XX公司合同管理工作调研报告

根据**公司的要求，我公司就合同管理工作的基本情况、管理上的经验及存在的一些问题等进行总结，汇报如下。

1、本单位合同管理工作基本情况 1、合同管理职责落实情况：**公司按照《经济合同管理标准》的要求，开展合同管理工作。公司领导和部门职责分工明确、具体、到位。公司总经理负责主持或委托分管领导主持重要合同谈判、对合同文本进行审批、签署合同或授权委托签署合同；

分管领导主要负责主持或参与重要合同谈判、审核合同文本、根据授权签署合同；

纪委书记听取合同管理中出现的违法、违规、违纪情况汇报，提出处理意见或决定。公司分管领导督导各分管部门按照合同管理标准的要求，开展合同管理各项工作。

按照职责分工，各部门在合同管理工作中的职责明确。工程部负责基建施工类、基建技术服务类、移民、监理等合同的技术条款的拟定、审查及组织实施；

运检部（生产技术部）负责机电设备安装、机电设备采购、信息化等合同技术条款拟定、审查及组织实施；

办公室负责综合服务类合同的拟定、审查及组织实施；

计划合同部负责审查合同费用概算列支、负责合同商务条款拟定、审查，工程结算审核和合同履约过程商务文件的处理。财务部负责审查合同是否符合国家财经法规、公司财务管理制度及经济合同的可行性，按合同规定办理资金收付事宜，并监督合同的履行。

2、合同管理岗位设置及人员配备情况：**公司合同管理人员主要包括合同归口管理人(计划合同部)、合同承办人（各职能部门）、合同审核人（各部门中层及分管领导）、合同签约人（总经理或被授权副总经理）以及承担相关合同管理职责的其他人员。根据我公司各部门岗位人员配置，我公司合同管理人员职责明确。计划合同部配置合同（招标）管理专责及合同管理员岗位，负责招标、非招标管理，草拟合同文件、组织合同谈判、办理合同会签及签订、进行合同备案及归档工作、组织合同变更处理等工作；

各职能部门根据职责分工指定合同承办人，负责履行承办部门的相关职责；

合同审核人为各部门中层及分管领导，参加或主持合同谈判、审查会签合同文件、参加或主持合同变更处理等工作；

合同签约人为总经理或被授权副总经理，负责审批合同文件、签订合同等工作。

3、合同起草、审核、签署的流程：**公司根据自身的实际情况，计划合同部为公司合同归口管理部。根据职责分工，合同管理实施合同承办部门制度，承办部门负责合同立项，审核合同当事人主体资格，招标阶段负责技术规范书编制及四级审核，负责起草合同技术文件，参加合同谈判，组织合同履行，提交合同变更立项申请等工作；

计划合同部负责组织草拟合同商务部分文件，并组织合同谈判，办理合同会签，负责合同文件归档，组织合同变更文件处理，牵头组织合同争议、违约、解除等工作；

财务部参加合同会签，负责审查合同是否符合国家财经法规、公司财务管理制度、负责审查付款方式、保函等内容；

公司法律管理人员、纪检监察人员参加合同会签，按照职责分工，分别对合同是否符合法律规定、是否存在违法违纪、是否符合公司相关管理标准及流程进行监督及指导。

合同文件会签由计划合同部发起，负责在经法系统中会签流转，根据部门职责分工，合同文件经计划合同部负责人、合同承办部门负责人、财务部负责人、纪检、总会计师、分管领导、总经理顺序审查会签，经法系统会签流程完成后，自动导出合同流转单。审核会签意见保留完整、具体。

公司严格按要求执行合同签约授权委托管理制度，公司按公司授权管理标准办理授权书，公司法定代表人授权代理人按照授权的权限签署合同。

4、合同履行、结算及支付的审核流程：公司严格按照合同文件的规定的权利和义务，全面履行各类合同，严格合同变更与索赔处理，严格按照合同规定要求对方履行合同义务，严格按照合同规定进行付款。结合合同条款设置条件，当合同项目实施进度达到结算条件时，合同承办部门提出下个月月度资金预算计划，经公司资金预算管理委员会会议通过后，及时在财务管控系统上报月度现金流量预算；

并牵头组织签署纸质付款单，纸质付款单经经办部门承办人、经办部门负责人、相关部门负责人、财务部、分管领导、总会计师、总经理签字同意后，在财务管控系统办理电子支付流程，随后连同合同要求的纸质资料（发票、收据等材料）交给财务部，由财务部门办理支付。

5、合同审核流程图：

承办部门负责合同立项，起草合同技术文件。

计划合同部负责草拟合同商务部分文件财务部负责审查合同是否符合国家财经法规、公司财务管理制度、负责审查付款方式、保函等内容。

公司法律管理人员、纪检监察人员按照职责分工，分别对合同是否符合法律规定、是否存在违法违纪、是否符合公司相关管理标准及流程进行监督及指导。

计合部组织会签，并在经法系统中会签流转。

计合部合同流程发起人计划合同部负责人合同承办部门负责人财务部负责人纪检总会计师分管领导总经理（流程结束，自动导出合同流转单。）审核会签意见保留完整、具体。

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2、合同管理方面好的经验和做法 1、根据年度下达的物资采购计划，及早开展招标项目招标设计工作及技术规范书编制，积极做好技术和商务的沟通，确保商务条款与技术条款的完整性、一致性，确保

技术规范书或采购文件的四级审核质量。

2、根据中标结果，积极开展合同谈判准备工作，根据评标过程资料草拟合同文件，重点对照招标补遗、澄清材料，在保证合同实质性内容不改变的情况下，草拟合同谈判纪要，做到技术与商务充分沟通，把招标遗漏、有争议的内容、**公司在管理标准的要求在谈判纪要中明确，减少合同执行过程中的争议；

确定合同谈判主谈人员，确保合同谈判有序、高效开展。

3、在工程建设过程中，计合部积极参加施工组织设计审查及工程例会，及时了解工程施工动态，积极参加工程变更方案讨论，从工程变更可行性、必要性、经济性方面进行复核，从源头强化工程变更的管理。

4、以合同为基础，以事实为依据，公平、公正、及时对工程变更单价及索赔进行处理，确保施工单位进度结算款的及时支付。若个别变更单价未能及时达成一意见或未能及时审批的，为确保施工单位的进度款不受影响，在确保进度款支付安全的前提下采取协商确定暂定变更单价方式进行结算。

5、严格合同变更管理。严格按照合同变更管理标准规