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办公室业务・理论探讨
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办公室业务2012・10
文/辽宁大学王芗馨
完善高校学籍档案管理的有益探索
【摘要】高校学籍档案管理是高校的一项重要管理工作，本文针对现今我国高校档案管理中存在的不足，提出一些完善高校学籍档案管理的有效措施。

【关键词】高校；学籍档案；管理；对策
随着我国高等教育改革的不断深化以及高校招生规模的逐渐扩大，学籍档案管理工作越来越引起高校的重视。

如何加强高校的学籍档案管理工作，使学籍档案的原则性、政策性和服务性得到有效的提高，是高校的管理者值得深思的问题。

一、我国高校学籍档案管理工作中存在的不足
学籍档案包含的内容较多，随着高校招生人数的增多，高校的学籍档案管理工作压力越来越大，受传统的管理理念和管理方法的制约，当下高校学籍档案管理工作主要存在以下问题：
（一）学籍档案管理人员缺乏强烈的档案意识
部分学校的学籍档案管理人员缺乏应有的档案意识，学籍档案是高校档案的重要构成部分，但是因为学籍档案的作用通常是隐性的、潜在的或相对滞后的，使得档案管理人员认为学籍档案没什么实际用途，在具体的工作中，没有严格的按照档案管理相关规定对档案进行管理，有些档案的填写错误或格式不统一，有的学校在档案需要转送移交时，直接把未密封的档案交在学生手里，使档案失去了它的真实性和应用性。

（二）学籍档案管理制度不完善，标准不统一
虽然多数高校都按照教育部颁布的学生管理规定去进行档案管理工作，但是一直以来却没有建立一套完善的学籍档案管理制度，使高校的学籍档案管理工作不能落到实处，导致学籍的原始档案残缺不全或杂乱无章。

另外，没有一个统一的档案管理标准，各高校都按照自己的理解和方法去管理学籍，导致学籍档案材料庞杂且降低了使用的价值。

（三）学籍档案管理模式落后，管理方法较陈旧
目前我国很多高校的学籍档案管理方法虽有计算机管理的介入，但只是传统的手工操作方法的协调和有益补充，
并没有真正实现数字化信息管理。

随着学校招生数量的增多，学籍档案信息量的增加，原有的纸质档案已经不能满足使用者对档案信息的需求。

另外，纸质档案的管理模式使学籍档案管理者的工作任务繁重，管理者在单调、重复的劳动中，工作效率难以提高，导致很多档案材料不能发挥它原有的作用。

（四）学籍档案没有充分发挥它的潜在作用
高校的学籍档案管理还只是停留在收集、整理、归档的层次，并没有深度的探索和加工档案信息，学籍档案没有实现为教学创新或教学管理提供规律性、理论性的材料依据，也没有为学校领导决策提供服务，学籍档案的开发利用率过低，使得档案信息的潜在价值被埋没。

二、完善高校学籍档案管理工作的有效策略
高校的学籍档案管理应该立足于工作中的不足，对此，笔者提出了以下几点建议：
（一）提高档案管理人员队伍的整体素质
首先，应该制定有效的人员管理措施和激励机制，激发学籍档案管理人员对工作的积极性和主动性，档案管理人员只有从心底提高对工作的重视，才能不断在工作中发挥自己的创新能力。

其次，高校领导要对学籍档案管理工作高度的重视，建立统一的规章制度，加强档案管理者的法律意识和依法管理的自觉性，把学籍档案管理工作纳入到学校的整体管理工作中，与其它工作共同布置、检查、总结和验收。

最后，不断增强学籍档案管理人员的档案信息意识，为档案管理人员提供业务能力培训机会，档案管理人员也要积极的投入到学籍档案的管理工作中，不断督促自己学习、进步，努力提高工作效率。

（二）建立完善的档案管理制度，统一管理标准
学籍档案管理的工作环节较多，只有完善的学籍档案管理制度，才能保证工作中的各环节合理的衔接在一起。

因此，应该结合高校的实际情况，建立一套包扩档案收集、整理、归档、保管、利用、转送移交和分工管理在内的各项规章制度。

自学生入校后，采用普遍收集、重点
收集、定期收集和定向收集等多种方法
联合使用，以确保学籍档案信息的完整性。

将所有学生的学籍档案按照统一的原则和标准进行分类、组合、排列和编目，并严格的筛查档案信息的真伪，保证档案原始材料的真实、可靠。

定期检查归档后的学籍档案，随时发现学籍信息变动或损失情况，保证学籍档案的应用性与时效性。

（三）引进计算机管理手段，真正实现学籍档案的信息化管理
为满足使用者对档案信息需求的不断提高，学籍档案管理部门应该积极引进先进的专业的学籍管理软件，以加快学籍档案的现代化建设。

一方面，要在计算机网络上建立学校学籍档案的信息库，确保信息能够实时查询和互动；另一方面，要使用计算机技术去对档案进行管理，提高档案的查询功能，发挥档案的最大信息价值，促进档案资源的信心共享，使网络信息和纸质材料得到合理的利用。

（四）提高学籍档案的开发利用率，为社会提供服务
学籍档案信息的开发和利用对高校的改革和发展具有重要的作用，因此，高校的学籍档案管理工作不能只停留在整理和保管阶段，要积极的对档案信息深入的研究和开发，把固定的信息发展为动态的资料，为学校的教学管理等工作提供有规律性、总结性的材料依据。

与此同时，档案管理者要提高服务的意识，不断完善档案的查询系统和检索系统，为不同层次、不同领域的使用者提供快捷方便的档案信息，随着档案信息的利用范围逐渐扩大，档案信息必然会最大的发挥它潜在的经济效能和社会效能。

三、结束语
高校的学籍档案管理是新时期高校建设发展的重要工作，高校应该提高对这项工作的重视，建立完善的工作管理制度，积极引进先进的管理手段，加强学籍档案信息的利用率，以保证高校健康、有序的发展。

参考文献:
[1]戈晓宁.新形势下高校学籍档案管理存在的问题与对策[J ].运城学院学报,2008,26(4).
[2]叶珊珊.电子档案管理的优化策略[J ].办公室业务,2012(9).。