xx市教育局机关公文处理实施细则第一章总则第一条进局机关公文处理工作的规范化、制度化、标准化，根据《xx市行政机关公文处理实施细则》有关精神和要求，结合机关工作的特点和实际，制定本细则。

第二条行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条公文处理指公文的拟制、办理、管理、归档等一系列相互关联、衔接的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到合法、准确、快捷、安全、保密、规范。

第五条行政办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关（单位）的公文处理工作。

第六条行政办公室设专职人员负责公文处理工作。

负责公文处理的文秘人员应当恪尽职守，具备相当的相关专业知识。

第二章常用公文种类第七条常用公文种类主要有：（一）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级机关（单位）不适当的决定事项。

（二）通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（三）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（四）报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问事项。

（五）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

（六）批复：适用于答复下级机关（单位）的请示事项。

（七）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（九）会议纪要：适用于记载、传达会议精神和议定事项。

第三章公文格式第八条公文格式一般由眉首、主体和版记三部分组成。

公文眉首指首页红色反线以上部分，包括发文机关标识、发文字号、密级和保密期限、紧急程度、上行文的签发人和会签人。

（一）发文机关标识（俗称公文版头或红头）。

主要包括三种：第一种是印明发文机关全称或规范化简称并加“文件”二字的版头（俗称“大字头”），即“xx市教育局文件”、“中共xx市委教育工作委员会文件”、“中共xx市委教育工委、xx市教育局文件”、“中共xx市教育局党组文件”；第二种是印明发文机关全称不加“文件”二字的版头（俗称“小字头”），即“xx市教育局”；第三种是“办公室通报”；第四种是“明传电报”；第五种是使用“xx市教育局专用信笺”的函件。

联合行文的，主办机关排列在前。

（二）发文字号。

包括机关代字、年份和序号。

机关代字：大字头文件对应用“沧教”、“沧教工委”、“沧教党组”，请示报告类文件用“沧教”；小字头文件用“沧教X”；“办公室通报”用“沧教办”；“明传电报”用“沧教电传”；“函件”用“沧教函”。

专题会议纪要用“会议纪要【xxxx】x号。

年份用全称，且用方括号括起来。

年份、序号用阿拉伯数字，不编虚位，不加“第”字。

联合行文的只标明主办机关发文字号。

（三）公文的文种。

应当根据行文目的、发文机关的职权与主送机关的行文关系确定。

（四）结构层次序数。

第一层为“一、”，第二层为“（一）”,第三层为“1.”，第四层为“（1）”（五）引用公文应当先引标题，后引发文字号。

日期应当写明具体的年、月、日。

计量使用国家法定计量单位。

(六)文内使用非规范化简称时，应当先用全称并注明简称。

(七)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

(八)公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

附件标题置于正文之后、成文时间之前，与主件一起装订。

(九)公文如有附注，应列成文时间之下左侧，用圆括号括起来。

(十)公文除“会议纪要”、“办公室通报”和“内部明电”以外，加盖印章。

联合上报的公文，由主办机关加盖印章。

联合下发的公文，联合发文机关都加盖印章，主办部门排列在前，协办部门排列在后。

(十一)用印位置。

公文用印位于成文时间的中上侧，上不压正文，下骑年盖月。

第九条公文版记。

主要包括抄送机关、印制版记、公文识别条码。

(一)抄送(抄报)机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

抄送(抄报)栏设在公文末页下端、印制版记之上。

(二)印制版记包括公文制发(翻印)机关名称、印发(翻印)日期和份数。

(三)公文识别条码印制在印制版记右下侧。

第十条公文印制标准。

(一)公文用纸采用国际标准A4型，纸质60克以上，左侧装订，双面印刷，成文纸幅面标准为210mmx297mm。

(二)版面格式。

每页上空(上白边)37mm，左空(左白边)28．5mm。

版心尺寸为156mmx 225mm(不含页码)。

每页22行，每行28个字。

首页正文题目距文件头红色反线空两行，正文与大题目空一行。

发文字号居文件头与红色反线之间居中位置。

上行文要有领导签名。

首尾不要页号。

版记不管是否有正文，均放置在最后一页下端。

(三)正文格式。

公文标题(大题目)，用2号小标宋字体，居中横排；主送机关，在标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋字体，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。

正文，包括小标题用3号仿宋字体；抄送、落款用3号仿宋字体。

年份用阿拉伯数字。

第四章行文规则第十一条行文应当确有必要，注重效用。

第十二条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不越级请示和报告。

因特殊情况或突发事件，如重大安全事故等紧急事项确需越级行文时，应当抄报被越过的上级机关。

第十三条除以“函”的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向县（市、区）政府正式行文。

第十四条机关内设科室除办公室外，不得对外正式行文。

第十五条市教育局与市政府各部门、相应的党组织和军队机关、同级人民团体和具有行政职能的事业单位可以联合行文。

第十六条与市直其他部门联合行文时，应当明确主办部门。

第十七条向各县（市、区）教育局、石油分局的重要行文，应当同时抄报市政府办公室。

第十八条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

第十九条“请示”、“报告”不得混用、并用，“报告”不得夹带请示事项。

第二十条拟制公文时，对涉及市直其他部门职权范围内的事项，应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，市教育局是主办部门的，应由主要负责人出面协调，仍不能取得一致时，可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请市政府协调或裁定。

第二十一条成文日期，以负责人签发日期为准，联合行文的，以最后签发机关负责人签发日期为准。

电报以发出日期为准。

第五章制文规程第二十二条制文规程指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、分发等程序。

第二十三条公文草拟。

属于市教育局主管范围内的工作需要市政府发文时，一般由本局代拟文稿；涉及两个以上部门时，一般由—个部门牵头共同起草；综合性公文，一般由办公室拟稿。

第二十四条公文审核。

公文签发前要严格审核。

（一）审核的重点是：文稿内容是否符合党和国家的方针、政策以及法律、法规、规章；是否确需行文，行文方式是否妥当；是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；公文格式是否符合本实施细则的规定等。

（二）审核的程序1、凡拟上报下发的市教育局正式文件，包括代政府起草的文件，先由承办科室科长从内容到形式认真进行审核阅修，尤其是要把好政策、文字关。

2、承办科室审阅无误后，送办公室（政策法规科）进行合法性、政策性、格式体例、文字等方面的审核，并签署拟办意见。

3、承办科室送交主管局长审核后，按领导批示意见处理。

4、涉及资金经费申请、使用、管理等财务方面内容的公文，必须经主管计财工作的副局长审核。

5、规范性文件或代政府起草的文件初稿，要提交党组会议或局长办公会议审定。

对涉及管理相对人权利、义务的规范性文件的制定，要根据需要进行听证。

6、代政府起草的文件，经局长办公会议或局党组会议审定后，报市政府办公室审核后由市领导签发。

规范性文件要由办公室初审后，分别报市政府法制办和省教育厅政策法规处备案。

（一式十份，另报电子稿）第二十五条公文签批。

（一）凡拟以市教育局、市教育工委、市教育局党组大字头印发的公文，一律由局长（书记）签发。

（二）以市教育局名义制发的常规性文件，由办公室主任提出拟签意见，由主管局长签发或由主管局长审定后由局长签发。

（三）与市直部门、群团组织等联合行文，市教育局是主办单位的，由局长会签；是协办单位的，由主管局长会签。

（四）凡规范性文件，经市政府法制办和省教育厅政策法规处审核，按照审核意见修改完善后，方能签发。

要使用规范性文件制发专用笺。

（五）“办公室通报”由办公室主任（副主任）根据局长授意签发。

（六）凡属时限要求紧迫的公文，办公室主任签批时加盖“急”字印章。

第二十六条公文印发。

公文经有关领导签发后，承办科室负责挂笺送办公室登记、编号，并由办公室负责复核审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全、规范等。

登记、复核后，由承办科室按办公室主任拟批意见，送相应领导签署意见并付印。

文件印成后，承办科室将签批件、正式文件（一式三份）、文件电子稿交办公室存档，年底整理汇总刻制成光盘上报市档案局。

非密级重要文件，由办公室及时送交档案局专用信箱。

是规范性文件的，另报政策法规科一份正式文件备案。

第六章公文管理第二十七条所有公文一律由办公室统一管理。

第二十八条收文办理。

由办公室负责签收、分类、登记和运转。

（一）上级来文。

收到上级来文后，办公室负责分类登记，填写公文处理笺，由办公室主任（副主任）签署意见后，呈送有关领导和承办科室。

（二）下级来文。

由办公室负责签收、登记、审核、筛选并运转。

收到下级来文后，办公室负责填写公文处理笺，由办公室主任（副主任）签署意见后，呈送有关领导和承办科室。

（三）各县(市、区)教育（文教）局和市直学校的请示、报告，除局领导直接交办的事项外，要严格按照下级来文的管理程序，一律归口办公室运行，不得直接报送局领导个人或其他行政科室。

凡不按程序报送的，市教育局不予受理。

市教育局领导同志个人原则上不受理直报材料。

（四）代政府起草的文件、领导讲话、汇报材料等，由办公室或负责科室呈报市政府文教科，进入市政府公文管理序列。

（五）秘密文件办理。

密级文件统一由机要室（办公室）办理。

机要室收到秘密文件，按保密规定和时限要求，登记编号后送办公室主任提出拟办意见，并加盖密级文件专用章，呈送有关领导阅示。

密级文件不得经非加密渠道转发，不得复印。

所有密级文件在承办科室处理完毕后要全部按期收回。

机要室要将所有密级文件上锁专柜存放，定期清点，按规定处理。

（六）公文传阅。

传阅（借阅）公文，应当严格履行登记手续。

办公室有关工作人员要随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。