档案信息化建设培训课件(ppt 61页)
第一章 档案信息化建设概论
一、信息化基本概念
（一）信息
信息广义的概念：信息是指事物存在方式和运动状态的表 现形式。其“事物”是指存在于人类社会、思维活动和自然 界中的一切对象征性其“运动“是指一切意义上的变化，包 括机械、物理、化学、生物、思维、社会的运动。 信息狭义的概念（即主体论）：信息是指人所感知或表述 的事物存在方式和运动状态。“感知”是外界向主体输入信 息；“表述”是主体向外界输出信息。其内涵要比本体论层 次上的信息丰富得多。显然，档案信息属于主体论层次。
传统档案管理中遇到的收集难、著录难、整理难、保管难、 内容检索难、多媒体编研难，以及电子文件的保真、保密、 保用等老大难问题，力争提升档案科学化、规范化的管理水 平和服务水平，在促进社会改革、开放，经济发展、文化繁 荣以及法制化、民主化进程中建功立业。
二、档案信息化历程回眸 （一）探索起步，奠定基础阶段（20世纪80年代） （二）项目带动，重点突破阶段（20世纪90年代） （三）宏观管理，全面推进阶段（21世纪以来）
本书以“通用”和“专用”为区别的原则，还是将工具软件和数据库管理系统列为系统软 件的范围。其原因是：第一，这些软件虽然也专用于某些用途，如媒体播放，但是，这种 工具还是具有一定的通用性，广泛应用于各个领域、行业和单位。第二，工具软件虽然也 使用某些软件开发工具进行研制，但是，它也提供了二次开发的能力，可以作为各种应用 软件的开发平台，如数据库管理系统。
信息化“四个特点”：一是渗透性，二是增值性，三是 创新性，四是动性。
二、计算机系统的基本构成 计算机系统一般由硬件系统和软件系统构成。 硬件又称“裸机”，硬件由主机、外部设备和网
络设备组成。软件由系统软件和应用软件组成。
三、硬件系统 （一）主机 1、中央处理器（CPU) 2、内存储器 （二）外部设备 1、外存储器 2、输入设备 3、输出设备 （三）网络设备 1、网络传输介质：有线传输、无线传输 2、网卡 3、集线器 4、交换机 5、路由器：是连接互联网中各局域网、广域网的设备，它会根据信道 的情况自动选择和设定路由，以最佳路径，按前后顺序发送信号。 6、光电传换器：一种类似MODEM（数字调制解调器）的设备（数模 转换）
这一阶段的档案信息化特点：一是突出了归档电子文件管理，并延 伸到多媒体档案和电子文件的内容管理。二是充分借助局域网、政务网 和互联网平台实现各级档案部门以及文件形成部门的互联互通、数据交 换和共享，形成区域性的档案信息资源（包括实体和电子）的采集和接 收，既解决了业务流程以单一传统载体为管理对象的局面，也大大丰富 了档案信息资源库。四是服务水平显著提升。五是数字档案馆建设如火 如荼。六是逐步建立和完善了档案信息化的宏观管理体系。
四、软件系统 软件的本质是人的意志和智慧，是人用特定的计算机语言，指挥计算机系统“做什么”
和“怎么做”的指令集合。软件系统分两大类：系统软件和应用软件。 （一）系统软件 1、操作系统
操作系统按照应用领域可分桌面操作系统、服务器操作系统和嵌入式操作系统。 2、数据库管理系统 数据库可以简单定义为：以一定组织方式存储在一起的相关数据的集合。 数据库管理系统（DBMS)具有以下功能：一是描述数据库：一是描述数据库，运用数据描 述语言，定义数据库结构建 二是管理数据库，控制用户
（二）必须以档案信息资源建设为核心 档案信息化的核心目标是使档案信息“资源化”，即将档案信息转换为真正意
义上的档案信息资源。资源化不是简单地将档案信息做数字化处理，也不是简单 地将其放到网络上传输，而是应用信息技术，使档案信息媒体多元化、内容有序 化、配置集成化、质量最优化、价值最大化，通过档案信息系统的加工处理，确 保各种社会信息的真实、完整、有效，便于跨越时空广泛地共享利用，在实现档 案信息增值的同时，承担起传承人类记忆的历史使命。
（四）信息化 信息化：有着丰富的内涵，包涵两个支柱、三个层面、
四个特点。 “两个支柱”是指数字化和网络化。数字化是将现实世界
中的各种模拟信息转变为以二进制代码表示的数字信息，供 计算机处理和网络传输的过程。
信息化的“三个层面”：一是信息技术的开发和应用过 程；二是信息产品制造业不断发展的过程；三是信息资源的 开发和利用过程。
（一）必须由档案行政管理部门统筹规划和组织实施 因此，档案信息化不能各自为政、分头建设，而必须由各级国家档案行政管
理部门建立统一的规划、制度、规范、标准，实行宏观管理和监督指导。同时， 需要精心组织实施，在技术平台、网络体系、组织机构、人才队伍、资源建设、 基础业务、建设经费等方面提供保障，才能确保这项事业持续有效地开展。
第二节 信息化与档案工作
一、档案信息化的概念 档案信息化：是指在国家档案行政管理部门的统筹规划和组织下，以档案信
息资源建设为核心，以信息人才为依托，以法规、制度、标准为保障，全面应用 现代信息技术，不断改革传统的档案管理模式，有效提高档案信息资源收集、管 理和提供利用服务水平，加速档案管理现代化的过程。该定义总结了我多数应用Foxbase关系型数据库管理系统，以至于许多单位的早 期档案数据库都以DBF格式保存。 3、各种工具软件 （二）应用软件
应用软件具有以下特点：一是在特定的操作系统环境下，运用特定的软件工具研制 而成；二是针对特定的信息处理需求和管理业务需求进行设计开发，且应用于特定的专业 领域、行业、单位，或辅助特定的管理业务。
（二）信息资源 信息资源也有广义和狭义之分。广义信息资源是指人
类在社会信息活动中积累起来的信息、信息生产者、信息 技术等信息活动要素的集合。狭义信息资源是指人类社会 活动中经过加工处理后达到有序化并大量积累起来的有用 信息集合。
（三）信息技术 信息技术是指完成信息的获取、传递、加工、
再生和利用等功能的技术。它包括四项基本内容： 一是感测技术，二是通信技术，三是计算机及人工 智能技术，四是控制技术。
（三)必须建立高素质的档案信息人才队伍 一方面，要引进和培养相关人才，另一方面，要通过建
立有效的激励机制，鼓励档案人员学习信息技术知识，提升 档案信息水平。
（四）必须在法规、制度、标准方面建立相应的保障体系 （五）必须全面应用现代信息技术 （六）必须改革传统的档案管理模式 （七）必须树立强烈的效益意识 不能满足于一般的省人、省事、省力，而要致力于解决