统一战线属概念（上位词） F 爱国统一战线 国际统一战线 民族统一战线 爱国统一战线分概念（下位词） S 统一战线属概念（上位词）

相关关系：是指主题词之间不存在等同关 系和属分关系，而具有其他密切的关联， 在标引和检索时需要参考的一种相互参照 关系。 民主人士 C 民主党派工作
民主党派工学科学 81 基础医学 82 临床医学 …… 88 神经病与精神病学 891 皮肤科与性病学 892 耳鼻喉科学

……

双位制
NK 电子 11 电子材料 12 电子元件 13 电子器件


附注符号（辅助符号）
1、“+”并列符号：用来把两个或三个互相排列的类号组 配起来
示例
1、文件级条目的著录：
GE5.15 2-53-107-8
41010 46 – 94




误检率=10∕30 x100%=33%


检（查）全率和检（查）准率之间存在互 逆关系： 放宽检索条件、限制 检全率高 检准率低 限制检索范围 检准率高 检全率低
二、 档案检索语言

含义

根据检索的需要而创制的一种专门语言。也称标引语 言、标识系统。也称标引语言。与自然语言不同，它 是一种人工语言。 单义性 专业性 作为概念的依据 揭示检索标识之间的逻辑关系 衡量检索效率
等同关系
非正式主题词
下位词
属分关系 上位词
分项
属项
F
S
族首词
相关词 相关关系
族词
参项
Z
C

等同关系：指两个或几个概念相同或相近 的主题词之间的关系。
精简机构———— 正式主题词 D 紧缩机构———— 非正式主题词 紧缩机构———— 非正式主题词 Y 精简机构———— 正式主题词

属分关系：是指概念上具有隶属关系的一系列主 题词之间的关系。属概念词即上位词，分概念即 下位词。

档案检索的一般过程
著录标识
编制
检索工具
确定
查找内容
查找
存储
查检
2、 检索效率

含义

检索效率是指在检索过程中满足利用者需求的全面 性和准确性的程度。这是衡量档案检索系统性能与质 量的一个最基本指标。

指标设置

检索效率通常采用查全率查准率和两个指标来衡量。
1、查全率：检索出的相关档案与全部相关档案之间的百分比。

6、附件 只著录附件题名，其前加“+”号；多个附件的， 应逐一注明，各附件前均加“+”号；附件过长， 可节略，节略部分用“…”表示；自拟附件题
名前加“〔〕”。
7、稿本与文种项 1、稿本* 依据实际情况著录为草稿、定稿、手稿、草 图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、 试行本、修订本、影印本、各种文字本等，其 前加“. －”。

2、文种* 依实际情况著录为命令、决议、指示、 通知等，其前加“：”。

8、 密级与保管期限项 （1）、密级*
根据“GB 7156-1987文献保密等级代码”：
数字代码 0 1 2 3 4 5 汉语拼音代码 GK GN NB MM JM UM 汉字代码 公开 国内 内部 秘密 机密 绝密
名称 公开级 国内级 内部级 秘密级 机密级 绝密级
对已升、已降、解密文件，应著录新密级，公开级、国 内级可不著录。密级前加“. －”

（2）、保管期限* 分永久、定期（30年、10年）。其前加“：”， 若已改，应著录新的保管期限。






9、 时间项 分为文件形成时间、卷内文件起止时间等，其前均加 “. －”。 （1）、时间项一律用8位阿拉伯数字。历史纪年照原文 著录外，还需附公元纪年，加“（）”标注。 （2）、没有形成时间的，应据内容、形式特征考证出 时间著录，并加“〔〕” （3）、文件时间不完整的，仍注原时间，不清楚部分 以“口”补之，将考证出的时间附后，并加“〔〕”。 （4）、考证不出时间的，著录为“. －口口口口口口口 口”，也可注首问世间、审核时间、印发时间，但应在 附注项中说明。 （5）、起止时间注法：用“—”连接。



（4）、电子文档号 为管理电子文档所设的一组符号代码。 （5）、缩微号 是档案馆赋予档案缩微制品的编号。 （6）、主题词或关键词 按照DA/T19—1999、《中国档案主题词表》 及本专业、单位的规范化词表进行标引。另起 一行，齐头著录；各词之间空一个汉字位置； 一个词不得分两行写。




10、 载体形态项 （1）、载体形态* 分为甲骨、金石、简牍、纸、唱片、胶片、 磁带、磁盘、光盘等。纸张载体不予著录，其 它载体据实著录。其前加“. －”。 （2）、数量及单位* 数量为阿拉伯数字，单位如“页”、“张”、 “片”、“盒”、“米”等。其前加“：”。 （3）、规格* 指载体的尺寸和型号等，其前加“：”。
2、并列题名 以第二种语言文字书写的与正题名并列的题 名，与正题名一并著录，前加“=”号。


3、副题名及说明题名文字 副题名是从属于正题名的另一题名，照原文 著录。正题名能够反映档案内容的，副题名不 必著录。 说明文字是指在题名前后对档案内容、范围、 用途等的说明文字。必要时照原文著录说明文 字，副题名及说明文字前加“：”。

查全率=
检索出的相关档案
全部相关档案
x100%
2、漏检率：未检出相关档案与全部档案之间的百分比。

漏检率=
未检索出的相关档案 检索出的相关档案
x100%
3、检准率：检索出的相关档案与检出的全部档案之间的百分比。 检准率=
检出的相关档案 检出的全部档案
x100%
4、误检率：检索出的不相关档案与检出的全部档案之间的百分比。


4、文件编号 包括发文字号、科研实验报告流水号、标准 规范文件的统编号、图号等。除年度号用 “〔〕”外，其余照原文抄录。其前加“：”； 若著录多个文件编号，用“；”隔开。 5、责任者 即作者。只有一个责任者时，照原文著录， 其前加“∕”；多个责任者，著录居首 责任者， 被省略的用“〔等〕”表示。
档案的著录标引
含义：档案著录时档案馆（室）编制检索工
具时对档案的内容和形式特征进行分析、选 择和记录的过程。
《档案著录规则》简介

著录项目：10大项23小项
题名与责任者、文本、密级与保管期限、时间、载体形态、丛编、附注、标准 编号及有关记载、提要、排检与编号等


标识符号 1、 .— 各大项（稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体项、附 注项）。 2、 ＝ 并列题名。 3、 ： 副题名及说明题名文字、文件编号、文种、保管期限、规格等。 4、 / 第一责任者。 5、 ； 多个责任者之间、多个文件编号之间。 6、 + 附件。 著录内容识别符 1、（ ） 责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务、中国责 任者时代、外国责任者国别及姓名原文、丛编项、 2、〔〕自拟著录内容、载体类型标识、 3、 ？ 推测的不能确定的著录内容，与〔〕结合使用。 4、 □ 每个残缺文字。未考证出的责任者、时间及难以计数的残缺文字 用 5、 · 外文缩写。 6、 „用于节略内容。
著录标准格式：
分类号 档案馆代号 第一段 档 号 电子文档号 缩微号 正题名=并列题名：副题名及说明题名文字：文件 编号/责任者+附件.—稿本：文种.—密级：保管期 第二段 限.—时间.—载体类型：数量及单位：规格.—附注 提要 第三段 主题词或关键词 第四段
空两格，回行时与一、二段齐头 齐头著录、各词间空一格
稿本、文种 密级、保 管期限
时间
数量、规格
附注
著录项目说明

题名与责任说明项
1、正题名：
一般指单份文件的题目或案卷封面的题目名称。须照 原文著录。 2、并列题名 以第二种语言文字书写的与正题名并列的题名。与正 题名一并著录，前加“=”号。
3、副题名及说明题名文字 副题名是从属于正题名的另一题名，照原文著录。正 题名能够反映档案内容的，副题名不必著录。 说明文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说 明文字。必要时照原文著录说明文字，副题名及说明文字 前加“：”。

误检率=
未检出的相关档案 检出的全部档案
x100%
例

某利用者要求查阅党纪党风方面的文件，机关档案室 保存相关专题文件40件，检索时检出30件，有10件漏检， 那么这一过程的 检全率=30∕40 x100%= 75% 漏检率=10∕40 x100%=25% 某一利用者要求查找有关离退休干部待遇方面的档案， 机关档案室共检索出30件，利用者查阅后认为其中20件 是相关的，10件是不相关的，那么这一检索过程的 检准率=20∕30 x100%= 67%
第八章 档案的检索





一、 档案检索概述 二、 档案检索语言 三、《中国档案分类法》简介 四、《中国档案主题词表》简介 五、 档案检索工具 六、 档案著录 七、 档案标引
一、 档案检索概述


1、 档案检索的含义和一般过程

含义
档案检索是对档案信息进行系统存储和根据 需要进行查找的工作。
例： 正题名
文号
责任者
附件
GE5· 75 411010 2-53-107-8 46-94 转发国务院批转国家教委关于改革高等学校毕业生分配制 度报告的通知的通知：京政发[1989]56号/北京市人民政府 +国务院通知+国家教委报告+市计委、市高教局、市人 事局实施意见．—副本：通知．—内部：永久.—198907 02．—8页：260mm×184mm．—教委报告不全，市计委 市高教局、市人事局实施意见全无 国家教委报告分析了毕业生分配制度上存在的问题及进 行改革的意见。国务院通知要求各地区各部门制定改革措施。 北京市有关单位提出了实施意见 毕业生分配 高等院校 教育改革 制度