第八条公司设专人保管合同专用章,印章管理人员对用印范围与用印手续严格审查,并对用印情况进行登记。发生下列情况之一的,印章管理人员不得提供并使用专用章。
1.未经编号的合同。
2.缺少审核及签字文件的合同、文件。
3.属于代签但缺少授权委托书的合同、文件。
第九条合同用印后,印章管理人员应及时收回并保管好合同专用章。
第四章合同专用章管理
第一条合同专用章的管理坚持“领导审批、专人保管、合法慎用、使用登记”的原则。公司行政部负责合同专用章的统一刻制及印模备案,任何部门与个人不得擅自刻制。
第二条合同专用章损坏、遗失或被盗应及时报告,由用印单位提出书面申请,公司行政部履行相关手续后重新刻制下发。
第三条合同经编号、审批及公司法定代表人或由其授权的代理人签署后,方可加盖合同专用章。
3.会审中发现合同中确有不妥之处的,应责成合同拟订部门或人员修改、重拟,直至确认无误。
4.各会审部门或人员对合同的会审工作应按规定的时间完成。
5.根据《合同法》及公司需求,会审通过后的合同文本需报经国家有关主管部门审查或备案的应及时报审或备案。
6.会审通过的合同报董事长审批后,应统一进行分类、连续编号,并由合同档案管理人员保管。
第四条合同专用章仅限于订立各类经济合同时使用。
第五条公司因经济活动需要对外签订合同时,经办人须先填写用印申请,经部门负责人审核签字,再报法定代表人或由其授权的代理人审签后方可使用,未经审签或审查未通过的不得使用合同专用章。
第六条原则上合同业务经办人员不得携带合同专用章外出订立合同。
第七条已盖章的合同与文件,如不能使用或不能执行,必须交回行政部,并予销毁。
制度名称
合同会审制度
编号
受控状态
执行部门
监督部门
编修部门
第一章总则
第一条目的
1.严格执行国家法律、法规,加强公司的合同管理,维护公司的合法权益。
2.防范与控制合同可能出现的风险,加强对合同制定的监督,规范公司合同制定的行为。
第二条适应范围
本制度适用于公司各类格式合同、部门合同文本的制定,以及对业务经办人员与合同对方拟订的合同的会审。
2.质量部门主要负责对合同标的物就是否符合国家产品质量标准、卫生免疫检测、技术标准等进行审查。
3.财务部主要负责对合同对方资信情况、价款支付的审查。
4.法律顾问与财务部负责对违约责任条款的审查,包括违约金的赔偿及经济损失的计算。
第三章合同会审实施具体细则
第一条合同会审要点
合同会审要点如下表所示。
合同会审要点一览表
第三条相关术语解释
合同会审就是指合同在拟稿以后、正式生效之前,由合同关键条款涉及的相关专业部门(如技术、财务、审计等相关部门)会同公司法律顾问对合同文本进行的审查。合同审查分为综合审查与细节审查两种。
1.综合审查就是指对合同合法、有效、公平以及合同文本的规范性进行的审查。
2.细节审查就是指对合同中技术细节的正确性、合同的可操作性、合同中权利义务的对等性进行的审查。
6.会审通过后,经公司董事长审批后,方可使用合同专用章盖章。
7.合同盖章后,拟稿人员将合同送报合同档案管理人员。合同档案管理人员在合同会审单上填写合同编号及合同归档号,签字后将合同连同合同会审单一并妥善保管。
第三条合同会审管理规定
1.参与合同会审的部门或人员应根据审查职责负责合同的会审工作。
2.审查部门或人员应对合同中有关内容认真仔细的审查,如审查过程中发现有疑问之处,应及时与拟稿部门或人员沟通。
3.拟稿人将合同初稿连同合同会审单送各会审部门或人员进行会审,会审完成后,确认不需修改的,会审部门或人员在合同会审单上签字。
4.全部会审环节通过后,拟稿人将合同连同合同会审单送报具有合同签订权的有关领导签字。
5.拟稿人将合同连同合同会审单送报合同专用章保管人员处盖章。合同专用章保管人员应审查合同会审单上所列内容就是否齐全,如会审部门与人员签字手续不全,应退还拟稿人要求补办会审手续,要求所有参与会审部门或人员在会审单上签字。
要点
具体内容
要点
具体内容
合
法
性
◇合同的主体、内容与形式就是否合法
◇合同订立程序就是否符合规定,会审意见就是否齐备
◇资金的来源、使用及结算就是否合法
◇资产动用的审批手续就是否齐备
严
密
性
◇合同条款及有关附件就是否完整齐备
◇文字表达就是否准确
◇附加条件就是否适当、合法
◇合同约定的权力义务就是否明确
◇数量、价款、金额等标示就是否准确
第十条未经法定代表人或由其授权的代理人批准,不得将合同专用章交给她人保管。印章管理人员因故临时请假,应经法定代表人或由其授权的代理人批准后指定临时保管人员,并做好交接记录。
第十一条合同专用章在使用期间,印章管理人员必须保证印章在自己的控制范围之内。合同专用章在不使用期间,印章保管人需将印章保存在带锁的文件橱中或保险柜里面。
经
济
性
◇合同内容就是否符合公司的经济利益
可
行
性
◇签订方就是否具有资信及履约能力,就是否具备签约资格
◇担保方式就是否可靠
◇担保资产的权属就是否明确
第二条合同会审程序
1.合同拟稿部门或拟稿人拟出合同草稿,并在合同会审单上签字。
2.拟稿人将合同草稿连同合同会审单送本部门负责人初审,负责人确认合格后在合同会审单上签字,并确定合同初稿。
第十二条合同专用章丢失、损坏、被盗时,印章管理人员应及时向总经理汇报予以处理,登记挂失作废。
第五章附则
第一条本制度自批准之日起生效实施。
编制日期
审核日期
批准日期
修改Biblioteka Baidu记
3.负责合同与合同会审单在整个会审过程的传递,直到合同盖上合同专用章后结束。
第三条合同拟稿部门负责人的职责
1.负责合同草稿的初审,审核合同草稿文字表达、内容的清晰与完整,并负责定出初稿。
2.负责审查合同会审单上所列内容就是否按照本制度规定填列齐全。
第四条合同会审部门职责
1.法律顾问主要负责对合同对方当事人身份与资格的审查及合同争议解决方式的审核。
第二章合同会审部门及职责
第一条合同拟稿部门的职责
1.公司各部门负责签订本部门因经营生产及管理业务往来而产生的合同。
2.各部门负责合同的拟订及合同在会审过程中的传递。
第二条合同拟稿人职责
1.合同拟稿人即该合同所指的业务经办人,负责拟订对外签订合同的草稿。
2.负责在本制度规定的“合同会审单”上填明需对合同进行会审的部门。