邮件撤回 (9)
五．外出助理设置 (11)
六．自动签名 (13)
七．邮件选项 (15)
八．Outlook 日历 (18)
九．任务 (22)
十．垃圾邮件处理 (27)
一．自定义邮件组和邮件地址
在outlook中，自定义的邮件组和邮件地址可以放在个“个人通讯簿”或“联系人”这两种“地址簿”上。
1．添加个人通讯簿。
在工具菜单中选“服务”，打开后如下图所示，在服务中按“添加”，在“添加服务”中选择“个人通讯簿”，然后按确定就可以。
2．创建自定义的邮件组。
打开通讯簿，在通讯簿中选择“添加新地址”，在添加新地址框中选择“个人通讯组列表”。
在个人通讯簿列表属性框中，输入自定义的组的名称，然后在点击“添加/删除成员”，然后在出现的地址簿中选择需要添加的人员。
这样就可以完成自定义组的设置。
3．自定义邮件地址
打开“通讯簿”，选择“添加新地址”，然后选择将地址放在“联系人”，然后选择“新建联系人”，按确定，
出现以下图表，可以填写上相关联系人的姓名，邮件地址等，然后按保存并关闭，
当打开联系人时就可以找到自定义的邮件地址。
在发送邮件时，在邮件地址列表中选择联系人，就可以找到自定义的邮件地址或组地址发送邮件。
如下图。
二．添加个人文件夹。
在工具菜单中选“服务”，打开后如下图所示，在服务中按“添加”，在“添加服务”中选择“个人文件夹”，然后按确定，在“创建/打开个人文件夹文件”框中选择相应的路径，在我们公司中这个路径一般是在D:\mail目录，
然后在文件名中给出一个文件名，注意文件名的后缀都是pst（如abc.pst），如下图。
给出文件名后，按打开，然后出现下图，
图中个人文件夹的名称可以更改，每个人的个人证件夹可能不止一个，更改个人文件夹名称以区别不同的个人文件夹，（本例中名称改为200811）而且可以在密码栏中设置个人文件夹密码，注意密码必须紧记，否则忘记密码则不能打开个人文件夹的邮件。
新的个人文件夹设定后，需要在邮件“服务”框的“传递”栏中设置将邮件传递到新的个人文件夹文件中。
三．邮件的自动存档
有些同事会发现，邮件好象地了一段是间“丢失”了一部分，这是因为Outlook本身的自动存档功能，每隔14天，Outlook 会自动提示是否存档邮件，如果回答是，则会自动存档部分邮件到指定的文件中，所以就会发现有些邮件“丢失”了，遇到这种情况，请及时通知电脑部，只要存档文件没有被删除，就可以将邮件找回，为避免不必要的麻烦，可以在工具菜单中选择“选项”，在“选项”框中选择“其它”，然后选择“自动存档”，将“每隔14天自动存档”的选项去掉，就不会再出现邮件“丢失”的情况。
四．邮件撤回
在已发送邮件文件夹中选中要撤回的邮件，然后打开。
打开邮件后，在“动作”菜单栏选择“撤回该邮件”
然后出下以下提示，按确定。
以下是收件人收到撤回邮件的通知，如果收件人先打开撤回邮件通知，要撤回的邮件将自动删除，但如果收件人先打开或已经打开要撤回的邮件，则邮件无法撤回。
五．外出助理设置
打开“工具”菜单，选择“外出时的助理程序”。
在“外出时的助理程序”框中选择“我目前外出”，然后在文字栏中写相关信息。
也可以在以下的“添加规则”选项中增加相应的规则。
当外出时的助理程序设定后，当别人发邮件给你时，就会收到一个如下图所示的自动回复邮件，而邮件的内容就是在“外出时的助理程序”框中输入的文字。
在“外出时的助理程序”中，如何“添加规则”。
当选择“添加规则”后，会出现下图。
我们可以设置当A发邮件给我时，将邮件转发给B，以便及时处理事情。
六．自动签名
新建一个邮件，在“插入”菜单中选择“签名”，然后根据提示完成签名设置。
如下图。
注意，当我们设置了“使用Microsoft Word 编辑电子邮件”时，不能使用自动签名功能。
如下图，在“工具”菜单中打开“邮件选项”，在“邮件格式”页中设置“使用Microsoft Word 编辑电子邮件”。
七．邮件“选项”
这里的邮件选项是在编辑一个新邮件时，在邮件的快捷方式上显示的“选项”栏，它与上述的邮件“选项”有完全不同功能，这个“选项”也可以在新建邮件的“视图”菜单中找到。
1．当我们认为邮件很重要时，可在“选项”中选择给出邮件“送达”回执或邮件“已读”
回执，这样当邮件已“送达”到对方邮箱或对方“已读”邮件后，我们会收到一个系统返回的回执邮件，提示邮件已送达或对方已阅读邮件。
2．可以设置定时发送邮件，我们可以传递选项中设置邮件在我们希望的时间发出。
3．使用投票按扭。
可以用来统计投票情况。
在投票按扭中，我们可以使用系统给出的选项，也可以自定义投票选项，用分号分隔。
以下有一个投票选项的例子进行详解。
扭，然后按“立即发送响应”。
接收到响应的一方将会收到一个响应的邮件，接收者必须打开该邮件，然后，才会生成一个统计报表。
在“已发送邮件”中打开发出的投票测试邮件，在跟踪栏中就可以看到投票统计情况表。
也可以将此统计列表粘贴到其它文档中。
八．Outlook 日历
1.创建约会.
我们可以利用Outlook 日历记录一些重要的事情或约会也可以记录一些重要日子。
打开Outlook 日历，如下图，然后“新建约会”。
在“约会”框中，可输入相关主题，地点和时间，在时间显示栏，有多个选择，这个选项很有用，这个时间设定后，可在“与会者可行性”中查到自己或别人在什么时间闲，什么时间忙。
如下图所示。
在约会中也可以自行设定一些记念日，如某人的生日等，设定时可将约会设为全天事件，而在时间设定显示为“闲”，在重复周期中设为“按年”重复，在日历中每年的同一天，将显示为这个人的生日。
2.会议
在日历中新建“会议要求”，可见“会议”只比“约会”多了“收件人”一栏，在选中收件人后，可以在“与会者可行性”中看到被邀请参加会议的人员在什么时候是空闲的，以免导致会议安排的时间与被邀者的时间有冲突。
接收人在收件箱中会收到一个会议通知，打开会议通知，可以有“接受”“暂定”“拒绝”三个选项，选中后发送响应给会议组织者，在响应了会议通知后，收件箱中将自动删除此通知，而在日历中将保存这个会议的安排。
九．任务
打开任务栏，新建一个任务，设定任务开始和截止日期，并设置某个时间作提醒，设置完毕后存任务，在任务完成过程中，可以随时打开任务更改任务的完成率以及完成任务所用的时间。
在“细节”中输入时间。
除了建立自己的任务，也可以将任务分派给别人，设置好一个任务后，按“分配任务”，就可以在收件人中选择要分配给的人员，在发送前一般要选择“在我的任务列表中保有存此任务的更新副本”和“此任务完成后给我发送状态报告”两个选项，当接受任务者更新任务完成的进度时，分配任务者就会自动收到任务更新的邮件，随时跟踪任务的完成状况。
注意：当任务同事发送给多个人时，则不能接收到任务的更新情况，当一个任务要分给几个人完成时，将任务细分，然后发送给每个人，就能及时了解每个人完成的进度。
当任务接收者收到任务，并发送接受任务的响应后，收件箱中的任务分配邮件被自动删除，而在“任务”栏中保存这个接受了的任务。
接受任务者在更改任务完成的状况后，将自动产生一个任务更新邮件给分配任务的人。
以下是分配任务者接收到的一个任务更新邮件，任务更新邮件打开后也会自动删除，而在任务栏中保存的任务副本也会自动更新。
下图是打开任务更新邮件所见的内容。
以下是打开任务副本所见的情况。
十．垃圾邮件处理
打开“组织”，点击“垃圾邮件”，设置将垃圾邮件自动“移动”到“已删除邮件”文件夹，
然后按“打开”，然后点击“单击此处”进入“编辑垃圾邮件的发件人”。
在下图中点击“编辑垃圾邮件发件人”，按“添加”按扭，将垃圾邮件的发件人地址加入。
加入垃圾邮件发件人地址还可以使用更加简便的方式，如下图，打开一个垃圾邮件，然后接鼠标右键，在出现的菜单中选择“垃圾邮件”，再选“添加到垃圾邮件发件人列表中”。