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第一章总则
1.1 目的
为了明确公司各部门在合同与采购活动过程中的职责，加强对采购活动的管理和监督，保证采购质量、有效控制成本、降低采购风险，并为采购活动提供操作依据，特制定本程序。
1.2 适用范围
除国家法律、法规和公司政策有特殊规定，以及有关借贷、人事招聘、投融资项目本身和收购、并购项目本身外，本程序适用于公司业务相关的所有采购及合同管理活动。
第二章职责
2.1 总经理部
按照公司《XXX有限公司授权管理暂行规定》，负责批准或授权总经理部授权范围内的采购事项及合同签订、变更等。对超过总经理部授权的采购项目及合同签订，审核后应出具是否同意报送董事会批准的意见。
2.2 投资经营部
2.2.1 负责合同商务谈判策略和商务文件的准备。
2.2.2 负责合同的商务评标标准的制定及评价工作中商务部分的评审及商务评标报告的
编写。
2.2.3 组织合同商务谈判工作。
2.2.4 提出合同推荐申请，并负责其审批手续。
2.2.5 控制所推荐合同的商务风险。
2.2.6 安排合同签订。
2.2.7 对公司作为付款方的合同，负责审核合同支付申请并确定支付条件的满足性。2.2.8 负责建立与管理合格供应商库。
2.3 归口/使用部门
2.3.1 根据业务需求提出采购立项申请，跟踪立项审批。
2.3.2 负责提供询价所需的技术规范书，编写招标文件的技术标书。
2.3.3 参加供应商资格评审，负责对供应商技术能力的审查，并出具技术方面的资格审
查评价。
2.3.4 参与采购/销售合同谈判，负责合同的技术条款（包括工作范围、技术规范、质量
要求、进度计划、验收标准、保修条款等技术内容）的起草和审核，对合同技术条款负责，控制合同技术方面的风险。
2.3.5 负责采购合同的履行，包括合同履行过程中有关问题的处理、项目进度管理及
验收等，出具书面验收报告，确认支付条件的满足性，并及时对供应商履约能
力做出反馈。
2.4 综合管理部
2.4.1 负责车辆、房屋、捐赠、办公设备、办公用品、行政后勤物资、车辆租赁、办
公室装修维修与改造、通讯设备、办公礼品、宣传品、会议、计算机与网络设
备及其安装、调试、信息化建设与维护、文印、书报信息、资料等事项的归口
管理。
2.4.2 负责上述采购项目履行过程中有关问题的处理、项目进度管理及验收。
2.5 财务部
2.5.1 负责所有采购立项、合同推荐、合同变更等的审核，审查成本费用预算、支付、
税务等条款，负责控制合同文本中的成本、支付、税务、汇率和资金风险。
2.5.2 参与供应商资格评审，负责对供应商财务能力及相关财务事项进行评价。
2.5.3 参与合同支付的审核，负责交叉审核支付条件的满足性及支付支持文件的完整性
和有效性，规划和安排资金，及时办理合同支付。
2.6 法律
2.6.1 负责与公司常年法律顾问的接口沟通工作。
根据采购项目的需要，参与合同谈判，提供法律方面的专业支持。
2.6.2 审查合同结构和法律条款，负责控制合同活动中的法律风险。参与合同推荐、合
同变更的审核。
2.6.3 参与供应商资格评审，负责对供应商主体资质合法性及相关法律事项进行评价。
2.6.4 当合同活动涉及重大法律问题，发生索赔或争议事项时，负责组织法律应对措施
工作。
2.7 审计
2.7.1 负责对合同与采购活动的过程和内容进行监督和审计，视需要监督供应商资审、
招评标和商务谈判。视需要对采购项目的招评标及合同管理的重要流程进行不定
期的审查和评价。
2.7.2 根据公司管理需要，有权对存在重大风险的采购活动加强实施监督措施。
2.7.3 有权对合同活动中严重违法违规、严重损失浪费行为，做出制止决定。
2.8 安全质保
2.8.1 负责牵头组织供应商资格评审，负责对供应商的质保能力进行审查。
2.8.2 对采购活动和供应商合同履行情况进行质保监查和监督。
2.8.3 参与涉及核安全和质保要求的采购立项的审核、项目评审，负责安全和质保相关
内容的评价。
2.8.4 对于涉及核安全和质保要求的采购，根据项目需要参与合同谈判，提供核安全及
质保方面的专业支持，参与合同推荐的审核，负责对合同中质保条款的审查。
第三章采购临时组织管理
3.1 采购小组
3.1.1 对于立项金额为50,000元人民币以上的采购项目，实行“技商分立”的采购管理
模式。归口/使用部门负责办理立项并提供技术规范书的内容，投资经营部行使商务采购职能牵头成立采购小组，归口/使用部门、法律事务、财务部、安全质保、审计，分别从法律、财务、质保、审计角度，参与合同谈判或审核工作。
3.1.2 对于立项金额为50,000元人民币以下的采购项目，实行“用户自办”的采购管
理模式，由归口/使用部门负责自行采购。保证至少两名或以上人员参与并见证
采购过程，形成有效的询价报价文件、商务谈判书面记录（必要时）、谈判结果
请示报告以及审批结果。投资经营部、法律事务、财务部、安全质保、审计，
分别从商务、法律、财务、质保、审计角度，对采购过程进行监督。
3.2 供应商资格评审小组
供应商资格评审，应由安全质保牵头，归口/使用部门、投资经营部、财务部、法律事务（必要时）参加，组成供应商资格评审小组，负责对潜在供应商的安全质保能力、技术、资质状况、财务、法律关系进行评审，形成记录文件。
3.3 索赔小组
由投资经营部牵头，联合归口/使用部门、财务部、法律事务组成索赔小组，必要时邀请常年法务顾问参加，负责实施索赔行动。
第四章采购管理的基本原则
4.1 基本原则
4.1.1 合法合规、公平、公正、诚实信用原则：合同与采购活动应严格遵守国家的相关
法律、法规、安全环保要求，以及集团公司及公司有关政策、制度和程序，并遵循公平、公正、诚实信用的原则。
4.1.2 竞争性优先原则：合同与采购活动遵循竞争性程度高的采购方式优先的原则，并
应尽可能做到从源头采购，充分引入竞争，以降低成本。
4.1.3 分级授权原则：合同与采购活动的相应环节应按照公司各级人员财务管理权限的
规定取得相应授权人的批准。
4.1.4 相互制约原则：采购立项、合同推荐与支付的批准不得为同一授权人，除非上述
授权批准人均为公司总经理。任何采购项目不得由一个人单独完成采购全过程；
商务或技术谈判时，公司应至少二人以上（原则上应是不同部门）参加。
4.1.5 “预算→立项→承诺→支付”顺序不可逆原则：没有预算不得立项，没有立项不
得承诺，没有承诺不得支付。
4.1.6 内部控制原则：采购和合同管理工作应做到有章可循、有人负责、有人监督、有
据可查。视需要制定合同与采购过程各个环节所涉及的程序和制度供遵循；每项采购和合同管理过程均需有完整的文件记录，并有经办人或/和负责人签字；审计