5、人事专员应妥善保存员工入职档案，不得丢失，随意带出，或利用他人档案或档案中重要信息做出违反公司规定的行为。
6、任何单位不得跨部门查、借阅员工入职档案，下级员工不得查、借阅上级员工的入职档案。
7、公司领导、综合部可直ห้องสมุดไป่ตู้查、借阅员工入职档案。
8、查、借阅员工入职档案需注意事项：查、借阅档案者不得擅自泄露档案内容，若有违反者视情结轻重，给与处罚。不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏员工入职档案中的资料。不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要档案中获取资料须经人事专员同意。
本规定根据执行中出现的新情况，可以随时提出修改，由人事专员负责，在征求部门领导和部分员工意见后，提交修订稿上报总经理批准通过。
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2、对员工入职档案按入职时间进行分类归档，按在职人员与离职人员进行分类整理，并再档案前页按照员工工号进行对档案进行编号。
3、放置员工入职档案的档案柜钥匙需人事专员保管，员工入职档案需人事专员签字后方可借出，并备注用途与归还日期。如无正当理由到期不归还者，停发借档案人员的工资直至归还档案后可补发。
4、人事专员应保证员工入职档案保存环境的清洁、整洁。
1、员工入职档案包含：
应聘登记表、试用期审批单、试用期评估表、转正审批单、个人简历、员工照片、身份证明资料、员工学历、职称证书资料、聘用与劳动合同资料、内部考评、奖惩资料、职位与薪酬变更资料、离职交接资料等。
二、员工入职档案管理办法：
1、员工入职前由人事专员收齐员工所有入职资料，人事专员对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假可不予录用或解聘处理。
P4：过程检查：如何监督制度的执行谁负责监督，怎么监督
由部门经理监督、检查本制度的执行。
P5：即时奖罚：违返制度有几种情况，如何处罚，遵守制度，做的优秀，如何奖励
在执行此制度过程中，如出现员工入职档案资料不全、档案丢失、档案中员工个人信息外泄，档案损坏，公司根据规章制度作出相应处罚。
P6：改进复制：制度谁负责平时修改与完善程序是什么谁负责解释
员工入职档案管理制度
P1：结果定义：这个制度要什么结果
为规范公司员工入职档案的管理工作，高效、有序的利用档案与资料，有效保守人事机密。确保公司员工入职档案的完整，无损坏与丢失等情况的发生，特制定本制度。
P2：责任一对一：这个制度谁来执行
人事专员
P3:方法得当：如何才能够达到制度的目的，什么方法，什么流程