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EBS-组织概念解释

(一)业务组(BG)(二)法律实体(LE)(三)业务实体(OU)(四)库存组织(INV)(五)公司成本中心(Cost Center)(六)HR 组织(七)多组织接入控制在企业管理实践的过程中,“组织”(Organization)一词是个经常需用到的概念,一般与“人员”与“职能”这两个要素密切相关,反映某种行政管理关系,例如“财务部、销售部、采购部、生产部、仓储部”等等。

企业内部行政组织(部门)的划分是企业基于“职能驱动”业务管理模式进行运作的基础。

目前,国内适用于小企业使用的大多数低端管理软件并不考虑系统中的“组织”设置问题,其系统应用模块的划分,例如采购模块、仓管模块、销售模块等等,实际上就已经基本反映了企业运作的“组织职能”划分问题。

也是错误的系统实现方式就是将企业的“行政组织设置”直接映射到系统中,以“行政组织”代替“业务组织”。

这种系统实现方式虽有理解、掌握比较容易的优势,但却完全违背了大企业运作必须基于“流程驱动”业务模式的基本管理原则。

国内有所谓高端管理软件在系统实施过程中,常常出现有几十个财务、采购组织,几百个销售组织,乃至上千个库存组织的“盛况”,导致系统几乎没法使用的困境,其症结正在于此。

与企业的“行政组织”设置与人员规模密切相关且复杂多变不同,软件系统的“组织设置”必须以业务流程运作为核心,要求尽可能简单并保持相对稳定,在公司(人员)规模扩大的过程中具有延续性与继承性。

作为ERP鼻祖的SAP 将系统组织简单地分为“集团(Client)、公司代码(Company Code)、采购组织(Purchase Org)、销售组织(Sale Org)、工厂(Plant)”等类别。

ORACLE的组织设置本质上与之基本相似,但作为后来者作了进一步抽象与简化,系统组织划分为“业务组(Business Group)、法律实体(Legal Entity)、业务实体(Operating Unit)、库存组织(Inventory Org)”等。

如果说SAP 的组织模型字面上多少还带有一点“行政组织”痕迹的话(这可能是某些声称学SAP 的国内产品误入歧途的原因),ORACLE系统的组织模型字面上已经几乎看不出与“行政组织”还有什么关系,其中的“Inventory Org”现今中文翻译成“库存组织”,容易令人望文生义和企业的“仓库管理部门(Warehouse)”混淆,但Inventory 的本义实际应该是“存货”,称之为“存货组织”或许更好一些。

如下图22 所示ORACLE系统有关核心业务的多组织模型:上图中的“财务、销售、采购”并非系统的“组织实体”,它仅表示业务实体(OU)具有的相关业务处理功能。

“子库”是特殊的系统组织实体,没有上下文环境可进入,主要表示库存组织之下的某种业务功能。

(一)业务组(BG)“业务组”的概念可以与企业的“集团”概念参看,但不同的是一个企业在系统中可以设置多个“业务组(集团)”。

通常对于一个企业来说,系统中有一个“业务组”就够了,这表示企业就是一个“集团公司”。

而对于某些业务“多元化”的特大型公司(如跨国公司),则可能需要在系统中设置多个“业务组”,表示企业由多个“集团公司”组成。

业务组设置是系统组织设置的第一步,是最高层级的组织形态,但它主要是与人力资源信息的分隔有关,即“人员信息”的设置在一个BG范围内是由各业务模块共享的(如果需要)。

一旦系统设置的用户名(User)被与“人员”(Employee)关联,无论使用什么“责任”进入系统,都会定位至一个确定的BG中,任何责任在任意时刻只能关联一个BG。

EBS安装好后,系统里面已经预置了一个名为“Setup Business Group”的“初始业务组”。

如图23 所示系统预置的“Setup Business Group”:当以系统预置超级用户SYSADMIN进入后,应首先设置一个具有在HRM或INV 下创建组织功能的“责任”名,随后给此责任的“HR:User Type”配置文件设定值为“HR User”,则该责任就有了创建新BG的能力。

通常需要一次性将企业所需要的BG全部建立,一般另创建一个与企业名称一致如“某某集团”的新BG就可以了,也可以(不推荐)直接使用系统预设的“Setup Business Group”而不创建新BG。

系统每新建一个BG,就会自动在配置文件“HR:安全性配置文件”的LOV 中自动添加一个与新建BG 同名的可选值(初始时只有“Setup Business Group”一个值)。

在某一个BG下(初始为Setup Business Group)新建的任何责任,系统都将该责任的配置文件“HR:安全性配置文件”值默认为当前BG。

要在进入系统时能切换到新的BG,必须先修改该责任的“HR:安全性配置文件”设定值。

如果将配置文件“HR:交叉业务组”的值设为“是”,则在不同BG 下,新建的组织名称应当(虽然可以)不同,否则查看时可能会引起混淆。

在同一个BG 下的所有新建组织,名称不允许相同。

(二)法律实体(LE)法律实体(LE,Legal Entity)对应于真实世界中的按国家法律法规要求注册的“法人公司”。

在R11 中,LE 在组织FORM 定义时,对于每个LE必须为其“法人主体会计科目”关联一个“帐套SOB”。

每个LE 对应一个SOB,这与真实世界的法规要求是吻合的。

如下图24 所示:要注意的是,在R11中定义的LE 时,并未作与“会计科目弹性域结构”的“公司段”值关联,用户必须对于其是与公司段值中的哪个值对应心中有数。

而在R12 中,LE 的组织定义虽在FORM 中仍然保留,但LE 的“法人主体会计科目”的FORM 设置被废弃(故FORM 中定义了也无用),改为在定义“分类帐”时的“会计科目设置管理器”WEB中定义并分配法人实体LE。

一个分类帐设置(主辅分类帐)可以添加多个LE,但每个LE 只能具有一个分类帐设置。

如下图25 所示:在R12 中,还必须为法人实体分配会计科目弹性域结构的公司段即平衡段值。

每个LE 可以分配多个“平衡段”值,公司段值集中每个段值一旦被分配给某LE,则其它LE 就不能再被分配。

在R11或R12 中创建一个LE 后,应当及时到会计科目弹性域结构中添加需要对应的公司段值LOV(一个或多个),并重新进行弹性域的编译,否则系统可能会弹出错误报警信息。

R12 中一个LE 对应多个公司平衡段值,代表有多个分公司,LE是它们的合并。

主辅分类帐可拥有相同或不同的公司段值集,表示从不同的维度(如按地区、按产品等)去划分公司以方便考核。

如图26 所示为LE 添加平衡段值:无论是R11 还是R12,法律实体LE 的设置都对具体的业务处理影响不大,其与系统用户或责任不关联,不直接影响系统上下文的切换,故有人甚至认为EBS 的LE 设置作用不大。

这对于系统的内部运作来讲情况确实近似如此,但对于需要通过系统产生供外部使用的具有法律意义的文书(如采购订单、财务报表等等),严格区分法律实体LE 还是必须的。

R12显然更多地考虑了外部使用的这种法律要求(即所谓“法规遵从性”或“合规性”),并在相关业务应用模块中有所体现。

(三)业务实体(OU)业务实体(OU,Operating Unit)是EBS 系统组织设置的重点也是难点之一。

它与法人主体LE 本身没有必然的关系,与会计科目弹性域结构中的“公司段”也没有直接关系。

从企业实际业务管理需要的角度去看,业务实体OU可以看作是在系统中按照业务的相似性,把多个不同公司(包括LE)的业务处理过程及数据划分成相对独立的“管理单元”。

在每个管理单元内部,各公司的业务运作共享相关数据并执行统一的业务策略。

例如,有一个业务多元化的企业既生产医院使用的X光机也生产普通电视机,并且其下属在全国各地有多家生产X 光机或电视机的分公司、子公司。

由于这两种产品所使用的物料、供应商以及针对的客户群差异很大,企业为方便管理,可以将“业务运营”划分为两个相对独立的“业务管理群组”,对应到EBS 系统中就是两个业务实体OU。

从企业日常业务运作管理的角度来看,对于单纯的电视机业务,全国范围内就设一个公司负责计划、生产、采购、销售等运营管理最为简便,但企业从非运营管理角度例如“税收优惠、地方政策”等等因素考虑,有时不得不在全国各地乃至世界各地注册若干所谓“公司”,以便向当地政府纳税并接受其财务会计方面的监管。

EBS 在一个业务实体OU 下,例如“电视机管理群组”,包含了全国各地所有负责生产或销售电视机的分公司、子公司(LE)的日常业务运作,在业务运作的组织层面忽略了作为法人实体的公司信息,但在反映业务运营最终结果的财务阶段(GL),仍能够方便地按照各地的法规要求提供财务数据与结果。

而对于负责具体业务的系统用户来说,日常工作几乎不用关心或考虑“公司”的设置问题。

EBS 中LE 的数量可以根据需要任意增加,但对于OU的数量基于管理方便性则要求尽可能精简。

EBS 产品早期在实施过程中,存在一个公司(LE)对应一个OU 的做法或一个OU 只能属于一个LE 的说法,这种做法或说法并不恰当。

某些国内产品的设计由于未能有效区分“法律实体(公司)”与“业务实体(运营)”两者在系统中既相连接又有本质区别的特殊关系,只好采取一个法人公司对应一个系统业务实体的“笨办法”,企业规模小倒还能对付,一旦规模变大,注册公司增多,所谓的“系统多组织架构”就变得根本不具可用性。

ORACLE EBS 业务实体OU 的这一系统特性极大地方便了企业运作的日常管理,具有高度的灵活性与可扩展性。

如下图27 是R11 的OU 定义界面:图中的“业务实体信息”中,必须而且只能为之设定一个“帐套”,即一个OU 只能属于一个帐套(反之,一个帐套可以分配给多个OU)。

要注意的是,上述业务实体信息中的法人实体设定,并不代表OU只能属于一个LE,它只是表示在“业务实体”中进行业务操作需要法人实体信息时提供默认值(在R12中明确了是“默认值”这一点)。

R12中的业务实体定义同R11 基本相同,只是将帐套改为“主要分类帐”。

在EBS 中,一个OU 可以同时指定给多个LE,上面“电视机管理群组”的例子已经说明了这一点;一个LE 也可以有多个OU,这相当于一个注册的法人实体公司下,有多个需要独立运营的“事业部”(如X 光机和电视机)。

OU与LE 是“多对多”的关系,但有一个限制性的前提条件,即OU与LE 必须属于同一个SOB或Ledger。

由于LE 与OU 的设置在系统中可以独立进行,因此如果双方的SOB或Ledger 不同,则不能建立连接关系。

如果说法人实体LE 与真实世界的企业行政管理组织架构还有点关系的话,业务实体OU 则是与行政管理几乎无关,企业内部的行政组织变化对OU的设置没有直接影响。

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