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家庭档案管理办法

题……这种多层次的分类方法,其主要优点是:分类整理后的档案材 料,不会因家庭成员的迁移而影响档案的管理。比如:家庭中的子女 成年婚嫁后,有关他们的家庭档案材料交子女保管是很方便的。当然,
如果家庭档案材料数量少,就应该选用其他的分类方法。
除以上分类法外,我们还可以列出许多其它的组合分类方法,家 庭档案的分类,究竟采用几个层次,怎样组合分类好?应根据各个家 庭的具体情况来决定。
邮票及封片等邮品,各类艺术品收藏,书报刊物收藏等。旅游景点门
票、导游图、旅行线路图、宾馆介绍、登程返程车票机票、游览日记 等。八是家庭历史方面的材料:包括生卒日期、遗嘱、遗照、家谱族 书、家史以及藏书、收藏品等。九是音像(电子)材料,包括家庭成 员各个时期的照片,结婚、寿庆、旅游观光、聚会娱乐等活动形成的 录音(录像)带、光盘、软盘等。十是其它方面的材料:其他有保存 价值的家庭材料。
根据家庭材料内容的成份和数量,将其分为若干个大类,类内再 分项,项内又分条目,分类层次应当清楚,类、项、目的概念要明确, 相互间界限要分明,不能互相交叉或重合。各家庭可根据本家庭材料 种方法,也可以多种方法混合使用。通常采用如下
据、以及房屋产权证、土地使用证等。四是书信类,如家庭成员与亲 朋好友的来往信件等。五是文书表册类,申请书、总结报告、自我鉴 定、履历表、登记表、奖惩材料以及家庭成员论文著述等。六是音像
(四)家庭材料的编号
档章,盖在每一件首页上方空白处,要醒目,件号在同一类内按家庭 材料的排列顺序,从 “1开始编流水号。每一 件”材料内编页 固定家庭档案材料的位置。每一件的页号编在每页的右下方,如果两 面有字的两面都要编页号,即正面编在右下方,背面编在左下方;如 果在一张衬垫纸上贴有多张32开的文件(如 发票等)则以原件为对 象,每一小张纸编一个页号,不要错编制在衬垫纸上,每一件的页 都是从“1”始编流水
从自家材料出发,选用以上类别,也可在此基础上,增设子女成 长类、服装物品类等类目。
(二)家庭ห้องสมุดไป่ตู้料的排列
家庭材料分类方法确定后,要按照家庭材料分类对家庭材料进行 系统地排列。家庭材料一般在二级类目下进行系统排列,可以按形成 时间或重要程度排列顺序。 即形成时间早的排在前面,
料 采用钢夹、塑料夹等;3.缝纫机扎边 扎在每件的左边;4.无酸 纸封套 一个封套装一件。装订方法不作统一要求,各家庭自行选用。
4.按年度(代)分类法
年度(代)分类就是按照家庭材料形成的不同年度或者年代进行 分类来整理。如果家庭材料每年形成的材料数量多,就可以直接采用 年度分类法,如1999年、2000年……。材料比较少的家庭,则可以 采用年代分类法,即把材料分成几个阶段或时期来进行整理,如80
年代、90年代……,或婴幼儿时期、少年时期
5.按保管期限分类法
保管期限是指档案材料保存的最高期限。它一般分为永久、30年、
10年三种,家庭档案的保管期限应根据各自家庭档案数量的多少及重 要程度自行制定。
前面介绍了五种基本的家庭档案分类法,在实际分类当中,这些 分类法并不单独使用,因为一个特性是难全面反映出家庭档案的内容 和成份的,因而,一般都是两种或两种以上的分类法结合起来运用。
值得注意的是,分类方法的结合运用,只能在分类的不同层次中 分别选用不同的分类方法,而不能在分类的同一层次中同时采用两种 或两种以上的分类方法。也就是说,要全面揭示出家庭档案的内容和 成份,可采取第一层次以年度分类,第二层次以成员分类,第三层次 以问题分类;或第一层次用成员、第二层次用年代,第三层次用问
(电子)类,如家庭成员的文娱生活声像片,有关学习和工作照片、 录音、录像带、光盘、软盘等。七是重要文摘、书画及剪贴资料。八 是其它类。
3.按家庭成员分类法
家庭成员分类就是按照家庭中每个成员进行分类来整理,即家庭 中有多少成员可设多少类,外加综合类。每个家庭成员由生到死形成 的全部档案作为家庭档案类目之一,家庭整体形成的材料或者归不了 家庭成员类中的材料可放入综合类
家庭档案管理办法
家庭档案是指一个家庭内的各个成员,在从事家庭事务和社会活 动的过程中,记录并保存起来以备日后查考利用的各种资料,包括文 字、图表、音像、实物及其他各种形式的历史记录。
一、家庭材料的收集
家庭材料的收集,是把散存在家庭成员手中及其他方面的具有保 存价值的档案材料相对集中并统一管理的过程。家庭材料的收集应遵 循家庭材料的自然形成规律,保证家庭材料的完整、准确。各家庭可 根据实际,确定本家庭材料的收集范围。
家庭材料收集的范围主要有:一是家庭理财方面的材料:包括家 庭收入、支出账目,存单、股票等各类投资交易证卡,有价证券、工 资条、水电费支出记录、保险凭据、借条、合同契约、贵重物品清单 和发票等。二是家庭各类证(薄):包括房产证、土地证、出生证、学 生证、毕业证、学位证、工作证、结婚证、身份证、户口簿、借书证、 职称资格证书、聘书、独生子女证和技术资格等级证书等。三是家用 电器、设备方面的材料:包括各种家用电器、防盗门、整体橱柜、家 具的说明书、保修卡、维修单、电路图和维修地点、联系电话等。四 是医疗保健方面的材料:包括婴儿出生、保健材料;家庭成员病历、 诊断书、医疗保健卡、X光、CT等检查结果及片子,心脑电图、化验 单、体检表、血型报告、住院记录、疫苗接种和药物过敏记录、家庭 成员意外伤害记录及医院处方、饮食禁忌等。五是交友联谊方面的材 料:包括亲朋好友的住址、电话号码,老师、同事、同学名录、来往 书信、贺卡等。六是家庭成员个人成长方面的材料:包括家庭成员的 生日、结婚纪念日及入学、入团、入党、应聘、升职、乔迁的日期, 自传、简历、日记,奖状、奖牌、奖章,各种考试的成绩单。七是爱 好、收藏:包括家庭成员个人爱好、收藏,如:书法、书画作品、学 术论文、专著、在各类报刊发表的文章及作品,名人好友题字题词等,
二、家庭材料的整理
家庭材料的整理就是将处于零散的和需要条理化的家庭材料进行 分类、排列、装订、编号、编目装盒、上架,组成有序体系的过程。
(一)家庭材料的分类
家庭材料分类,就是将收集好了的家庭及其成员所形成的全部材 料,按其来源、时间、内容和形式的异同,分成一定的层次和类别, 使家庭材料构成一套有机的整体。
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